Leestijd: 4 minuten
In grote bedrijven is de credit manager vaak een afzonderlijke functie. Dergelijke bedrijven kunnen niet zonder een specifieke medewerker voor het debiteurenbeheer. Dat heeft te maken met het feit dat er vaak honderden klanten en meerdere debiteuren zijn. De opvolging van deze debiteuren kan er niet zomaar bij worden genomen door andere medewerkers, zoals die binnen de afdeling boekhouding of financiën.
Dat heeft te maken met het feit dat er vaak honderden klanten en meerdere debiteuren zijn. De opvolging van deze debiteuren kan er niet zomaar bij worden genomen door andere medewerkers, zoals die binnen de afdeling boekhouding of financiën.
Een goede bedrijfsvoering bij middelgrote en grote ondernemingen is gebaat bij iemand die de bedrijfsrisico’s juist inschat en actie onderneemt, zoals de credit manager of debiteurenbeheerder.
De credit manager vandaag definiëren als louter debiteurenbeheerder zou hem of haar tekortdoen. Het start al met prospecten en nieuwe klanten die beoordeeld moeten worden op hun kredietrisico en de betrokkenheid loopt door in het volledige order-to-cash proces.
Maar wat is nu juist de functie van een credit manager? Welke taken vallen onder zijn of haar bevoegdheid?
De functie van een credit manager
Een credit manager heeft als hoofdtaak ervoor te zorgen dat openstaande facturen worden betaald. Hoe sneller, hoe liever. Hij of zij probeert steeds de communicatie met de debiteuren gaande te houden.
Niet alleen het contact met de debiteuren maar ook relaties met kredietverzekeringsmaatschappijen, banken, incassobureaus en andere financiële spelers behoren tot het takenpakket.
De credit manager heeft tevens een belangrijke interne rol voor het bedrijf. Zo is de credit manager een adviseur voor de directie, en voert die het debiteurenbeleid van het bedrijf uit.
Zijn of haar rol bestaat er in om interne medewerkers aan te sturen zoals de credit controllers, af te stemmen met andere collega’s waaronder sales en te rapporteren aan de directie. De credit manager tracht telkens het evenwicht te vinden tussen sales (nieuwe klanten beoordelen) en financiële zekerheid (kredietrisico’s beperken).
Benodigde skills
De credit manager beschouwt het als zijn mantra om het aantal openstaande facturen te verminderen of te beperken, en het totale openstaand bedrag binnen de perken te houden. Motivatie, doorzettingsvermogen en enthousiasme om die openstaande bedragen na te jagen zijn uitstekende eigenschappen van een goede credit manager.
Financiële geletterdheid door studies in bedrijfsmanagement, handelswetenschappen, economie of finance of een gezonde interesse in cijfertjes zijn bijna een must om de job als credit manager naar behoren te kunnen invullen.
Ook technische vaardigheden zoals talenkennis (indien er veel buitenlandse debiteuren in het klantenbestand zijn) en juridische kennis zijn pluspunten.
Doordat de credit manager in contact treedt met een heleboel verschillende partijen, intern en extern, is hij of zij best ook communicatief sterk én klantgericht.
Wat zijn de taken van een credit manager?
Nu duiken we wat dieper in het takenpakket van de credit manager. Dat is best uitgebreid, want vandaag wordt steeds meer verwacht van een moderne credit manager.
De specifieke taken die we hierna opsommen, zijn sowieso onvolledig. Elk bedrijf heeft zijn eigen werking en nuances, en de invulling van het debiteurenbeheer en credit management verschilt dan ook sterk. Onderstaande taken kunnen ook door andere medewerkers in het bedrijf worden uitgevoerd, en niet alleen door de credit manager zelf.
Duidelijk debiteurenbeleid opstellen en uitvoeren
Eén van de kerntaken is het opstellen en bepalen van een goed, duidelijk debiteurenbeleid. En ervoor zorgen dat de uitvoering ervan goed wordt opgepakt binnen het bedrijf.
Regelmatig overleg met de dienst interne sales (backoffice), externe sales (agenten) of met de CEO is noodzakelijk. Zeker wanneer het gaat over het nemen van belangrijke kredietbeslissingen of over het al dan niet blokkeren van nieuwe leveringen voor klanten met vervallen facturen.
Automatiseren van het debiteurenbeheer
Door volop voor automatisatie te kiezen heeft het uitgestippelde debiteurenbeleid veel meer kans op slagen. De juiste software inzetten is hier cruciaal. Bij iController zien we het debiteurenbeheer als onderdeel van een bredere aanpak van het order-to-cash proces.
Dankzij de doorgedreven automatisatie van de opvolging, komt er tijd vrij voor de credit manager om grondige analyses en rapporten te maken. En om verbeteringen aan te brengen aan de debiteurenopvolging en/of de bedrijfspolicy aangaande kredietrisico’s.
Betaalprofielen opstellen
Binnen de debiteurenportefeuille zijn er heel wat verschillende types van klanten. Klanten die eens uitzonderlijk te laat betalen, maar ook klanten die kunnen gecategoriseerd worden als minder goede en zelfs slechte betalers. Deze klantsegmentatie kan manueel gebeuren maar ook automatisch op basis van een analyse van onder meer het betalingsgedrag uit het verleden.
Door betaalprofielen op te stellen en de debiteuren hieraan toe te wijzen, kunnen beslissingen veel gerichter genomen worden. Een bepaalde categorie van klanten krijgt dan een eigen traject met een specifiek communicatiekanaal, een andere inhoud van de boodschap, enzovoort.
In deel 2 van dit artikel gaan we verder in op de taken van de credit manager.
