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Wie gehen Sie bei Ihrem Debitorenmanagement vor? Verwenden Sie immer noch Tabellenkalkulation? Sie sind nicht der einzige. Viele Unternehmen und Organisationen greifen immer noch auf die altbekannten Tabellenkalkulation, insbesondere Excel, zurück, wenn es um die Nachverfolgung von Debitoren geht.
Tabellenkalkulationen haben sich seit langem als sehr nützliche Werkzeuge erwiesen, wenn es darum geht, den Überblick über Zahlen und Daten zu behalten. Aber Debitorenmanagement auf diese Weise hat jedoch seine Grenzen. Sie schließen viele Möglichkeiten aus und Tabellenkalkulationen sind vor allem nicht so flexibel, effizient oder automatisierbar. So kann beispielsweise die Geschichte der Kunden nicht eingesehen werden, der Informationsaustausch mit Kollegen ist nicht selbstverständlich, und die Zusammenarbeit erhöht das Fehlerrisiko.
Kreditcontroller müssen ihre Zeit effizient nutzen und konzentrieren sich daher oft auf Kunden mit den höchsten offenstehenden Beträgen oder auf Konten, deren Fälligkeitsdatum am weitesten zurückliegt. Diese Arbeitsweise ist reaktiv: die Probleme werden erst dann gelöst, wenn sie bereits zu weit fortgeschritten sind.
Aber das ist kein gutes Debitorenmanagement. Wollen Sie als Unternehmen diesen manuellen und zeitaufwendigen Prozess, der ein hohes Fehlerrisiko birgt, wirklich weiterführen? Unternehmen, die Risiken ausschließen und vorausschauend denken, sind daher am besten beraten, von Tabellenkalkulationen auf ein automatisiertes Debitorenmanagement umzusteigen.
In diesem Artikel:
- Was sind die Nachteile von Tabellenkalkulationen und Excel
- Entdecken Sie, warum es am besten ist, so schnell wie möglich von Tabellenkalkulationen auf automatisiertes Debitorenmanagement in der Cloud umzusteigen
- Wie man die Automatisierung nutzt, um den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen und strategischer zu arbeiten
Verringerung der Risiken
Nach Ansicht der European Spreadsheet Risks Interest Group hängt die Zuverlässigkeit einer Tabellenkalkulation im Wesentlichen von der Genauigkeit der erzeugten Daten ab. Etwa 94 % der Tabellenkalkulationen enthalten Fehler.
In einer Tabellenkalkulation kann man sich schnell vertippen, Zeilen und Zellen sind leicht zu löschen, und Formeln und Verknüpfungen können im Handumdrehen beschädigt sein. Außerdem gibt es keine wirkliche Kontrolle über die Eingabe der Daten. Und das kann schwerwiegende Folgen haben, wie im Jahr 2012, als JP Morgan aufgrund eines Excel-Fehlers nicht weniger als sechs Milliarden Dollar in den Sand setzte.
Ein besserer Ansatz ist der Datenaustausch zwischen einem Debitorenmanagement-Tool und einem CRM-, ERP- oder Buchhaltungsprogramm, was das Fehlerrisiko erheblich verringert. Wenn Sie doch noch einen Fehler sehen, müssen Sie nur die Informationen im Quellprogramm anpassen, und bei der nächsten Synchronisierung ist alles wieder in Ordnung.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Doppelarbeit vermieden wird. Viele Felder sind bereits ausgefüllt. Darüber hinaus können Sie z. B. in einer ERP-Software Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer festlegen und Protokolle führen.
Wachsen mit dem Unternehmen
Tabellenkalkulationen wachsen und werden mit der Zeit immer umfangreicher. Neue Konten und Kunden werden hinzugefügt und alte müssen gelöscht werden. Neue Erkenntnisse ergeben sich, neue Daten müssen hinzugefügt werden. Doch wer wird als Verantwortlicher benannt?
Tabellenkalkulationen wachsen daher nur schwer mit Ihrem Unternehmen mit. Und was, wenn Ihr Unternehmen sehr schnell wächst? Dann wird die Tabellenkalkulation immer größer, was die Gefahr von Fehlern oder fehlerhaften Formeln erhöht.
Es kommt häufig vor, dass die Person, die die Tabellenkalkulation seinerzeit erstellt hat, nicht mehr in der Abteilung oder im Unternehmen arbeitet. Und lass es nicht die Person sein, die den Algorithmus hinter den erstellten Makros eingerichtet hat und als einzige weiß, wie die Daten exakt generiert werden.
