Estimated reading time: 6 minuten
Wat is credit management?
Debiteurenbeheer en credit management worden vaak in één adem genoemd. Maar toch kunnen we enkele verschillen onderscheiden. Waar debiteurenbeheer zich voornamelijk richt op het najagen van onbetaalde en openstaande facturen, heeft credit management een ruimere invulling en wordt dit breder ingepast in het order-to-cash proces.
Onder credit management vallen hierdoor ook onderdelen als kredietrisico’s en -beheer, incasso of cashflowprognoses.
Wat is het doel van credit management?
Veel bedrijven focussen op de verkoop en het binnenhalen van nieuwe klanten, maar vergeten vaak dat een klant pas rendeert wanneer de betalingen zijn binnengekomen op de zakelijke bankrekening.
De afgelopen jaren is het credit management proces hoog op de prioriteitenlijst van bedrijven komen te staan. Met effectief credit management wil je het debiteurensaldo zo laag mogelijk krijgen en er voor zorgen dat belangrijke KPI’s zoals de DSO er goed voor staan en dat zo blijven.
Op die manier kan je extra werkkapitaal vrij spelen en deze inzetten in het bedrijf, bijvoorbeeld voor het betalen van crediteuren of waarmee je tussentijdse financieringen kan vermijden.
Succesvol credit management
1. Automatiseer het debiteurenbeheer via software
Een binnenkomer, maar o zo belangrijk. Richt het debiteurenbeheer efficiënt in met behulp van geschikte software en dan heb je alvast een flinke stap in de goede richting gezet.
Want met software, zoals die van iController, kan je verschillende onderdelen van debiteurenbeheer en credit management automatiseren en zo heel efficiënte workflows voor jouw teams opzetten.
Slechts een greep uit de mogelijkheden:
- Pro-actief betaalherinneringen verzenden naar jouw klanten, mét een kopie van de factuur
- Betalingsregelingen en afbetalingsplannen voorstellen en beheren
- Automatische of handmatige procedures instellen
- Aanbieden van betaallinks met verschillende betaalmethoden
- Next-level rapportages voor diverse stakeholders
- Openstaande facturen eenvoudig overdragen aan een incassobureau (inclusief dossierhistoriek)
- Factoring
2. Ken jouw klant
Credit management heeft een ruimere rol binnen een bedrijf. Je gaat meer op het contact met de klanten werken. Je tracht te achterhalen waarom bepaalde klanten moeite hebben met betalingen, en probeert daar een mouw aan te passen. Misschien door andere betaalvoorwaarden voor te stellen of de betalingstermijn aan te passen.
Credit management is ook een optimale communicatie tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Het begint bij onder andere sales die moet proberen in te schatten of de potentiële klant het goed doet als bedrijf en of ze wel kunnen betalen. Reik sales daarom de juiste tools aan om deze ‘intake’ alvast tot een goed einde te brengen.
3. Kredietanalyse en risicomanagement
Bij credit management gaan we allerhande risico’s mee opnemen in de dagelijkse workflow, zoals het toekennen van kredieten, het controleren van klanten via kredietchecks of het vaststellen van kredietlimieten. De uitdaging is om deze risico’s op voorhand te signaleren zodat tijdig kan worden ingegrepen. Een klant die immers niet betaalt is een jammerlijk verlies aan tijd, geld en middelen die op een andere manier kunnen worden ingezet.
Check daarom op regelmatige basis de kredietwaardigheid van klanten, limiteer desgewenst de kredietvoorwaarden en stel kredietlimieten op. Deze eenvoudige stappen kunnen de risico’s voor jouw cashflow significant beperken.
Kredietscores zijn trouwens niet de enige oplossing om meer te weten te komen over jouw prospects en klanten. Ook referenties van andere leveranciers en het historische betaalgedrag zijn nuttige instrumenten.
Stel je ook de volgende vragen. Heb je de kennis en tijd om jouw debiteuren tijdens de hele kredietcyclus te monitoren? En kan je de financiële draagkracht en solvabiliteit van jouw klanten op een goede manier inschatten?
