Wie verbessern Sie den DSO-Score?

Jun 2, 2022

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Lesezeit: 5 Minuten

Wir können es nicht oft genug sagen. Die DSO – oder Days Sales Outstanding – ist eine der wichtigsten KPI im Debitorenmanagement. Es steht für die Anzahl der Tage, die Kunden brauchen, um ihre Rechnungen zu bezahlen. Die DSO ist untrennbar mit dem Cashflow Ihres Unternehmens verbunden, und ist ein Gradmesser für die Effizienz im Cashmanagementprozess.

Es gibt verschiedene Methoden, um die DSO zu berechnen, aber am Ende ist nur eines wichtig: eine möglichst niedrige DSO-Zahl. Je niedriger die DSO, desto besser für das Debitorenmanagement und für die Gesundheit Ihres Unternehmens. Denn das heißt, Ihre Kunden bezahlen ihre offenen Rechnungen schnell genug. Das wiederum hat direkte, positive Folgen für den Cashflow und die Liquiditätsposition Ihres Unternehmens.

Welche Schritte können Sie unternehmen, um eine relativ hohe DSO zu senken? Welche Faktoren tragen zu einer hohen DSO bei?

1. Sammeln Sie Daten über Ihre aktuelle DSO

Alles fängt mit dem Sammeln der erforderlichen Informationen zur Bestimmung Ihrer aktuellen DSO an. Neben internen Daten gehört auch die Konkurrenz dazu: Versuchen Sie zu entdecken, wie hoch die DSO ähnlicher Unternehmen in Ihrem Sektor und Ihrer Industrie ist. Das bietet einen guten Ausgangspunkt für einen Vergleich und kann als Benchmark dienen, um realistische Erwartungen zu schaffen. Eine DSO von 60 Tagen ist vielleicht nicht der beste Score, wenn die DSO in Ihrem Sektor durchschnittlich 40 Tage beträgt.

Auch saisonale Schwankungen sollten berücksichtigt werden. Die DSO im Juli ist manchmal völlig anders als die DSO im Dezember. Um die monatlichen Unterschiede auszugleichen, können Sie die Daten eines vollständigen Quartals oder Jahres für die Berechnung der DSO heranziehen.

All diese Informationen bieten Ihnen auch einen Anhaltspunkt, um die Senkung der DSO strategischer beim Management in Angriff zu nehmen und nachhaltig vorzugehen. Sie könnten die DSO aggressiv senken, indem Sie sehr strenge Kreditbedingungen ansetzen. Aber das könnte die Kundenbindung beeinträchtigen oder den Kunden davon abhalten, mit Ihnen Geschäfte zu machen.

2. Effiziente Rechnungstellung

Eine der effektivsten Methoden, um Ihre DSO zu senken, ist den Rechnungsstellungsprozess möglichst effizient zu gestalten. Alles beginnt mit dem rechtzeitigen Versand der Rechnungen, die alle erforderlichen Daten enthalten und fehlerfrei sein müssen. Häufige Fehler sind die Angabe des falschen Betrags oder Fälligkeitsdatums, eine Rechnung, die nicht mit einer genehmigten Offerte übereinstimmt, die Nicht-Angabe der Zahlungsbedingungen oder falsche Adressdaten. Obwohl diese Fehler korrigiert werden können, verzögern sie die Zahlung und beeinträchtigen die DSO.

Automatisierung lohnt sich im Rechnungsstellungsprozess: Sie gewinnen Zeit und menschliche Irrtümer sind ausgeschlossen. Versuchen Sie deshalb finanzielle Aufgaben so viel wie möglich zu automatisieren: Schicken Sie Rechnungen digital, verarbeiten Sie Zahlungen digital und versuchen Sie, manuellen Input möglichst zu vermeiden.

Es lohnt sich ebenfalls, diesen Prozess regelmäßig zu überprüfen. Schicken Sie Rechnungen sofort nach der Abnahme des Projektes oder machen Sie es besser sofort nach Unterzeichnung des Vertrags?

3. Optimierung der Zahlungen

Vielleicht haben Kunden Schwierigkeiten, zu bezahlen, weil ein Zahlungslink in den Zahlungserinnerungen per E-Mail fehlt oder weil die erforderlichen Zahlungsdaten auf den Rechnungen fehlen.

