Waarom als bedrijf kiezen voor een afbetalingsplan?

jan 7, 2022

afbetalingsplannen

Leestijd: 6 minuten

Klanten die moeilijkheden hebben om een of meerdere openstaande facturen te betalen, hebben een grote weerslag op de cashflow van een onderneming. Een afbetalingsplan toekennen kan een oplossing zijn.

In dit artikel:

  • leggen we uit wat een afbetalingsplan is.
  • zetten we de voor- en nadelen van een afbetalingsplan, zowel voor klant als voor schuldeiser, op een rij. We focussen hierbij op de B2B-markt.
  • leren we je hoe je als bedrijf een goed afbetalingsplan opstelt, in vier concrete stappen.
  • verklappen we je hoe we bij iController omgaan met afbetalingsplannen. Automatisatie en efficiënte opvolging zijn de rode draad in ons verhaal.

Wat is een afbetalingsplan?

Een afbetalingsplan is een afspraak tussen schuldeiser en schuldenaar waarbij wordt overeengekomen dat de schuld in schijven zal worden afgelost.

Afbetalingsplannen kunnen verschillende vormen aannemen, maar de meest gekende is zonder twijfel het afbetalen van een openstaand bedrag via periodieke deelbetalingen.

De eenvoudige psychologie achter een abonnementsmodel is dat het als klant comfortabeler aanvoelt om periodiek kleinere bedragen te betalen dan één groot bedrag op een vast moment. Met een afbetalingsplan kan je deze optie aanbieden.

Afbetalingsplannen verschillen wel van bijvoorbeeld een maandelijks software-abonnement doordat noch de tijd tussen de betalingen noch het bedrag gelijk hoeven te zijn. Een afbetalingsplan voor een openstaande schuld van 2.000 euro kan bestaan uit 10 maandelijkse schijven van 200 euro, maar evengoed uit een eenmalige aflossing van 500 euro en 5 maandelijkse afbetalingen van 300 euro.

Waarom een afbetalingsplan geen slecht idee is

Jouw klant kan om verschillende redenen nu niet het volledige bedrag betalen. Het toekennen van een afbetalingsplan is dan een oplossing.

Het grote voordeel van een afbetalingsplan is dat een spreiding van de schuld over meerdere kleinere bedragen de aflossing voor de schuldenaar heel wat draaglijker maakt.

Maar er zijn nog andere redenen waarom het goedkeuren van een afbetalingsplan een manier is om openstaande bedragen geïnd te krijgen.

Voordelen voor de klant

  • Meer financiële ademruimte
    Door een afbetalingsplan toe te kennen, kan jouw klant moeilijkere periodes overbruggen. Dit afbetalingsplan kan bijvoorbeeld meer in overeenstemming gebracht worden met de cashflow van de klant.
  • Risicospreiding
    In plaats van bijvoorbeeld een groot bedrag in een keer te moeten betalen (bij een grote bestelling of een project) kan dankzij een afbetalingsplan jouw klant de betalingen spreiden over een langere periode. Dit heeft een minder grote impact op de financiën van jouw klant.
  • Geen kostelijke gerechtelijke procedure
    Door eerst een afbetalingsplan voor te stellen, kan (misschien) een dure gerechtelijke procedure worden vermeden.

Voordelen voor jou als schuldeiser

  • Risicospreiding
    Het kredietrisico vermindert want met een afbetalingsplan kan je alvast een deel van de betaling binnenhalen. Elke schijf die betaald wordt, is een bedrag waarvan je zeker bent, en dat is goed voor de cashflow van jouw bedrijf. Want elk bedrag dat je vandaag binnenhaalt is meer waard dan toekomstige bedragen.
  • Hogere garantie op betaling
    Wanneer je klant een afbetalingsplan accepteert, dan komt de klant overeen om de facturen daadwerkelijk te betalen. En kunnen ook openstaande facturen niet langer betwist worden.
  • Schuldpreventie
    Bij hoge facturen of een langere looptijd van een project, kan een afbetalingsplan handig zijn. Door het bedrag op te splitsen in periodieke betalingen (maandelijks, driemaandelijks, …) weegt de factuur minder zwaar door voor jouw klant. Tegelijkertijd is ook jouw risico beter ingedekt. Want de kans is groter dat een factuur van 15.000 euro in 5 delen van 3000 euro wordt betaald dan in één keer.
  • Vermijden van extra kosten
    Een afbetalingsplan is een beter alternatief voor een duurder incassotraject of een gerechtelijke procedure. Bovendien kan het afbetalingsplan als basis dienen indien het toch tot een gerechtelijke procedure komt. De rechter kan dit afbetalingsplan dan in overweging nemen bij beslissingen.
  • Behoud van goede klantrelatie
    Inschikkelijkheid tegenover jouw klant in moeilijke tijden brengt de klantrelatie niet nodeloos in gevaar. Een afbetalingsplan is een betere oplossing dan druk zetten om alsnog de betaling in één bedrag te voldoen. Langetermijndenken primeert hierbij.

