Debiteuren zijn klanten die hun factuur nog moeten betalen. Debiteurenbeheer is de handeling om ervoor te zorgen dat deze debiteuren hun openstaande facturen en rekeningen gaan betalen. Met andere woorden dat zij voldoen aan hun betalingsverplichting.
Het inrichten van een strikt debiteurenbeheer is een noodzakelijk aspect van de bedrijfsvoering. Onbetaalde facturen, zeker wanneer het gaat om grotere bedragen, hebben een groot effect op de financiële toestand van jouw bedrijf.
Een goede start maak je al van zodra er een overeenkomst zit aan te komen. Door gebruik te maken van relevante data, zoals afkomstig van een kredietcheck of handelsinformatie, weet je op voorhand hoe rendabel en solvabel deze onderneming is.
Het doel van debiteurenbeheer is steeds hetzelfde: binnen een vooropgestelde termijn jouw geld ontvangen van de klant.
Uit welke activiteiten bestaat debiteurenbeheer?
De debiteurbeheerder of credit controller doet onder andere het volgende:
Het versturen van betalingsherinneringen
De debiteur stuurt op vooraf bepaalde tijdstippen betalingsherinneringen uit aan de debiteur. In het begin kan dat louter om een brief of e-mail gaan, na verloop van tijd kan ook een telefoontje worden gepleegd.
In een overeenkomst met een klant staat steeds een duidelijke betalingstermijn. Is deze betalingstermijn (bijna) verstreken dan zal de debiteurbeheerder contact moeten opnemen met de debiteur.
Betaalafspraken regelen
Afhankelijk van de klant kunnen andere betaalafspraken gelden. De debiteurbeheerder zal die afspraken goed moeten opvolgen.
Oplossen van betwistingen en disputen
Klanten hebben soms een reden om een betaling niet te laten doorgaan, bijvoorbeeld wanneer goederen beschadigd zijn, of wanneer men niet tevreden is met de geleverde dienst. In dat geval dient de beheerder in contact te treden met de klant, en trachten tot een passende oplossing te komen.
Een betalingsplan opstellen
Wanneer de debiteur niet meteen aan de volledige betaling kan voldoen, gaat de beheerder een afbetalingsplan voorstellen. Dit afbetalingsplan dient dan nauwgezet opgevolgd te worden.
Debiteuren in gebreke stellen
Wanneer de debiteur geen gehoor geeft aan jouw herhaaldelijke betaalverzoeken, zit er niets anders op dan een incassobureau, advocaat of een deurwaarder aan te duiden.
Automatiseren van debiteurenbeheer
Het regelen en opvolgen van betaalafspraken en betaalplannen, is een enorm tijdrovend proces voor de credit controller. Door het debiteurenbeheer te automatiseren kunnen deze activiteiten op een heel eenvoudige en efficiënte manier opgevolgd worden. De juiste debiteurenbeheer software zal je op elk moment bijstaan en informeren in het hele proces. En debiteuren krijgen een professionele communicatie op hun beurt terug.
Tip: Lees hier hoe je in 14 stappen aan efficiënter debiteurenbeheer kan doen.