Indem Sie digitale Zahlungsoptionen anbieten, machen Sie Ihren Kunden das Bezahlen so einfach wie möglich. Ziel ist es, möglichst viele Friktionen zu vermeiden. Sorgen Sie sofort dafür, dass Sie verschiedene Zahlungsmethoden anbieten können, z. B. Zahlen mit Kreditkarte, über Lastschriftverfahren oder Banküberweisung.

4. Besseres und automatisches Debitorenmanagement

Sobald Rechnungen verschickt werden, fängt das Follow-up an. Für das Debitorenmanagement brauchen Sie deshalb einen ausgeklügelten Plan. Ein besseres Follow-up von offenen Rechnungen durch deutlich definierte Verfahren und Automatisierung macht diesen Bereich effizienter.

Denn mit einer Software wie iController können Sie verschiedene Elemente des Debitorenmanagements und Kreditmanagements automatisieren und damit sehr effiziente Workflows für Ihre Teams entwickeln.

Sie können proaktiv vorgehen und eine Zahlungserinnerung bereits vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung, einschl. einer Kopie der Rechnung, senden. Meistens haben Kunden einfach „vergessen“ zu zahlen und diese freundliche Erinnerung kann sie ermutigen. Wenn sie trotzdem nicht sofort zahlen, kann der Vorschlag einer Zahlungsregelung oder eines Tilgungsplans hilfreich sein. Auf diese Weise wird ein Teil der Rechnung schneller in Cash umgesetzt.

Wenn es letztendlich nicht zu einer Zahlung führt, haben Sie am besten eine Strategie für Streitfälle bereit und, wenn es dazu kommt, für Inkasso.

5. Kreditpolitik

Solide Vorarbeit bedeutet, dass die Kreditwürdigkeit des Kunden gründlich durchleuchtet wird, wodurch das Risiko säumiger Zahler reduziert wird.

Eine gut ausgeklügelte Kreditpolitik legt die Parameter und Bedingungen fest, welche neue und bestehende Kunden erfüllen müssen, um auf Kredit kaufen zu können. Die Kreditpolitik hat einen indirekten Einfluss auf die DSO-Zahl. Eine zu lockere Politik sorgt für Rechnungen, die länger unbezahlt bleiben, und also für eine höhere DSO.

6. Die Zahlungsbedingungen kommunizieren

Ein wichtiger Einflussfaktor für die DSO sind die Zahlungsbedingungen, die Ihr Unternehmen den Kunden bietet. Die Zahlungsbedingungen kommunizieren Sie am besten möglichst deutlich und klar. Sorgen Sie deshalb dafür, dass sie einfach zugänglich sind für Kunden, zum Beispiel indem Sie diese der Rechnung hinzufügen.

Zudem müssen die Zahlungsbedingungen so erstellt werden, dass Sie Ihre Kunden nicht abschrecken (indem Sie zum Beispiel eine zu kurze Zahlungsfrist aufzwingen) und um ihnen die richtigen Anreize zu bieten, schneller zu zahlen.

7. Anreize bieten

Das Belohnen guter Kunden mit Rabatt kann zu den Zahlungsbedingungen und der Kundenbeziehung gehören. Wie groß der Rabatt ist, hängt von der Liquidität, die Ihr Unternehmen im Moment hat, und wie viel sie Ihnen wert ist, ab.

Sie können statt eines Rabattes auch Extras anbieten, wie einen zusätzlichen Dienst oder ein kostenloses Produkt.

Das gilt genauso im Umkehrschluss: Sorgen Sie dafür, dass es Konsequenzen gibt für Kunden, die zu spät zahlen.

8. Verbessern Sie die Sichtbarkeit

Die Reduzierung der DSO ist eine gemeinsame Anstrengung. Nicht nur das Kreditmanagementteam, sondern auch andere Abteilungen und Profile können eine Rolle spielen. Eine unbezahlte Rechnung kann ein Anlass für weitere Nachforschungen nach der Ursache der Nichtzahlung sein. Vielleicht können Verbindungen mit der Verkaufsart hergeleitet werden? Oder mit der Abwicklung anderer interner Prozesse?

Zusammengefasst

Es gibt verschiedene Methoden, um Ihre DSO zu senken. Effizienz, Automatisierung und Digitalisierung im Order-to-Cash-Prozess sind der rote Faden durch diese Geschichte. Wenn Sie diese Strategien weiterhin anwenden, wird Ihr Cashflow langfristig besser werden. Sorgen Sie einfach dafür, dass Sie eine realistische DSO anstreben aufgrund von Benchmarks und interner Untersuchung.

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