Nadelen van een afbetalingsplan

Het toekennen van een afbetalingsplan is niet in alle gevallen zonder gevaar.

  • Er blijft steeds een risico dat betalingen toch achterwege blijven en de klant niet kan betalen
  • Jouw klant kan misschien al failliet zijn tegen dat de laatste schijf werd betaald
  • Het duurt langer vooraleer al het geld op jouw rekening staat
  • Het opvolgen van een afbetalingsplan is administratief tijdrovend

Hoe een afbetalingsplan opstellen?

Best is dat een afbetalingsplan wordt opgesteld dat redelijk en haalbaar is. Volg deze vier stappen om een afbetalingsplan op te stellen.

  1. Overleg met jouw klant

Spreek duidelijk af binnen welke termijn de volledige schuld moet afgelost zijn. Leg vast in hoeveel schijven en op welke tijdstippen er moet betaald worden, alsook de exacte bedragen. Zorg ervoor dat er een haalbaar afbetalingsplan op tafel ligt. Als een langere looptijd ervoor zorgt dat de volledige schuld kan afgelost worden, kies daar dan voor. Een te zware afbetaling kan misschien resulteren in een niet-betaling.

  1. Zet alle afspraken op papier

Zo zijn er geen discussies achteraf. Vermeld eventuele kosten en interesten verbonden aan het afbetalingsplan en de gevolgen van niet-naleving ervan. Vermijd extra kosten aan te rekenen, zolang afbetalingen op tijd gebeuren. Vertel vriendelijk dat wanneer het huidige afbetalingsplan niet wordt gerespecteerd, een nieuw afbetalingsplan misschien niet meer mogelijk is.

  1. Begin met het afbetalingsplan

Stuur een betaalherinnering en/of een overzicht van het lopende afbetalingsplan. Probeer dit onderdeel zo goed mogelijk te automatiseren.

  1. Volg het afbetalingsplan goed op

Check regelmatig of de betalingen hebben plaatsgevonden, en stel intern een procedure op zodat je kan ingrijpen wanneer dit niet gebeurt. Ook hier kan automatisatie heel wat werk uit handen nemen.

Afbetalingsplannen in iController: optimaliseer het proces

Met de debiteurenbeheer software van iController kan het hele proces van afbetalingsplannen in de meeste gevallen volledig geautomatiseerd verlopen.

Twee soorten afbetalingsplannen in iController

Bij het opstellen van een afbetalingsplan zijn er twee opties: de eenvoudige berekening en de berekening op basis van annuïteiten. In beide gevallen kan je voor de aflossingstermijn kiezen tussen wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of elke 3 maanden.

De eerste optie is de meest flexibele en gebruik je als een klant elke aflossingstermijn een verschillend bedrag wenst te betalen of wanneer de datum van betaling niet vastligt. Je kiest een startdatum voor het afbetalingsplan, het verschuldigde bedrag en de aflossingstermijn. Bij deze vorm van afbetalen kan je achteraf nog steeds de betaaldatum, het verschuldigde bedrag per termijn en het aantal afbetalingen aanpassen.

De tweede optie gebruik je wanneer de klant een vast bedrag wenst af te betalen. Je kiest een startdatum, de datum van een eerste betaling, de aflossingstermijn en het aantal termijnen.

Afbetalingsplan verzenden naar klanten

Wanneer een afbetalingsplan actief is, is het heel eenvoudig om dit naar een klant te verzenden. Je kan het afbetalingsplan per e-mail verzenden (met een mooi opgemaakte template) of een PDF downloaden.

Registreren van betalingen

Betalingen van facturen die verbonden zijn aan een afbetalingsplan worden automatisch gelinkt. Mocht er geen koppeling mogelijk zijn met jouw boekhoudsoftware, dan kan je betalingen handmatig linken aan het afbetalingsplan.

Het overzicht bewaren

Klanten met een lopend afbetalingsplan kan je eenvoudig bekijken in een dagelijkse to-do lijst. Het zijn evenwel klanten die afwijken van het afgesproken afbetalingsplan die je nauwgezet dient op te volgen. Hiervoor kan je een afzonderlijke opvolgingslijst aanmaken en raadplegen.

Met een geautomatiseerde tool voor credit management, zoals iController, zijn ook afbetalingsplannen heel makkelijk te beheren. Dit administratief tijdrovende onderdeel hoeft voortaan geen spelbreker meer te zijn in jouw order-to-cash proces.

Discover more

Blog overview

See more

Contact us

See more

Join iController

See more

Subscribe to learn more about credit management

Share This