Was ist Debitorenmanagement?

Okt 1, 2021

Was ist Debitorenmanagement

Debitoren sind Kunden, die ihre Rechnung noch bezahlen müssen. Unter Debitorenmanagement versteht man alle Handlungen, die dafür sorgen, dass Kunden ihre ausstehenden Rechnungen bezahlen. Mit anderen Worten, dass sie ihrer Zahlungsverpflichtung nachkommen.

Die Einrichtung eines strikten Debitorenmanagements ist ein notwendiger Aspekt der Betriebsführung. Unbezahlte Rechnungen, insbesondere wenn es sich um größere Beträge handelt, haben große Auswirkungen auf die finanzielle Lage Ihres Unternehmens.

Ein guter Anfang ist gemacht, wenn eine Vereinbarung vorliegt. Durch die Verwendung relevanter Daten, z. B. aus einem Kreditcheck oder einer Handelsauskunft, können Sie feststellen, wie rentabel und lösungsorientiert diese Firma ist.

Das Ziel des Debitorenmanagements ist immer dasselbe: das Geld vom Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erhalten.

Bei welchen Aktivitäten wird das Debitorenmanagement eingesetzt?

Der Debitorenmanager oder Kreditcontroller hat unter anderem folgende Aufgaben:

Das Versenden von Zahlungserinnerungen

Der Debitorenmanager sendet dem Debitor Zahlungserinnerungen zu vordefinierten Zeiten. Am Anfang kann dies nur ein Brief oder eine E-Mail sein; nach einiger Zeit kann auch ein Telefonanruf erfolgen.

Ein Vertrag mit einem Kunden enthält immer eine klare Zahlungsfrist. Wenn diese Zahlungsfrist (fast) abgelaufen ist, setzt sich der Debitorenmanager mit dem Debitor in Verbindung.

Zahlungsbedingungen vereinbaren

Je nach Kunde können andere Zahlungsbedingungen gelten. Der Debitorenmanager sollte die Einhaltung dieser Vereinbarungen gut überwachen.

Lösen von Streitigkeiten und Auseinandersetzungen

Manchmal haben Kunden einen Grund, eine Zahlung nicht zu leisten, z. B. wenn Waren beschädigt oder wenn sie mit der erbrachten Dienstleistung nicht zufrieden sind. In diesem Fall sollte der Manager den Kunden kontaktieren und versuchen, eine geeignete Lösung zu finden.

Einen Zahlungsplan erstellen

Wenn der Debitor nicht in der Lage ist, den vollen Betrag sofort zu zahlen, schlägt der Manager einen Zahlungsplan vor. Dieser Zahlungsplan muss dann strikt eingehalten werden.

Debitoren in Verzug setzen

Reagiert der Debitor nicht auf Ihre wiederholten Zahlungsaufforderungen, bleibt Ihnen keine andere Wahl, als ein Inkassobüro, einen Rechtsanwalt oder einen Gerichtsvollzieher zu beauftragen.

Automatisieren des Debitorenmanagements

Das Vereinbaren und Nachverfolgen von Zahlungsvereinbarungen und Zahlungsplänen ist ein enorm zeitaufwendiger Prozess für den Kreditcontroller. Durch die Automatisierung des Debitorenmanagements können diese Aktivitäten auf eine sehr effiziente Art und Weise durchgeführt werden. Die richtige Software wird Sie während des gesamten Prozesses unterstützen und informieren. Und die Debitoren erhalten im Gegenzug eine professionelle Kommunikation.

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