Stad Bree en iController: een succesverhaal

okt 21, 2020

stad bree testimonial icontroller

Leestijd: 4 minuten

De uitdaging

Bree is een mooie stad gelegen in het noordoosten van de provincie Limburg, omringd door prachtige natuur. In deze verborgen parel wonen 16.000 mensen, waaronder tot voor kort ook tennistoptalent Kim Clijsters, die er opgroeide en kind aan huis is.

Het bestuur van zulke stad brengt uiteraard heel wat administratie met zich mee, ook voor de afdeling credit management. Net als bedrijven moeten ook steden facturen innen, namelijk belastingen en retributies (oftewel facturen voor verleende diensten). Voor de inning van beide types facturen zijn steden gebonden aan verschillende wettelijke bepalingen en is een afzonderlijke aanpak nodig.

De financiële dienst van Bree bestaat uit drie entiteiten: Stad Bree zelf, het OCMW en het AGB (Autonoom Gemeentebedrijf). Omdat alle drie de entiteiten dezelfde klanten hebben, is een polyvalente samenwerking onontbeerlijk. Stad Bree ging daarom op zoek naar vooruitstrevende software die hen helpt om een overzicht te bewaren over de verschillende entiteiten heen én die meegroeit met hun noden. Een accurate software met voldoende autonomie, klantgerichtheid en ondersteuning. Het klassieke boekhoudsysteem waarmee Bree tot voor kort werkte, voldeed echter niet aan deze vereisten. In de zoektocht naar geschikte software kwam Bree bij iController terecht – midden in de coronacrisis.

iController’s aanpak

Net als voor vele andere bedrijven, vormde de huidige coronacrisis ook voor iController een extra uitdaging. Het volledige uitrolproces werd in een minimum van tijd gedigitaliseerd, zodat de snelle en klantvriendelijke implementatie gegarandeerd kon blijven. Zo ondervond ook Jean Gielen, Financieel Directeur van Stad Bree: “De eerste gesprekken verliepen via mail, zodat we alles steeds rustig konden laten bezinken. Na die eerste fase, hielden we teleconferentiegesprekken met de business analist van iController, die de software op onze noden afstemde. En ook de opleiding over de iControllersoftware werd via deze weg gegeven, wat erg comfortabel aanvoelde.”

Na het voorzien van de benodigde veiligheidsmaatregelen, werd de configuratie opgestart. Een eerste zorg van Stad Bree was daarbij de accuraatheid. De informatie van de klantenfiches moet namelijk steeds up-to-date zijn. Daarom voorzag iController vier data-updates per dag. De tweede stap was Bree’s nood aan autonomie. Gezien zijn opbouw uit verschillende modules, kon iController hieraan snel en eenvoudig tegemoetkomen. Bij de implementatie van de software werd niet alleen gezorgd voor flexibele procedures, maar ook voor verscheidene mogelijkheden tot personalisatie, zoals het gebruik van templates en documenten in de huisstijl van Bree’s verschillende entiteiten.

Ook klantgerichtheid en ondersteuning vormden geen probleem. Via het centrale dashboard zorgde iController voor een helder overzicht van de openstaande facturen – niet alleen in totaal, maar ook per entiteit. Daarnaast werd er per entiteit ook een to do-lijst voorzien, gebaseerd op Bree’s eigen voorkeuren qua opvolgingsprocedure. Zo hebben de credit controllers een eenvoudig overzicht van de volgende stappen. De allesomvattende klantenfiches, waarin alle mailverkeer, facturen en klantendetails worden weergegeven, zorgen bovendien voor een eenvoudig overzicht en een betere dienstverlening naar de klant toe.

Succes

Na ontvangst van de data-export uit het huidige boekhoudsysteem van Stad Bree, kon de iControllersoftware zeer snel en efficiënt geïmplementeerd worden. Dat volledig naar de gebriefte noden. De business analist bij iController gaf voldoende bijstand waar nodig en ook de verdere verfijning van de software verliep vlot. Het verschil ten opzichte van vroeger is enorm: daar waar het debiteurenbeheer vroeger een kluwen was, is er nu overzicht én de mogelijkheid om de openstaande vorderingen te sorteren naar wens.

De volgende stap? Het debiteurenproces 100% digitaliseren! De plannen liggen alvast op tafel:

  • QR-codes toevoegen aan facturen, herinneringen en aanmaningen, zodat klanten deze sneller kunnen betalen.
  • De zogenaamde “E-Box” (de digitale brievenbus voor overheidsdocumenten) integreren in het debiteurenbeheer, zodat alle klanteninformatie automatisch up-to-date is.

Testimonial

“Bij Stad Bree willen we mee zijn met de markt. We willen openstaande facturen sneller invorderen en meegaan met de technologische mogelijkheden die er vandaag bestaan. iController helpt ons daarbij stap voor stap.” – Jean Gielen, Financieel Directeur van Stad Bree

“Daar waar ons debiteurenbeheer vroeger een kluwen was, hebben we nu terug overzicht. We zijn blij dat we met iController van start zijn gegaan en zijn benieuwd welke mogelijkheden ze ons in de toekomst nog zullen bezorgen!” – Jean Gielen, Financieel Directeur van Stad Bree

Jean Gielen Stad Bree
Jean Gielen – Financial Director at the City of Bree

Discover more

Blog overview

See more

Contact us

See more

Join iController

See more

Subscribe to learn more about credit management

Share This