Die Herausforderung
FAAC BV, die niederländische Niederlassung der FAAC Group, ist für seine Expertise im Bereich der Zugangsautomatisierung bekannt. Das Unternehmen hat immer eine geeignete Lösung; von automatischen Türen für Personenverkehr und industriellen Türen bis zu Schranken, von Produkten für Zugluftabdichtung und Sonnenschutz bis zu Motoren für Rollläden. FAAC BV ist eine Full-Service-Organisation, neben Lieferung und Montage ist sie auch auf Wartung und Reparatur spezialisiert.
Zu jedem Jahresbeginn steht FAAC BV vor einer großen Herausforderung: Dann werden alle Wartungsrechnungen auf einmal versendet und überwacht, eine umfangreiche Aufgabe. Nicht nur für die Buchhaltung heißt es dann „Alle Mann an Deck“, sondern auch für die Abteilung Kreditmanagement führt es zu einer Anhäufung der Arbeit. Kollegen der Finanzabteilung müssen ihre Arbeit für einen Moment aufgeben und einspringen, um eine gute Debitorenüberwachung zu gewährleisten.
Trotz der Hilfe der Kollegen verlief das Debitorenmanagement nicht optimal. Wegen der anspruchsvollen Prozesse und der großen Anzahl an Rechnungen war es schwierig, alles genau zu überwachen, und schnell traten Rückstände ein, insbesondere während arbeitsaufwendiger Perioden oder wenn jemand in Urlaub war. Ania Bartusch, Finanzmitarbeiter bei FAAC BV: „Das Erstellen einer Übersicht über die Debitoren, die eine Erinnerung erhalten müssen, dauert so schnell einen Tag. Darum ist diese Arbeit nicht gerade beliebt. Aber da man sich derart daran gewöhnt hat, kennt man nichts Besseres. Nachdem unser Finanzmanager Nicolas sagte, dass es besser und schneller durchführbar sein sollte, haben wir nachgeforscht und kamen mit iController in Kontakt.“
iController‘s Ansatz
In einem ersten Gespräch mit FAAC BV wurde die Optimierung der Debitorenüberwachung besprochen. Aufgrund einer tiefgehenden Analyse, die daraus folgte, konnte das Kreditmanagementtool von iController maßgeschneidert konfiguriert werden.
Die wichtigste Schlussfolgerung war, dass FAAC BV Vereinfachung und Effizienz brauchte. Nach Rücksprache wurde deshalb in erster Instanz ein einheitliches Verfahren für alle Debitoren eingeführt, selbstverständlich mit Erweiterungsmöglichkeiten, soweit sich dies als erforderlich erweisen sollte.
Danach wurde das Debitorenmanagement aufgeteilt, damit jeden Tag ein kleiner Teil der Überwachung stattfinden konnte. So wurde die große Arbeit in kleine, handhabbare Stückchen aufgeteilt.
Indem alle Informationen an einem Ort gesammelt wurden, können diese von allen Teammitgliedern einfach herangezogen oder angepasst werden. Dadurch können Ania und ihre Kollegen besser aufeinander reagieren und verfügen ständig über die aktuelle Übersicht.
Ania Bartusch: „Wenn man in iController etwas anpassen will, geht das sehr schnell. Die Software ist sehr benutzerfreundlich und man kann alles einfach selbst einrichten. Hat man trotzdem eine Frage? Dann kann man dem Support eine E-Mail schicken und innerhalb einer Stunde bekommt man eine Antwort.“
Erfolg
Die iController-Software verringert die Arbeitsbelastung von Ania und ihren Kollegen erheblich. In arbeitsaufwendigen Zeiten können sie die Erinnerungen jetzt durchlaufen lassen und gleichzeitig ihren Kollegen helfen. Ania Bartusch: „Wir hätten schon längst umstellen müssen. Die Debitorenüberwachung verläuft jetzt viel schneller und übersichtlicher, wodurch wir viel mehr Zeit für persönlichen Kontakt mit unseren Kunden haben“.
Und die Debitorenübersicht? Die kann sie jetzt mit einem Klick abrufen.
Als niederländische Niederlassung der FAAC Group hatte FAAC BV die Möglichkeit, iController auszutesten. Ania kann nicht viel sagen über mögliche Zukunftspläne, aber sie ist positiv. „Wir wollen den Einsatz der Software in Zukunft auch nach Belgien erweitern, und unserer Mutterfirma in Italien zeigen, dass iController eine gute Software ist, vielleicht folgt FAAC Group dann weltweit.“