Met de geschikte software die integraties opzet met externe informatiepartners en kredietverzekeringen, kan je heel efficiënt deze risico’s inschatten.
4. Bescherm jouw cashflow
Als een bedrijf de geldzaken niet goed beheert, kan dat resulteren in negatieve cashflow. Alle reden dus om grip te krijgen op de cashflow en goed te blijven monitoren. Een cashflowprognose helpt jouw bedrijf op koers te blijven. Het is echter belangrijk om deze oefening maandelijks te doen.
Voor een cashflowprognose is het belangrijk om het betalingsgedrag van klanten bij te houden en in kaart te brengen. Bij betalingsgedrag wordt gekeken naar de snelheid waarmee klanten facturen betalen. En dit in relatie tot de afgesproken betalingstermijn. Betaalt een debiteur de factuur gemiddeld 7 dagen na de vervaldatum, dan spreken we van een betaalgedrag van +7 dagen.
Het betalingsgedrag binnen credit management zegt heel wat over een debiteur, maar ook een verandering in het betalingsgedrag is een belangrijke determinant. Het herkennen van al deze betaalpatronen is geen garantie voor de toekomst, maar je kan er wel een aantal zaken uit afleiden.
Om nog betere prognoses te maken, zijn meer data nodig. De geavanceerde AI-technologie van iController biedt grondige, accurate cashflowprognoses en kan nauwkeurig, via statistische analyses, inschatten wanneer een klant zal betalen.
5. Zet duidelijke betaalvoorwaarden uit
De algemene verkoopvoorwaarden en de betalingscondities regel je best vooraf en goed, vooral dan wat betreft de betalingstermijn en de clausules die de niet-betaling regelen.
Voor slechte betalers kan het aangeraden zijn strengere betalingsvoorwaarden op te stellen. Zoals bijvoorbeeld het vragen naar een voorschot of vooruitbetaling en het extra benadrukken van de betalingstermijn in elke communicatie.
6. Factureren via e-invoicing
Je kan heel wat tijd winnen door met elektronische facturen te werken. Je moet geen brieven meer afdrukken en op de post doen, en daarna wachten op een goede ontvangst en verwerking bij de geadresseerde. Hoe sneller facturen de deur uitgaan, hoe groter de kans is dat ze binnen de afgesproken betaaltermijn worden betaald.
Door dit proces te digitaliseren is er automatisatie mogelijk en kunnen er meer efficiënte procedures worden opgezet. Met e-invoicing zijn bovendien de in- en uitgaande geldstromen sneller zichtbaar en krijgt het financieel departement een beter idee van de cashflow.
E-invoicing is handig voor de klant, vooral dan wanneer je meteen ook een betaallink aanbiedt in de e-mail. Deze betaallink verhoogt aanzienlijk de kans op een snellere betaling, terwijl het gebruiksgemak voor de klant toeneemt.
En misschien nog de belangrijkste reden van allemaal: de klant kan niet langer het excuus inroepen dat de factuur niet werd ontvangen. En mocht dat wel het geval zijn, kan je in een mum van tijd een kopie van de factuur bezorgen.
7. Krijg inzicht in klachten en los ze snel op
Een klacht is één van de vele redenen waarom facturen soms niet worden betaald in credit management. Daarom zoek je voor een dispuut best zo snel mogelijk een oplossing.
In een persoonlijk gesprek rond een klacht komen er soms heel wat zaken naar boven. Het is daarom nuttig om over een goede tool te beschikken waar je notities en opmerkingen rond de klacht kan bijhouden. Door die centrale dossieraanpak zijn alle medewerkers sneller in staat klachten te behandelen, is de gegevensuitwisseling tussen afdelingen vlotter, en kunnen achteraf betere conclusies worden getrokken.
In iController zit automatisch dispuutmanagement standaard ingebouwd. Zo kunnen facturen snel opnieuw verstuurd worden, kunnen notities gemaakt worden over het dispuut, en kan over elke case intern snel worden gecommuniceerd of doorgegeven. Als kers op de taart kunnen klanten zelf heel eenvoudig een klacht aangeven wanneer ze een betalingsherinnering ontvangen, en via een rechtstreekse knop de factuur betwisten.
