De verborgen kosten als je geen debiteurenbeheer software gebruikt

mrt 10, 2022

software debiteurenbeheer

Estimated reading time: 8 minuten

Doeltreffend debiteurenbeheer is essentieel voor bedrijven en organisaties om toekomstgericht te blijven werken. De voorbije jaren maakten gelukkig al heel wat bedrijven de omslag naar een of andere vorm van automatisch debiteurenbeheer, via software voor debiteurenbeheer. De tijd van het werken met excel-spreadsheets en het versturen van aanmaningen als ‘het paste’, lijkt definitief voorbij.

Als je als bedrijf overweegt de stap te zetten naar een efficiënter debiteurenbeheer, en de nadruk legt op automatisatie, ben je alvast op de goede weg. Want niet doen aan automatisch debiteurenbeheer kan voor heel wat – al dan niet verborgen – kosten zorgen.

In dit artikel:

  • de (verborgen) kosten die gepaard gaan met inefficiënt debiteurenbeheer
  • efficiënter debiteurenbeheer dankzij het inrichten en automatiseren van procedures
  • meer data en integraties zorgen voor automatisatie en personalisatie
  • workflows vergemakkelijken het stellen van prioriteiten

Kosten bij debiteurenbeheer

Bij debiteurenbeheer zijn er verschillende kosten. We kunnen deze kosten in de volgende grote categorieën situeren:

  • Administratieve kosten
    Denk aan personeelskosten, de kost voor het versturen van (aangetekende) herinneringsbrieven en e-mails, telefoniekosten, het bijhouden van notities,  uitgaven voor de software en data-integraties, en het eventueel uitbesteden aan incassobureaus.
  • Opportuniteitskost
    De opportuniteitskost houdt rekening met de gemiste groeikansen voor een bedrijf doordat de cash niet beschikbaar is. Geld dat vastzit in het debiteurenbeheer kan niet gebruikt worden voor investeringen, marketing of aankopen.
  • Kosten rond voorspelbaarheid
    Zonder consistent aan debiteurenbeheer te doen, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks, is het moeilijk om voorspellingen te doen op het vlak van cashflow.
  • Financieringskosten
    Een lagere cashflow kan leiden tot het verplicht opnemen van kredieten.
  • Niet in te vorderen schulden
    Deze kost is direct gerelateerd aan de ouderdom van de openstaande facturen. Hoe langer de factuur open staat, hoe minder waarschijnlijk het wordt dat je het bedrag nog kan innen.

Zoals je ziet zijn er redenen genoeg om openstaande facturen tot een minimum te beperken. Maar hoe doe je dat?

Dat is waar iController, als krachtige en flexibele software voor debiteurenbeheer, aan te pas komt. Klanten die onze software gebruiken kunnen een belangrijke KPI zoals Days Sales Outstanding (DSO) terugdringen en zo meer cashflow in het bedrijf krijgen. 

Als iController beloven we daarom een stevige return-on-investment (ROI). Jouw openstaande bedragen zullen met 30% afnemen, en eindgebruikers zullen tot de helft meer tijd vrij hebben voor belangrijke taken waar interactie en strategie noodzakelijk zijn.

In het bijzonder helpen we met onze software financiële teams en credit controllers het invorderingsproces te optimaliseren. Hierna bespreken we verschillende onderdelen binnen dit proces die je kan optimaliseren, en die bovenstaande kosten sterk kunnen terugdringen.

Centraliseer data met software voor debiteurenbeheer

Je zou het misschien niet verwachten maar heel wat kosten treden al op vooraleer er nog maar één factuur de deur uitgaat. Wanneer het verkoopteam foutieve informatie of onvolledige aankoopgegevens in het CRM-systeem invoegt, kan dat de order-to-cash cyclus stukken duurder maken. 

En zonder data kan je als debiteurenbeheerder jouw job niet goed uitoefenen. Er moeten profielen van de klant worden opgebouwd, terwijl ook de klantenhistoriek moet bewaard worden. Die omvat bijvoorbeeld het historisch betalingsgedrag, kredietscores van externe partijen en eigen data, die de debiteurenbeheerder toelaten wanbetalingen nog beter te kaderen.