Leichteres Arbeiten und Zusammenarbeiten
Seien wir ehrlich: Die Arbeit in einer Tabellenkalkulation ist ziemlich arbeitsintensiv und nicht die schönste Art, seine Tage zu verbringen. Vor allem, wenn es sich um Hunderte und Tausende von Zeilen und Zellen handelt.
Wenn Sie in der Tabellenkalkulation sehen, dass eine bestimmte Aktion durchgeführt werden muss, wie z. B. das Versenden einer E-Mail, eines Briefes oder eines Telefonats, müssen Sie die Aufgabe in einem Kalender oder einer Aufgabenliste erstellen und dann alles wieder in der Tabellenkalkulation eintragen.
Und was ist, wenn mehrere Kollegen an derselben Tabellenkalkulation arbeiten? Wie stimmen Sie den Arbeitsaufwand des Teams ab? Sie können nicht auf einen Blick sehen, wer was bearbeitet hat, und sind daher gezwungen, beispielsweise eine eigene Spalte anzulegen und Notizen zu machen.
Außerdem müssen diese Notizen kohärent sein, da es sonst zu Fehlern oder Missverständnissen kommen kann. Haben wir diesem Schuldner z. B. bereits eine Zahlungserinnerung geschickt? Und was ist, wenn der Schuldner gezahlt hat, aber der Betrag falsch war? Wie verfolgen und kommunizieren Sie das? Wie sieht es mit Beschwerden aus? Die Liste der Ausnahmen wächst schnell.
Wenn ein Kollege von einem Tag auf den anderen wegen Krankheit ausfällt, können Sie dann einen anderen Kollegen finden, der sofort einspringt? Wir kennen Unternehmen, die alle Notizen im Zusammenhang mit dem Debitorenmanagement in einem gemeinsamen Drive aufbewahren, damit die Kollegen schnell auf die Notizen der anderen zugreifen können. Auch hier gilt: Bei Dutzenden von Schuldnern ist es vielleicht einfach, die Kontrolle zu behalten, aber bei Hunderten von Kunden ist das keineswegs selbstverständlich.
Und wie koordinieren Sie sich mit anderen Teammitgliedern und Nicht-Finanzprofilen wie dem Management oder dem Vertriebsteam? Gewähren Sie ihnen auch Zugang zu den Tabellenkalkulationen und Notizen?
Automatisches Debitorenmanagement
Viele Aspekte des Debitorenmanagements lassen sich nur schwer in einer Tabellenkalkulation automatisieren. In einer Tabellenkalkulation können Sie ohnehin keine Aktionen durchführen, geschweige denn Erinnerungen nach einem bestimmten automatischen Verfahren und mit einer entsprechenden Vorlage verschicken.
Viele Unternehmen setzen daher bewusst auf ein Tool für ein automatisiertes Debitorenmanagement und damit auch auf Order-to-Cash. Durch Verfahren und Workflows haben Kreditcontroller vollständige Kontrolle über ihren Arbeitstag, sie behalten den Überblick über die Kunden und die Berichte an das Management werden reibungslos erstellt.
Außerdem kommen Unternehmen nicht mehr um KI und Daten herum – sie sind zu einem entscheidenden Faktor in Geschäftsprozessen geworden. Durch Automatisierung können viele Daten verarbeitet und den Mitarbeitern in einer klaren Sprache präsentiert werden. Anstatt dass Kreditcontroller Tausende von Zellen in einer Tabellenkalkulation durchgehen müssen, können sie jetzt mit der richtigen Software Trends in der Fülle der Daten besser erkennen. Zum Beispiel Muster im Zahlungsverhalten der Kunden.
Durch die Automatisierung wird Zeit gewonnen, sodass sich die Teams auf die Untersuchung von Unregelmäßigkeiten konzentrieren können. Die Verlagerung von manuellen Aufgaben auf strategischere Aufgaben kann die Workflows erheblich verbessern. Und die Debitorenmanager können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: eine gute Kommunikation mit den Kunden und einen effizienten Zahlungseingang.
Berichte
Tabellenkalkulationen wurden für die Speicherung von Daten entwickelt. Wenn Sie es für einen anderen Zweck verwenden, ist das Ergebnis oft weniger ideal als erhofft. Zum Beispiel bei Berichten und Statistiken. So ist es durchaus möglich, Daten aus einer Tabellenkalkulation zu extrahieren und sie in Berichten und Grafiken darzustellen, aber es ist nicht einfach oder intuitiv. Vor allem, wenn die Datenmenge enorm ist.
