Estimated reading time: 7 minuten
De rol van betaalprofielen in credit management wordt niet zo vaak belicht. Toch kunnen ze helpen in het debiteurenbeheer en zorgen voor betere resultaten.
Wat is een betaalprofiel?
Een betaalprofiel is een verzameling van kenmerken waardoor debiteuren in groepen kunnen worden ingedeeld. Het betaalprofiel bepaal je vooral op basis van het (historisch) betaalgedrag.
Op basis van het betaalprofiel zijn vervolgens bepaalde beslissingen mogelijk in het debiteurenbeheer, zoals het gekozen communicatiekanaal (telefoon, sms, brief, email, whatsapp), de toon of het taalgebruik.
Waarom betaalprofielen opmaken?
Er zijn verschillende redenen om een betaalprofiel aan te maken en te gebruiken. Een betaalprofiel kan immers in elk stadium van het debiteurenbeheer aan bod komen, en is een nuttig instrument bij de analyse van de debiteurenportefeuille.
- Het betaalprofiel kan dienen als leidraad bij vervolgacties naar bepaalde groepen.
- Met een betaalprofiel kan er meer op maat worden gecommuniceerd met de debiteur. Het communicatiemiddel, het woord- en beeldgebruik en de boodschap zijn afgestemd op de doelgroep.
- Het betaalprofiel levert informatie op bij de keuze voor een betaalregeling, een afbetalingsplan of een bepaalde incassostrategie
- Het helpt bij beslissingen welk deel van de debiteurenportefeuille dient overgedragen te worden aan het incassobureau of de gerechtsdeurwaarder
In ieder geval is het opmaken van een betaalprofiel cruciaal in het efficiënt opvolgen van debiteuren. Dat moet op zijn beurt dan weer leiden tot betere resultaten.
Hoe betaalprofielen opmaken?
Betaalprofielen van debiteuren maken we op basis van interne en externe data zoals
- het betaalgedrag van de debiteur. Dit kan gaan over de betaalhistoriek beschikbaar binnen jouw bedrijf, of het betaalgedrag binnen de specifieke sector. Hoe snel wordt er betaald, hoe snel wordt er gereageerd op betaalherinneringen.
- het openstaand saldo van de debiteur
- de afgesproken betaaltermijn, met een eventuele marge
- kredietlimieten en kredietscores
- adresgegevens of nationaliteit
- andere gegevens zoals publiek toegankelijke data in verband met de financiën van de debiteuren
Het aantal betaalprofielen varieert sterk
De hoeveelheid aan betaalprofielen varieert per organisatie. Vaak is dat beperkt tot drie, maar afhankelijk van de complexiteit van de organisatie en het cliënteel kan dat gerust oplopen tot tien en meer betaalprofielen.
De indeling kan heel eenvoudig zijn: drie betaalprofielen voor goede betalers, minder goede betalers en slechte betalers. De kleuren groen, oranje of rood kunnen als bijkomende indicatie worden gebruikt.
Het groene betaalprofiel duidt op trouwe betalers die zo goed als altijd op tijd betalen. Wie per uitzondering in deze groep eens te laat betaalt, krijgt een eenvoudige herinnering met de optie om de betaling te voldoen.
Het oranje betaalprofiel vraagt wat meer inspanning als groep. Deze debiteuren kan je opbellen, vragen en luisteren wat het probleem is, een passende oplossing bieden, enzovoort. De betrachting is om deze debiteuren naar de groene groep te krijgen en vooral te verhinderen dat ze in de volgende groep, het rode betaalprofiel, terechtkomen.
De rode groep zijn de lastigste betalers die veel tijd en aandacht nodig hebben en pas tot betaling overgaan na veel communicatie. Hiervoor kan er een passende benadering op maat worden uitgewerkt. Dit zijn de drie ‘basics’ maar het kunnen er gerust veel meer zijn.
Goed om weten is dat een betaalprofiel niet statisch is. Dat je een debiteur aan een bepaald betaalprofiel hebt toegekend wil niet zeggen dat dit betaalgedrag zich in de toekomst zal blijven herhalen. Mensen of bedrijven kunnen van het ene betaalprofiel naar het andere ‘verhuizen’ door wijzigingen in het betaalgedrag, veranderingen in de financiële situatie van het bedrijf, …
Betaalprofielen bij iController
In iController gaan onze klanten op verschillende manieren betaalprofielen instellen. We onderscheiden hierin drie belangrijke niveaus.
Handmatige opzet
Kleinere partijen hebben vaak niet de data, kennis of tijd die nodig is om betaalprofielen te ontwikkelen en ze gericht in te zetten. Als iController gaan we dan het gesprek met de klant aan en creëren op basis van de ideeën van de klant de segmenten.
Voor bedrijven of organisaties die al met klantsegmenten werken nemen we de historiek mee uit ERP-systemen of boekhoudsoftware. Het gaat dan doorgaans om segmenten zoals key accounts, opdeling in B2B en B2C, binnen- en buitenlandse debiteuren, exportklanten en intercompany segmenten.
