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En Belgique il y a à chaque instant des milliards d’euros de factures impayées et échues. Ces factures impayées constituent une des parties les moins agréables de la gestion d’entreprise, pourtant elles requièrent bien sûr un suivi méticuleux.
L’organisation efficace de la gestion débiteurs – le processus qui sert à faire payer les factures impayées – devrait être une priorité pour toute entreprise.
Le client a déjà reçu le produit ou le service mais n’a pas encore payé. Ce type de clients peut menacer la santé de l’entreprise et impacter le flux de trésorerie.
Ce flux de trésorerie est l’artère de chaque entreprise. Sans flux de trésorerie il est difficile de payer les employés et les factures des fournisseurs ou de faire des investissements.
Dans cet article:
- nous dévoilons les astuces principales pour organiser de manière efficace la gestion débiteurs
- nous soulignons la nécessité d’une gestion débiteurs automatisée
- vous verrez que dans la gestion débiteurs des aspects tels que la relation client et la gestion risque font partie intégrante
- il ressort que la gestion débiteurs est un processus dynamique qui doit régulièrement être analysé et ajusté
1. Elaborez un plan pour la gestion débiteurs
Le succès de l’opération dépend d’un bon plan. L’organisation du processus des débiteurs est toujours très personnelle et dépend de l’entreprise, de la relation spécifique avec le client et du profil du client.
Evaluez les procédures actuelles au sein de l’entreprise. Réfléchissez aux questions suivantes:
- A quel moment allez-vous envoyer des rappels de paiement?
- Allez-vous déjà envoyer un rappel bienveillant avant la date d’échéance de la facture?
- Comment gérez-vous les payeurs tardifs?
- Pouvez-vous segmenter les clients?
- Comment allez-vous distribuer la charge de travail?
- Que faites-vous des cas spéciaux tels que des clients qui font une promesse de paiement ou qui souhaitent un plan de paiement?
- Considérez aussi le contexte plus large. Est-ce que le service de vente fait des promesses qui ne peuvent pas être tenues? Est-ce que vos livraisons sont qualitatives?
L’automatisation de la gestion débiteurs rend beaucoup de choses possibles. Choisissez l’outil approprié qui facilite la gestion débiteurs et aussi le processus de commande au paiement.
2. Analysez le processus de facturation
Analysez à quel moment vous envoyez vos factures. Sont-elles envoyées à temps? Est-ce qu’il n’y a pas trop de factures qui sont envoyées en même temps?
Peut-être vaut-il mieux envoyer des factures sur une base quotidienne ou hebdomadaire plutôt que de les envoyer deux fois par mois? La rédaction, la vérification et l’envoi d’un tas de factures à un moment fixe demande énormément de temps au contrôleur de crédit. Et potentiellement aussi dans les jours et semaines qui suivent, lorsque des réactions par mail ou par téléphone engendrent une grande charge de travail pour les collaborateurs. Et tout cela se répète au prochain envoi.
3. Segmentez les débiteurs
Une bonne classification ou segmentation des débiteurs est déjà une grande partie du travail de fait. Non seulement vous aurez une meilleure compréhension mais il sera aussi plus facile de prendre des décisions. Certains clients demandent plus d’efforts et de moyens.
Il y a une distinction à faire entre les nouveaux et les anciens clients, entre les petits clients et les plus grandes entreprises, les secteurs, etc.
La segmentation facilite d’ailleurs l’association de clients à une procédure.
4. Automatisez vos canaux de communication
Nous venons de mentionner l’importance de l’automatisation, qui permet de réduire les coûts et d’améliorer les résultats. Au niveau de la communication avec vos clients il est aussi possible d’automatiser.
Une fois que les débiteurs sont segmentés et associés à une procédure, vous pouvez mettre en place un processus de communication très efficace. En utilisant des templates bien réfléchis vous pouvez vous adresser à vos clients dans leur propre langage et moduler le ton de la communication d’après un éventail de paramètres, tels que la taille de l’entreprise, le type, le secteur et la culture de l’entreprise.
Adaptez ces messages de communication au canal de communication utilisé. Une lettre, un envoi recommandé, un e-mail ou des sms requièrent une communication bien spécifique.