Hoe meer data voorhanden is over jouw klanten, hoe meer automatisatie en personalisatie je kan inbouwen. En deze data is best centraal toegankelijk via de software voor debiteurenbeheer zodat alle betrokken partijen toegang hebben tot dezelfde pool van gegevens. Deze manier van werken opent meteen heel wat nieuwe deuren. Zo kan je bijvoorbeeld meldingen krijgen wanneer er iets fout loopt. We hoeven je niet te vertellen dat dit heel wat tijd en kosten kan besparen.

Maar data is enkel nuttig als alle gegevens ook correct zijn. Vandaar dat je best integraties opzet met CRM-programma’s, en ERP- en boekhoudsoftware zodat de brongegevens tenminste juist zijn. 

Duidelijke procedures

Automatische procedures zijn een cruciaal onderdeel binnen de debiteurenbeheer software van iController. Als is voldaan aan bepaalde voorwaarden kunnen openstaande facturen automatisch in vooraf bepaalde procedures terecht komen. Hieraan kunnen dan weer acties aan verbonden zijn die in de dagelijkse workflow van de credit controller terecht komen.

Met duidelijke procedures vermijd je heel wat twijfelgevallen en potentiële discussies met klanten. Je kan dan bijvoorbeeld de optie van een afbetalingsplan of gedeeltelijke betalingen bovenhalen. Zeker wanneer klanten in een moeilijke periode zitten, kan dat wat verlichting brengen. De ‘lifetime value’ van een klant is vaak hoger dan de openstaande schuld op dat moment, en een tijdelijke oplossing aanbieden is dan de meest aangewezen manier.

In de juiste workflow met debiteurenbeheer software

Nauw verweven met de procedure-aanpak, is een betere workflow. Op basis van interne en externe informatie worden in iController klanten automatisch toegewezen aan bepaalde procedures. Voor een meer persoonlijke aanpak kan je management by exception toepassen en aangeven welke klanten beter een manuele opvolging krijgen. 

Met workflows optimaliseer je de acties en de communicatie met jouw klanten, voor dienstverlening op maat. Repetitieve taken gaan op automatische piloot zodat er tijd vrij komt om je te richten op persoonlijk klantencontact of complexere taken die extra aandacht opeisen.

En door silo’s weg te ruimen binnen de organisatie, en bijvoorbeeld betere informatie te delen rond moeilijke klanten of rond klachten, kan ook de invorderingskost per actieve klant naar beneden.

Identificeer de ideale communicatiemethode

Een belangrijke stap in een effectief invorderingsproces is de communicatie met jouw klant. Wanneer je de debiteur rechtstreeks kan benaderen en op een consistente manier communiceert kan dat het volledige invorderingsproces stukken vereenvoudigen. 

Maar communicatiekosten kunnen snel oplopen, zeker wat verder in het proces wanneer er aangetekende brieven of e-mails aan te pas komen, of wanneer er incassobureaus of andere juridische middelen moeten worden ingeschakeld.

Vandaar dat we procedures inrichten en zo gericht mogelijk gaan werken, iets wat met software voor debiteurenbeheer perfect mogelijk is. We gaan bovendien communiceren met klanten op een manier die de klant het best vindt. Als die heeft aangegeven liever een e-mail of tekstbericht te ontvangen als korte herinnering, kan je dat zo aangeven in de klantenhistoriek.

Eenmaal dat is gebeurd, probeer je zoveel mogelijk van dit proces te automatiseren en de procedures hierop in te richten. En vergeet niet: door bijvoorbeeld betaallinks te verwerken in deze automatische procedures vergroot je de kans dat er sneller zal betaald worden.

Multichannel aanpak

Dankzij het automatiseren van procedures kan je veel sneller en eenvoudiger een multichannel aanpak uitrollen. Opnieuw, hoe meer je weet over de betaal- en communicatievoorkeur van jouw klanten, hoe meer je communicatie op maat kan opstellen.

De eerste herinnering stuur je dan per email uit, de volgende per brief en wanneer facturen te lang blijven liggen, volgt dan een aangetekende brief.

Schenk meer aandacht aan jouw facturen

Om jouw invorderingsproces te verbeteren, kan het handig zijn jouw facturatieproces eens tegen het licht houden. Vermeld in ieder geval alle noodzakelijke gegevens en details op de factuur, zodat klanten gemakkelijk tot betaling kunnen overgaan. Vergeet tevens niet de betaalvoorwaarden. En wacht niet om facturen meteen na de geleverde dienst de deur uit te sturen.

