Estimated reading time: 6 minuten
Met een boekhoudpakket of ERP-systeem kan je een heleboel bedrijfs- en financiële functies uitvoeren, maar het is bijlange na niet veelzijdig genoeg om alle facetten van het credit management proces of debiteurenbeheer de baas te kunnen.
Zo kan je met boekhoudsoftware betalingsherinneringen versturen, inclusief een kopie van de factuur in bijlage, eenvoudige grafieken en rapporten bijhouden of notities maken.
Goed debiteurenbeheer gaat verder dan dat. Stel jezelf de volgende vragen. Hoe ga je om met reacties en klachten? Hoe wissel je snel en eenvoudig tussen manueel of automatisch aanmanen? Hoe zorg je ervoor dat je op een correcte én prettige manier met klanten communiceert? Hoe richt je de workflows van jouw teams zo optimaal mogelijk in om het inningsresultaat te maximaliseren en jouw DSO omlaag te krijgen?
In dit artikel gaan we dieper in op features van de iController software. Features die in de loop der jaren werden ontwikkeld met de werkdag en workflow van de credit controller in het achterhoofd.
Persoonlijke communicatie met klanten
Traditioneel kan je in standaard ERP-pakketten of boekhoudsoftware enkel een standaardtekst voorzien die voor elke klant hetzelfde is.
In iController zijn de herinneringen of aanmaningen op het niveau van de klant of een klantprofiel. Zo communiceer je op een correcte en prettige manier met klanten. De basis hiervoor is de segmentering van debiteuren. Bovendien nemen we de historiek van de klant mee in overweging, zodat bijvoorbeeld een efficiënte actie in het verleden kan herhaald worden.
Integratie van verschillende communicatiemiddelen en betalingsmogelijkheden
Vaak bieden ERP-pakketten en boekhoudsoftware vrij summiere communicatie met klanten aan, zoals e-mail en print.
In iController zijn die mogelijkheden stukken uitgebreider: naast reguliere e-mail kan er ook een aangetekende e-mail worden verstuurd. Wat print betreft is er de keuze uit gewone print, maar ook print door iController en aangetekende print door iController. In de twee laatste gevallen kan je al dan niet aangetekende brieven rechtstreeks vanuit iController verzenden waarbij een printpartner voor de volledige logistiek in staat (de brief uitprinten, in enveloppe steken, aangetekend aanmerken en verzenden).
Tot slot kan er ook gecommuniceerd worden via sms-berichten en WhatsApp.
In de communicatieboodschap met de klant kunnen we ook heel wat extra functionaliteit aanbieden. Niet alleen de optie om met een knop of QR-code meteen te gaan betalen, maar we bieden klanten ook de mogelijkheid om een klacht te registreren, een betaalbelofte te doen of een afbetalingsplan aan te vragen.
Geautomatiseerde workflows
Vanuit het boekhoud- of ERP-pakket worden traditioneel betalingsherinneringen op vaste tijdstippen verstuurd, vaak in bulk zoals één maal per maand. Veel herinneringen die in één keer de deur uitgaan betekent doorgaans een stevige workload, voor en na het uitsturen.
Voor het verzenden, omdat brieven in een bepaalde aanmaningstatus gecontroleerd moeten worden zodat er bijvoorbeeld geen brieven de deur uit gaan met bedragen die in betwisting staan of waarvoor er eerder een betalingsbelofte door de klant werd gedaan.
Maar ook de daaropvolgende dagen en weken, wanneer de vele reacties via e-mails en telefoons een zware druk op medewerkers leggen. De volgende maand herhaalt dit proces zich.
Door het aanmaningsproces volledig in workflows uit te werken en te automatiseren, procedures op te stellen en en met een dagelijkse to do-lijst te werken wordt het overzicht behouden. iController herkent of documenten in de status belofte en betwisting staan, en kan afhankelijk van de instellingen al dan niet beslissen om aan te manen.
Elke medewerker weet wat er op bepaalde dagen moet gebeuren. Het overzicht blijft bewaard. Ook als een medewerker ziek uitvalt, kan er snel geschakeld worden en blijft ‘het werk’ niet liggen.
