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Der Logistikdienstleister H.Essers bietet personalisierte und integrierte Transport- und Logistiklösungen in ganz Europa. Er ist für Sektoren wie Chemie, Pharma, Bau und Infrastruktur sowie für Hersteller von qualitativ hochwertigen Produkten tätig. In den vergangenen Jahren verzeichnete das Unternehmen eine starke Erweiterung, dank eines autonomen Wachstums und einiger strategischen Übernahmen.
Die Herausforderung
Mit einem Umsatz von 925 Millionen € im Jahr 2020 schickt H.Essers hunderttausende Rechnungen pro Monat aus. Das Unternehmen arbeitete bereits vier Jahre lang mit einer Software für Debitorenmanagement. Da das vorige Softwarepaket nicht alle Anforderungen erfüllte, suchte der logistische Dienstleister nach einer neuen Lösung. Wichtige Kriterien waren eine ausgezeichnete Dienstleistung, effiziente Integrationsmöglichkeiten und ein attraktiver Preis.
Zudem hatte H.Essers spezifische Anforderungen im Bereich des Kreditmanagements. Zu H.Essers gehören verschiedene Unternehmen und Gesellschaften, die oft für denselben Kunden arbeiten. Der nachdrückliche Wunsch war, jedem Kunden nur eine Mahnung zu schicken und nur einen Kreditcontroller für diesen Kunden verantwortlich zu machen.
Tirza Put, Credit & Revenue Assurance Manager bei H.Essers: „Wenn wir den Kunden aus betrieblichen Erwägungen schon auf verschiedene Einheiten oder Konten aufteilen, so wollen wir ihm doch wenigstens nur eine Mahnung schicken, und am besten mit den Rechnungen für alle Konten zusammen. Denn für ihn sind wir ein Lieferant.“
Lösung
iController konnte die Anforderungen der spezifischen Kreditmanagementpolitik erfüllen und richtete gemeinsam mit H.Essers eine möglichst optimale iController-Plattform ein. Kunden bekommen nur eine Mahnung, und in jeder Mahnung ist ein Link zur Kopie der offenen Rechnungen, auch wenn diese Rechnungen sich auf die verschiedenen Unternehmen im Portfolio von H.Essers beziehen.
Die Kopie zu den Rechnungen sei eine riesige Zeitersparnis, erklärt Tirza. Die Politik mit nur einer Mahnung und einem Kreditcontroller für jeden Kunden erhält zudem intern viel Zustimmung, denn die Business Unit Manager und die Vertriebsabteilung haben nur eine Ansprechstelle.
Für die Segmentierung der Debitoren wurden Verfahren je nach Größe des Kunden erarbeitet.
„Wir arbeiten bereits seit 2018 mit iController, und es ist wirklich eine beidseitige Zusammenarbeit. Neue Ideen werden schnell aufgeschnappt und in der Software verarbeitet, damit alle Benutzer von iController die neuen Funktionen genießen können.“
Tirza Put, Credit & Revenue Assurance Manager bei H.Essers
Sektorenspezifische Herausforderungen
Kreditmanagement im Transport- und Logistiksektor hat seine eigene Herausforderungen. So kann nicht mit Kreditlimits gearbeitet werden, weil die Mehrheit der Rechnungen nur einmal pro Monat verschickt werden, sowohl für Warehousing als auch Transport. Um trotzdem Risikomanagement anwenden zu können, stattete iController die Software mit einer Verbindung zu Creditsafe aus. So kann H.Essers die Daten der Kreditberichte sofort auf der Kundenkartei sehen.