Stel prioriteiten op en focus

Niet de juiste prioriteiten stellen in jouw klantenbestand, kan jouw bedrijf veel geld kosten. Als je bijvoorbeeld heel wat tijd van het team steekt in openstaande facturen met lage bedragen, zal uiteraard de return lager zijn en de kost van het hele proces hoog blijven. Want de focust ligt niet op de wanbetalers met de hoogste openstaande bedragen.

Hoe breng je de kosten dan naar beneden? Door focus te behouden. Maak een onderscheid tussen accounts met hoge en lagere bedragen, en prioritiseer de accounts die het hoogste percentage uitmaken van onbetaalde facturen. Via dashboards en rapporten kan je eenvoudig deze informatie uit de iController software voor debiteurenbeheer halen.

Eens je deze onderverdeling in jouw accounts hebt gemaakt, stel dan een proces op waarbij je bepaalde facturen ‘afschrijft’ die onder een bepaald bedrag vallen. Hierdoor kan je snel overschakelen naar facturen met hoge bedragen, die bij betaling meteen ook een grotere impact op de cashpositie hebben.

Verloren productiviteit en personeelskosten

Zo komen we automatisch terecht bij het volgende punt: productiviteit. De twee bovenstaande punten, procedures en workflows, maken het debiteurenbeheer stukken efficiënter, en leveren teams heel wat tijdswinst op. 

Maar ook de kennis en ervaring van de credit professionals speelt mee. Een niet goed getraind team die niet over de juiste middelen beschikt, zal het invorderingsproces aanzienlijk vertragen. Bijvoorbeeld wanneer het team niet over alle informatie rond een onbetaalde factuur beschikt of wanneer men onzeker is wie te contacteren met betrekking tot de factuur. De juiste software biedt opnieuw een helpende hand.

Minder nood aan kredietverzekeringen

Bedrijven kunnen een kredietverzekering afsluiten om zichzelf te beschermen tegen klanten die hun openstaande facturen niet terugbetalen. Een kredietverzekering helpt de cashflow stabiel te houden, maar goedkoop is ze niet. Verzekeringsmaatschappijen worden meestal betaald op basis van de omzet, en dat kan snel oplopen.

Met een efficiënt proces van debiteurenbeheer is de noodzaak aan het afsluiten van kredietverzekeringen minder aanwezig.

Oninbare schuldvorderingen

Een grote kost van het toestaan van een verlenging van handelskredieten aan je klanten is dat er potentieel de kans bestaat dat schulden niet zullen kunnen worden terugbetaald.  

Ook als er een incassobureau moet worden ingeschakeld, of voor de juridische weg wordt gekozen, zal je moeten betalen voor deze diensten. 

Het volledige uitsluiten van wanbetalers kan je niet, maar door sterk in te zetten op features als kredietwaardigheid, kredietscores en voorspellingen via artificiële intelligentie (AI) wil iController je helpen dit onderdeel van het order-to-cash proces zo grondig mogelijk aan te pakken.

Factoring

Het komt voor dat je als bedrijf graag liever meteen cashflow wenst. Dan is factoring een manier om het bedrag van openstaande facturen al te innen zonder dat je hiervoor zelf een inspanning doet.

Uiteraard zijn hier ook kosten en voorwaarden aan verbonden, afhankelijk van de gekozen factoringoplossing en factoringmaatschappij. Dat bedrag kan aanzienlijk zijn omdat ook het risico verbonden aan het niet kunnen invorderen van de facturen mee is ingecalculeerd. Denk ook aan de opportuniteitskost: kan ik de sneller verworven cash beter aanwenden dan de factoring mij kost?

Conclusie

Bij debiteurenbeheer treden dus heel wat, al dan niet verborgen, kosten op. Hopelijk maakt dit artikel al het een en ander duidelijk. Door jouw debiteurenbeheer proces goed tegen het licht te houden,  zal je zien dat er heel wat efficiëntiewinsten mogelijk zijn.

Zet daarom als bedrijf de stap naar een efficiënter en automatisch debiteurenbeheer. De iController software voor debiteurenbeheer en credit management wil je hierbij graag helpen. Contacteer ons gerust voor een demo.

Discover more

Blog overview

See more

Contact us

See more

Join iController

See more

Subscribe to learn more about credit management

Share This