Im Transport- und Logistiksektor scheint es auf den ersten Blick vielleicht unmöglich, Ihre Rechnung schneller bezahlt zu bekommen, aber als Unternehmen haben Sie sehr wohl einige Trümpfe in der Hand. Mit diesen 4 Tipps holen Sie das Maximum auich Ihrem Kreditmanagement, mit einer schnelleren Zahlung und einem besseren Cashflow zur Folge.
Perfektionieren Sie Ihre elektronische Fakturierung
Obwohl Firmen in der Transport- und Logistikbranche erste Schritte in Richtung digitaler Fakturierung und digitaler Planungssysteme setzen, wird noch immer mit viel Papier gearbeitet. Dokumente auf Papier gehen verloren, werden vergessen, gelangen nicht zu den richtigen Personen, und die Rechnungen werden dadurch nicht rechtzeitig bezahlt.
Dieses Problem lässt sich zum Glück einfach lösen. Indem Sie die Kopien Ihrer Rechnungen und anderer Dokumente stets digital bereitstellen (oder standardmäßig eine Kopie mitsenden), kann Ihr Kunde diese zu jedem gewünschten Zeitpunkt konsultieren, und Sie vermeiden, dass Sie jedes Mal wieder dieselbe Frage bekommen.
Sparen Sie sich unnötige Arbeit und Zeitverlust, indem Sie Ihre Debitorenverwaltung nicht nur mit Ihrer Finanzsoftware, sondern auch mit Ihrem Transport- (TMS) oder Warehouse-Managementsystem (WMS) verknüpfen. Auf diese Weise gehen alle Informationen an einer zentralen Stelle ein und Sie haben auf einen Blick eine Übersicht über die vollständige Akte. Was das bringt? Ihr Posteingang wird angenehmer und Kunden haben einen Grund weniger, ihre Bezahlung aufzuschieben.
Einfache Fakturierung
Vereinfachen Sie Zahlungen Womöglich rennen wir damit eine offene Tür ein: die Hinzufügung eines Bezahlungs-Links kann Wunder bewirken. Denn welche Rechnung bezahlen Sie selbst am schnellsten? Diejenige, für die Sie Ihr Bankprogramm öffnen und manuell das Bankkonto des Empfängers, die Summe und den Verwendungszweck eingeben müssen? Oder die Rechnung, die Sie mit einigen Klicks über einen direkten Link bezahlen können? Sie wählen zweifellos die letzte Option.
Durch das Anbieten eines Zahlungslinks oder eines QR-Codes in Zahlungserinnerungen und Mahnungen, kombiniert mit verschiedenen Zahlungsmethoden, steigern Sie Ihre Chance auf eine schnelle Zahlung. Oder entscheiden Sie sich für die schnelle Verarbeitung von SEPA-e-Mandaten, damit Zahlungen langfristig noch schneller eingehen.
Automatisieren Sie Ihr Zahlungsverfahren
Transport stoppt nicht an den Landesgrenzen. Immer mehr Firmen gehören zu internationalen Konzernen oder Konsolidierungen, was im Hinblick auf das Kreditmanagement eine gehörige Herausforderung darstellen kann. Einige Kunden möchten eine Rechnung für alle Niederlassungen erhalten, andere wünschen für jede Niederlassung eine gesonderte Rechnung.
Deshalb ist Automatisierung kein überflüssiger Luxus. Sie ermöglicht es Ihnen, pro Kunde die spezifischen Präferenzen einzustellen, von der Fakturierung über die Berichterstattung bis hin zu Mahnverfahren und Personalisierung.
Die Erfüllung dieser Präferenzen durch Ihr Unternehmen spielt eine große Rolle für die Bereitschaft eines Kunden, schnell zu bezahlen. Ohne diese Bedingungen ist es beispielsweise für das Softwarepaket des Kunden schwierig, die Rechnung zu verarbeiten, weshalb dann erst manuelle Änderungen vorzunehmen sind. Auch wenn man eine Rechnung, die in der falschen Sprache eingeht, zuerst übersetzen muss, sorgt dies für eine Verzögerung.
Räumen Sie der Nachbearbeitung Ihrer Rechnungen Priorität ein
Auch die Nachbearbeitung Ihrer Rechnungen ist entscheidend. Entwickeln Sie deshalb am besten einen durchdachten Plan für Ihr Kreditmanagement. Eine bessere Nachbearbeitung offener Rechnungen durch deutlich definierte Verfahren und Automatisierung macht diesen Bereich viel effizienter.
Mit Software, wie beispielsweise Billtrust Collections, können Sie verschiedene Bestandteile der Debitorenverwaltung und des Kreditmanagements automatisieren und so effiziente Workflows für Ihre Teams einrichten .
Sie können proaktiv vorgehen, und eine Zahlungserinnerung (einschließlich Rechnungskopie) bereits vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung versenden. In den meisten Fällen haben Kunden schlicht und einfach „vergessen“ zu bezahlen und kann diese freundliche Erinnerung sie anspornen, dies so schnell wie möglich zu tun. Können sie dann doch nicht direkt bezahlen, kann der Vorschlag einer Zahlungsregelung oder eines Rückzahlungsplans eine Möglichkeit sein.
Abhängig von Ihrem Softwareprogramm ist eine kurze einmalige Programmierung ausreichend, um alle Einstellungen vorzunehmen und die Vorlagen in den verschiedenen Sprachen vorzubereiten. So müssen Sie nicht jedes Mal wieder dieselbe Arbeit ausführen.