5. Vérifiez la santé financière des clients
Une bonne politique d’acceptation évite beaucoup de problèmes. Différentes sources externes vous permettent de vérifier la santé et la solvabilité de l’entreprise du client et de mieux estimer le risque.
Mais également pour les clients existants ça vaut la peine de prévoir une gestion risque continue, en analysant régulièrement les scores crédit et d’autres informations commerciales. Cela vous permet de mieux entrevoir le comportement à risque potentiel de vos clients et vous restez au courant de leur profil risque – basé sur des formules et des chiffres actuels.
6. Prévoyez des conditions générales sans échappatoires
Fixez d’avance les conditions générales de vente et de paiement, surtout en ce qui concerne le délai de paiement et les clauses en cas de non-paiement.
7. Facilitez le plus possible le paiement
Veillez à ce que vos clients puissent payer de la manière la plus facile et efficace. Par exemple en leur offrant la possibilité de payer directement dans la facture ou dans le rappel, par le biais d’un lien de paiement ou d’un code QR. Cela permet aux clients de payer par une application sur leur smartphone.
8.Veillez à ce que tout le monde sache que faire
Les tâches doivent être bien distribuées. Lorsqu’il s’agit d’un nombre considérable de factures impayées, il vaut mieux instaurer un traitement quotidien. Cela évite qu’on oublie des choses.
Dans iController chaque contrôleur de crédit a une feuille de travail personnelle pour faire le suivi des to-do quotidiens. Les tâches sont créées le plus possible de manière automatique, mais il est aussi possible de créer des tâches manuellement quasiment partout dans l’outil. Par exemple pour un coup de fil à donner ou un suivi interne.
9. Controlez régulièrement les retards de paiement
Configurer un contrôle automatique permet d’éviter la détection tardive de paiements échus et ainsi l’accumulation des arriérés. En suivant de près les dépassements de délais, vous évitez que les clients répètent ce comportement dans l’avenir.
10. Focus sur les cas à problème
Pour récupérer une grande partie du flux de trésorerie il est essentiel de savoir quels clients demandent le plus de suivi. Il peut s’agir des clients qui ont les plus grands découverts, des clients qui ne tiennent pas leur promesse de paiement ou des clients qui présentent un comportement de paiement déviant.
Mais comment savoir de quels clients il s’agit lorsque des centaines de factures circulent dans votre entreprise? iController vous simplifie la tâche grâce aux tableaux de bord, listes et rapports automatisés, qui vous tiennent continuellement au courant des ‘cas à problème’ et vous permettent d’intervenir de manière appropriée.
11. Chaque communication compte
Si tout est bien configuré et que vous avez choisi l’outil de gestion crédit approprié, beaucoup de choses sont automatiquement enregistrées et suivies. Pourtant il est toujours pratique d’ajouter des notes manuelles. Surtout quand il s’agit d’un entretien personnel à la suite d’une plainte et qu’il y a de nouvelles informations qui font surface. Grâce à ces notes tous les collaborateurs sont au courant et par après des conclusions correctes peuvent être tirées.
12. Néanmoins confronté à un retard de paiement?
Prenez le plus vite possible contact avec le client. Soyez compréhensif pour d’éventuels problèmes et essayez de détecter la raison du non-paiement. Souvent il est question de force majeure, des circonstances ou des frais imprévus, et non de mauvaise volonté.
Un plan de paiement peut être une bonne solution. iController offre la possibilité de prévoir un plan de paiement pour un client et d’en faire le suivi.
13. Rédigez des conditions de paiement plus strictes pour certains clients
Pour les mauvais payeurs il est avisé de prévoir des conditions de paiement plus limitatives. Vous pouvez par exemple demander un acompte ou un prépaiement et répéter le délai de paiement dans chaque communication.
14. Ajustez régulièrement
Personne n’a dès le départ une gestion débiteurs tout à fait appropriée. Il s’agit d’un processus dynamique qui doit régulièrement être ajusté. Des procédures doivent être organisées différemment: en créant de nouvelles procédures, en rendant des procédures existantes plus strictes ou moins strictes ou en associant des clients à une procédure différente.