Noch schwieriger wird es, wenn z. B. das Management und die CFOs ihre eigenen Berichte und Statistiken haben wollen. Sie wollen sich nicht durch Dutzende von Tabellenkalkulationen und Arbeitsblättern wühlen, um wichtige Informationen und KPIs herauszufiltern. Sie wollen nur die Informationen, die für sie relevant sind. Für die Finanzabteilung ist es eine ziemliche Aufgabe, eine Zusammenfassung für all diese verschiedenen Stakeholder zu erstellen. In diesem Fall ist es besser, eine Business-Intelligence-Software zu verwenden.
Um Trends aus den Daten zu extrahieren, müssen Sie diese Daten zu verschiedenen Zeitpunkten kombinieren. In der Praxis bedeutet dies schnell mehr Arbeitsblätter, Spalten und Zeilen. Wie können Sie zum Beispiel das Zahlungsverhalten von Schuldnern aus einer Tabellenkalkulation abrufen?
Und wie können Manager die Kreditcontroller in einer Tabellenkalkulation coachen und überwachen? Wie sehen Manager die täglichen Handlungen der Mitarbeiter, um Anpassungen vornehmen zu können?
Registrierung von Beschwerden
Einer der Gründe, warum Rechnungen manchmal verspätet bezahlt werden, ist eine Beschwerde. Das Produkt wurde nicht ordnungsgemäß geliefert, ein oder mehrere Produkte fehlen, die Waren sind beschädigt oder die Kunden sind mit den erbrachten Dienstleistungen nicht zufrieden.
Das Streitfallmanagement, wie wir das Beschwerdemanagement nennen, ist in der Tat ein eigener Zweig mit eigenen Feinheiten und einer eigenen Arbeitsweise. Oft ist es notwendig herauszufinden, wo der Fehler liegt, sowohl intern als auch extern. Wie registrieren Sie all diese Interaktionen in einer Tabellenkalkulation?
Mehr Qualität durch Integration
Bei Tabellenkalkulationen gibt es keine Standardintegration mit Geschäftssystemen. Wenn Sie eine Tabellenkalkulation mit anderen Systemen, die Ihr Unternehmen verwendet, kombinieren möchten, müssen Sie dies über Integrationslösungen wie Zapier einrichten. Andernfalls bleibt nichts anderes übrig, als sich selbst um eine Datenverbindung zu kümmern.
Mit der richtigen Software für das Debitorenmanagement können Sie die Daten, die bereits in Ihrer Infrastruktur (Buchhaltung, CRM, ERP usw.) vorhanden sind, wiederverwenden, sodass die Datenqualität besser ist. Auch externe Daten wie Handelsinformationen oder Kreditwürdigkeitsprüfungen können Sie anschließend relativ schnell hinzufügen.
Internationalisierung
Wenn Sie in einer Tabellenkalkulation mit verschiedenen Währungen und Steuersystemen arbeiten müssen, stoßen Sie schnell an die Grenzen des Tools. Prognosen, Budgetierung oder Berichterstattung werden sofort viel komplexer.
Große Datensätze
Excel ist nur begrenzt in der Lage, große Datenmengen zu verarbeiten, was die Bearbeitungszeiten stark ansteigen lässt. So liegt das Limit in Excel bei 1 Million Zeilen. Wird beispielsweise eine csv-Datei mit mehr Zeilen als dieses Limit geöffnet, werden die unteren Zeilen automatisch „abgeschnitten“ und nicht mehr angezeigt. Dies führte dazu, dass im Jahr 2020 im Vereinigten Königreich 16 000 Covid-Testergebnisse verschwanden. In einer Datenbank sind Millionen von Zeilen und Spalten möglich.
Keine Echtzeitdaten in Tabellenkalkulationen
Tabellenkalkulationen liefern keine Echtzeitdaten. Sie geben nur einen Überblick über die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Um eine Tabellenkalkulationen zu aktualisieren, muss dies manuell geschehen. Dies kann eventuell über einen Import aus anderen Systemen geschehen, aber die Daten müssen in das aktuelle Arbeitsblatt „passen“.
Echtzeitdaten sind für den Entscheidungsfindungsprozess eines jeden Unternehmens heutzutage von zentraler Bedeutung.
Schlussfolgerung
Fehler und Ungenauigkeiten in Tabellenkalkulationen sind einer der Hauptgründe für den Wechsel zu einer speziellen Anwendung. Finanzteams können sich keine Fehler leisten. Falsche Prognosen, weil sich ein Fehler in die zugrundeliegenden Daten eingeschlichen hat, sind einfach nicht zulässig und können dem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen.
Eine Kreditmanagement-Software verschafft im täglichen Arbeitsablauf Zeit, um sich auf den Kunden zu konzentrieren und als Kreditcontroller strategischer vorzugehen. Außerdem ist eine Softwareanwendung viel flexibler und in gewissem Sinne immer bereit für die Zukunft.