Voor beide klantgroepen helpt iController inzicht te krijgen in het betaalgedrag van de debiteuren. Als organisatie zie je of er al betaald werd, wanneer er betaald werd, en wat het gemiddelde betaalgedrag is. Maar je komt ook te weten wat je hebt moeten doen om tot dit betaalgedrag te komen.
Het achterliggende idee is vaak hetzelfde bij alle bedrijven: eindigen met betaalprofielen van slechte, minder goede en goede betalers, geaccentueerd door kleurlabels zoals rood, groen en oranje.
Automatische fase
Wanneer sommige klanten al een tijdje met iController werken – maar het kan ook reeds bij de opstart ingericht worden – kiezen ze er vaak voor om de indeling in segmenten te laten vallen en het iController-platform zelf keuzes te laten maken.
In deze automatische fase gaat iController de debiteuren zelf een betaalprofiel toekennen. Een voorbeeld: wanneer het openstaand saldo groter is dan de optelsom van de intern opgestelde limiet en de externe limiet van de handelsinformatiepartner krijgt deze debiteur het rode label.
Je kan ook werken met het betaalgedrag en de debiteur een rode score geven wanneer het betaalgedrag (het aantal dagen dat er wordt betaald na de vervaldatum) groter is dan de optelsom van de afgesproken betaaltermijn en een vast percentage (bv. 20%).
Handmatige interacties blijven steeds mogelijk. Wanneer bijvoorbeeld uit informatie van een externe handelsinformatiepartner blijkt dat de klant altijd te laat betaald, maar je met eigen gegevens weet dat dit altijd twee weken na datum gebeurt, kan je er bewust voor kiezen om deze te verplaatsen naar de groene groep, omdat het betaalgedrag stabiel blijft en je dus hier als credit controller geen extra werk aan hebt.
Voorspellende fase
Algoritmes waarop betaalprofielen zijn gebaseerd presteren beter wanneer er meer data beschikbaar is. Denk aan meer openstaande facturen, meer debiteuren, en meer gegevens over het betaalgedrag over een langere periode.
In een derde fase die dit jaar voluit wordt uitgerold, maken we daarom gebruik van onze toepassing Advisory AI. Die zet grote hoeveelheden data van jouw iController-platform aan het werk en optimaliseert de cashflow van jouw bedrijf.
Concreet gaat de Geavanceerde AI-technologie:
- Voorspellen wanneer de debiteur een factuur zal betalen
- Credit controllers inzicht geven in mogelijke acties
- Geavanceerde simulaties bieden van het betaalgedrag
- De meest optimale procedures in credit management bepalen
- De efficiëntie van credit controllers maximaliseren door de workflow te optimaliseren
Beschouw het als je persoonlijke assistent die aanbevelingen geeft en je proactief zegt: als je deze procedurestappen nauwgezet opvolgt, dan zal je deze verbeteringen zien in het aantal openstaande facturen.
Stel steeds de volgende vragen:
- Wat heb ik moeten doen om tot het betaalgedrag te komen dat we vandaag zien?
- Wat kan ik doen om het betaalgedrag te verbeteren?
- Hoe kan ik die inzichten die iController geeft, gebruiken om mijn werk beter in te delen?
De meerwaarde van betaalprofielen
Wat de complexiteit of de mate van automatisatie in het debiteurenbeheer ook is, het werken met betaalprofielen biedt heel wat voordelen.
Betere dienstverlening aan debiteuren
Betaalprofielen zorgen voor een meer gerichte en betere dienstverlening aan de klant of debiteur. De communicatie voor bepaalde doelgroepen verloopt op maat, via een vooraf bepaald communicatiekanaal, een eigen tone of voice, en specifiek woord- en beeldgebruik.
De juiste aanpak kan tevens extra kosten of extra procedures beperken voor de debiteur. Er kan immers sneller op de bal worden gespeeld: reeds in een vroeg stadium worden betalingsproblemen ontdekt, kunnen specifieke betaalregelingen worden voorgesteld en komt men minder snel terecht in een gerechtelijke procedure of oplopende interesten en kosten.
Betere resultaten bij het innen
De inzet van betaalprofielen leidt in de praktijk tot betere resultaten bij het innen. Wel dient rekening gehouden te worden met de initiële opzet en uitwerking van deze betaalprofielen.
Credit management software zoals iController helpt bedrijven bij het toekennen van de debiteuren aan procedures en het inrichten van efficiënte workflows voor credit controllers.
Een efficiënter proces
Met betaalprofielen zorg je ervoor dat het inningsproces is ingericht, met minder inzet van middelen en mensen tot gevolg. Het voorkomt ook dat problemen escaleren en schulden verder oplopen.
Het betaalprofiel kan bij een incassobureau ook gebruikt worden om de tarieven te bepalen voor de klanten.
Conclusie
Betaalprofielen werken ondersteunend in de workflow en wanneer je gaat communiceren met klanten. Ze helpen je met het nemen van beslissingen over hoe je een klant moet opvolgen. Met iController liggen alle opties open bij het werken met betaalprofielen.
