Je factuur sneller betaald krijgen in de transport- en logistieke sector lijkt op het eerste zicht misschien onmogelijk, maar als bedrijf heb je wel degelijk enkele troeven in de hand. Met deze 4 tips haal je het maximum uit je kredietmanagement, met een snellere betaling en een betere cashflow tot gevolg.
Perfectioneer je digitale facturatie
Hoewel bedrijven in de transport- en logistieke sector stilaan de eerste stappen zetten richting digitale facturatie en digitale planningssystemen, doen er nog steeds veel fysieke papieren de ronde. Papieren raken zoek, worden vergeten, geraken niet tot bij de juiste personen en de facturen worden daardoor niet tijdig betaald.
Gelukkig is dat een probleem dat makkelijk te verhelpen valt. Door de kopieën van je facturen en andere documenten steeds digitaal beschikbaar te stellen (of standaard een kopie mee te sturen), kan je klant deze op ieder gewenst moment raadplegen en voorkom je dat je telkens opnieuw dezelfde vraag krijgt.
Bespaar overbodig werk en tijdsverlies door je debiteurenopvolging niet alleen aan je financiële software, maar ook aan je transport- (TMS) of warehousemanagementsysteem (WMS) te koppelen. Op die manier krijg je alle informatie binnen op één centrale plaats en heb je in één oogopslag een overzicht van het volledige dossier. Gevolg? Een aangenamere mailbox én een reden minder waarom klanten hun betaling uitstellen.
Kies voor eenvoudig factureren
Maak betalen eenvoudig. Het klinkt misschien als het intrappen van een open deur, maar een betaallink toevoegen aan je factuur doet wonderen. Want welke factuur betaal je zelf het snelst? Die waarvoor je je bankapplicatie moet openen en handmatig de bankrekening van de ontvanger, het bedrag en de mededeling moet overtypen? Of de factuur die je met enkele klikken kan betalen via een rechtstreekse link? Je kiest ongetwijfeld snel voor de laatste optie.
Door het aanbieden van een betalingslink of QR-code in herinneringen en aanmaningen, gecombineerd met verschillende betaalmethoden, verhoog je de kans op een snelle betaling. Of kies voor het snel verwerken van SEPA e-mandaten zodat betalingen op termijn nog sneller binnenkomen.
Automatiseer je betaalprocedure
Transport stopt niet aan de landsgrenzen. Steeds meer bedrijven maken deel uit van internationale groepen of consolidaties, wat een hele uitdaging kan vormen op vlak van kredietmanagement. Sommige klanten willen één factuur ontvangen voor alle vestigingen, anderen willen voor iedere vestiging afzonderlijk een factuur krijgen.
Daarom is automatisatie geen overbodige luxe. Het stelt je in staat om per klant de specifieke voorkeuren in te stellen, gaande van facturatie en rapportage tot aanmaningsprocessen en personalisatie.
De tegemoetkoming van je bedrijf aan deze voorkeuren speelt een grote rol in de bereidwilligheid van een klant om snel te betalen. Zonder deze voorwaarden is het bijvoorbeeld moeilijk voor het softwarepakket van de klant om de factuur te verwerken. Dan moeten er eerst manuele aanpassingen gemaakt worden. Ook het eerst moeten vertalen van een factuur die in de foute taal toekomt, zorgt voor oponthoud.
Maak van de opvolging van je facturen een prioriteit
Ook de opvolging van je facturen is essentieel. Zet daarom best een uitgedacht plan klaar voor je kredietmanagement. Een betere opvolging van openstaande facturen, door duidelijk gedefinieerde procedures en automatisatie, maakt dit luik veel efficiënter.
Met software, zoals Billtrust Collections, kan je verschillende onderdelen van debiteurenbeheer en kredietmanagement automatiseren. En zo heel efficiënte workflows voor je teams opzetten.
Je kan proactief te werk gaan, en een betaalherinnering (inclusief kopie van factuur) al uitsturen voor de vervaldatum van de factuur. In de meeste gevallen zijn klanten gewoon ‘vergeten’ te betalen en kan deze vriendelijke herinnering hen aansporen om dat zo snel mogelijk te doen. Kunnen ze dan toch niet meteen betalen, dan kan het voorstel van een betalingsregeling of afbetalingsplan soelaas brengen.
Afhankelijk van je softwareprogramma volstaat een korte, eenmalige programmatie om alle instellingen goed te zetten en de templates van de verschillende talen voor te bereiden. Zo hoef je niet elke keer opnieuw hetzelfde werk te doen.