Betalingsplannen en -beloftes registreren
In de software kan je makkelijk noteren dat je een betalingsafspraak of -belofte hebt met de klant.
Moet er een bepaalde regeling of afbetalingsplan worden opgesteld dan kan je dat vastleggen en automatiseren. Daardoor is duidelijk wat er exact op welk moment moet gebeuren. Heeft bijvoorbeeld een klant belooft binnen de vijf dagen te betalen, dan zal de software dit opvolgen en je verwittigen wanneer de betaling toch nog niet is gebeurd.
Factuur- en documentbeheer
Verlies dus geen tijd meer met het zoeken naar de juiste factuur of een e-mailadres. Met één enkele muisklik heb je toegang tot al je facturen. Je ziet onmiddellijk welke facturen al betaald zijn en welke nog niet, met extra informatie over betwiste facturen of betalingsbeloften.
Deel facturen met klanten en collega’s die – net zoals bij betalingsherinneringen – een reactie of opmerking kunnen toevoegen. Omdat zowel contactpersonen als een kopie van de facturen geïntegreerd zijn in iController, is delen niks anders dan op een knopje drukken.
Alle communicatie in één tool
Met onze totaaloplossing regel je alle communicatie in één tool, geniet je van proactief beheer en kortere communicatielijnen.
Elke e-mail communicatie met klanten of intern komt in iController terecht, zodat dossiers worden opgebouwd en altijd kunnen worden geraadpleegd. Notities zijn gelinkt aan een klant, en niet aan een factuur. Dus zelfs lang nadat facturen naar het archief zijn verhuisd, blijft alle noodzakelijke info beschikbaar.
Dispuut management
Klachten over leveringen of facturen liggen aan de grondslag van heel wat late of niet-betalingen. In traditionele pakketten is de registratie van betwistingen vaak niet goed geregeld. Opvolgen en organiseren is een uitdaging, met vaak een heleboel over-en-weer mailen.
Met onze software detecteren we klachten snel en verminderen we de doorlooptijd. Zo geven we de optie aan klanten om al in een betaalherinnering een klacht te signaleren. Samen met de handmatig geregistreerde disputen komen ze terecht in een specifieke workflow, waarbij je heel eenvoudig de klacht kan opvolgen, intern kan delen met collega’s en vlot kan communiceren met de klant. En dit op één centrale plek.
Uitgebreide rapportage
Rapportages worden vaak nog handmatig gedaan, met software zoals excel. Of de rapportagemogelijkheden zijn beperkt tot enkele basiscijfers zoals de ouderdomsanalyse of de DSO (Days Sales Outstanding).
Met goede credit management software kan je heel diverse en uitgebreide rapporten aanmaken, en zo meer inzicht in de klanten en de eigen bedrijfsprocessen verwerven.
Creëer dashboards vanuit de rapporten en beslis wie je welk rapport stuurt en hoe vaak. Geef andere personen toegang tot alle rapporten of beperk hun toegang tot enkele specifieke rapporten.
Geniet bovendien van een volledige integratie met BI-tools. Onze API zorgt voor een koppeling met ieder gewenst BI-systeem.
Risicomanagement
Onze geavanceerde risicomanagementmodule biedt toegang tot handelsinformatie en gegevens van kredietverzekeringsmaatschappijen. Naast deze externe kredietscore integreren we ook een extra variabele in de risicoscore: het specifieke betaalgedrag van de klant aan jouw bedrijf.
Zo krijg je inzicht in potentieel risicogedrag van je klanten en blijf je voortdurend up-to-date over hun risicoprofiel – gebaseerd op actuele cijfers en formules.
Procedures kunnen vervolgens wijzigen als het risiconiveau van een klant verandert, en aangepast worden afhankelijk van het profiel van de klant en persoonlijke voorkeuren.
Perfecte aanvulling
Met de iController software voor debiteurenbeheer en credit management haal je als bedrijf de perfecte aanvulling voor jouw boekhoudpakket of ERP-systeem in huis, en zet je de stap naar een efficiënter en automatisch debiteurenbeheer. Contacteer ons gerust voor een demo.