Tirza Put: „Wenn Kunden dem Ende eines Verfahrens nahe sind, und wir sehen in Creditsafe, dass die Zahl schlecht ist, dann wird zum Beispiel ein Aufforderungsschreiben ausgeschickt. Gleichzeitig blockieren wir diesen Kunden, damit die Transportplaner nichts mehr von diesem Kunden annehmen können. Ist die Zahlung inzwischen bereits erfolgt oder war die verspätete Zahlung nur einmalig, dann können wir uns dafür entscheiden, die Bestellung trotzdem durchzuführen. Für neue Kunden mit einem schlechten Kreditbericht schlagen wir Vorauszahlungen vor. Als Kreditcontroller versuchen wir deshalb flexibel damit umzugehen, dass wir keine Kreditlimits anbieten können.“
Typisch für den Transportsektor ist, dass Transportunternehmen sowohl Kunde als auch Lieferant sind, wobei zusammengearbeitet wird, um zu Spitzenzeiten von der gegenseitigen Kapazität zu profitieren. Das bedeutet, dass in beiden Richtungen viele Rechnungen ausgetauscht werden. Deshalb liest H.Essers auch die Lieferantendaten in iController ein. „Wenn der Zeitpunkt für Zahlungen gekommen ist, überprüfen wir für Parteien, die sowohl Kunde als auch Lieferant sind, ob es kundenseitig noch offene Rechnungen gibt und die Ungleichheit nicht zu groß ist. Bei Bedarf können wir dann Zahlungen sperren lassen“, so Tirza Put.
Erfolgreiche Software
H.Essers lobt die Nutzerfreundlichkeit von iController. Neue Mitarbeiter im Kreditcontrollerteam haben schnell Einsicht in die Software und auch nicht-finanzielle Profile wie Vertrieb oder Kollegen des Kundendienstes sind schnell mit iController vertraut. Die Geschäftsleitung empfängt wöchentlich Berichte.
Das Debitorenteam besteht heute aus sieben Kreditcontrollern, sechs in Belgien und einem in Rumänien. „Dass die Software von iController in einem sehr breiten Angebot von Sprachen verfügbar ist, ist ein großer Vorteil. Unser rumänischer Mitarbeiter kann vollständig in der eigenen Sprache arbeiten, und allgemein können Mahnungen in fast jeder Sprache an den Kunden geschickt werden“,so Tirza Put.
H.Essers findet die zentrale Mailbox für die Zahlungserinnerungen besonders praktisch. Bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen können Kunden einfacher verschoben werden und die Permanenz ist garantiert. „Wir erleben auch kaum Ausfälle der Software. Und wenn doch Probleme auftreten, setzt sich iController mit aller Macht ein, um sie zu lösen“, sagt Tirza.
Ein großer Vorteil sind die benutzerdefinierten Felder in iController, wodurch die zwei Sparten von H.Essers, Warehousing und Transport, getrennt werden. So können wir alle auf der Rechnungsebene mit einbeziehen: der Business Unit Manager oder die Managerin bekommt nämlich nur einen Überblick über seine oder ihre offenen Kunden zu sehen. Es hat dafür gesorgt, dass die Organisation jetzt viel bewusster mit den Debitoren umgeht.
„Regelmäßig bewerten wir unsere Kreditmanagementlösung oder andere Parteien melden sich bei uns. Es gibt jedoch wenig Dienstleister, die das gleiche wie iController bieten und wo dem Kunden wirklich zugehört wird.“
Tirza Put, Credit & Revenue Assurance Manager bei H.Essers
Zukunftserwartungen
H.Essers ist im Moment in 16 europäischen Ländern sowie in Dubai und Süd-Amerika aktiv. Langfristig sollen alle verschiedenen Niederlassungen die iController-Software einsetzen. Aber zuerst müssen die neuen Buchhaltungspakete in der selbst entwickelten Lösung von H.Essers integriert werden.
Kreditmanagement befindet sich in ständiger Bewegung. Langfristig möchte Tirza mehr Einblick in das Zahlungsverhalten ihrer Kunden haben: „Mit allen Daten, über die wir jetzt verfügen, könnten wir mehr aus dem Verhalten unserer Kunden lernen. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Kunde kann laut externem Kreditbericht eine gute finanzielle Lage haben, aber ist bei uns trotzdem einer der schlechtesten Zahler. Es wäre schön, wenn wir es unseren Business Units mitteilen könnten, sobald das Zahlungsverhalten eines Kunden besser oder schlechter wird.“
Im Moment legt iController letzte Hand an ein KI-Modul, das das Zahlungsverhalten von Kunden vorhersagen wird. Mehr als 200 Parameter haben einen Einfluss auf dieses Zahlungsverhalten. Das Modul soll Unternehmen erlauben, das Cashflow Forecasting besser einzuschätzen und einzugreifen, wenn sich das Zahlungsverhalten von Kunden ändert.
