Pourquoi la feuille de calcul n’est plus recommandée en tant qu’outil de gestion débiteurs

Fév 17, 2022

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Temps de lecture: 8 minutes

Qu’utilisez-vous pour votre gestion débiteurs? Encore toujours des feuilles de calcul? Vous n’êtes pas une exception. De nombreuses entreprises et organisations se servent encore de la feuille de calcul, surtout Excel, pour le suivi des débiteurs.

La feuille de calcul a longtemps été un outil très utile pour la centralisation de chiffres et de données. Cependant l’utilisation pour la gestion débiteurs se heurte à des limitations. Beaucoup de possibilités sont d’office exclues et la feuille de calcul n’est pas très flexible ni efficace ni automatisable. Ainsi vous ne pouvez par exemple pas consulter l’historique des clients ni partager aisément les informations avec les collègues. La collaboration augmente même le risque d’erreurs.

Les contrôleurs de crédit doivent optimiser leur emploi du temps. C’est pourquoi ils focalisent davantage sur les clients qui sont redevables des montants les plus importants ou dont la date d’échéance est la plus éloignée. Ceci est une approche réactive: résoudre seulement les problèmes lorsqu’ils sont sont déjà trop grands.

Ce ne sont pas des exemples de bonne gestion débiteurs. Vous souhaitez vraiment, en tant qu’entreprise, poursuivre cette démarche manuelle, fastidieuse et avec un risque élevé d’erreurs ? Les entreprises qui tentent d’exclure les risques et pensent à l’avenir ont tout intérêt à passer des feuilles de calcul à une gestion débiteurs automatisée.

Dans cet article:

  • Les inconvénients des feuilles de calcul et d’excel
  • Découvrez les raisons pour lesquelles il vaut mieux passer au plus vite à une gestion débiteurs automatisée dans le cloud
  • Comment l’automatisation peut favoriser l’orientation client et une approche stratégique

Limiter les risques

D’après le European Spreadsheet Risks Interest Group la fiabilité d’une feuille de calcul dépend essentiellement de l’exactitude des données qu’elle produit. Environ 94 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs.

Dans une feuille de calcul, une faute de frappe arrive facilement, les lignes et les cellules sont trop faciles à supprimer, et les formules et les liens peuvent être rompus en un instant. De plus, il n’y a pas de réel contrôle sur l’entrée des données. Et cela peut avoir des conséquences importantes, comme en 2012, lorsque JP Morgan a perdu six milliards de dollars à cause d’une erreur dans Excel.

Une meilleure approche pour réduire considérablement le risque d’erreurs est l’échange de données entre un outil de gestion débiteurs et un logiciel CRM, ERP ou de comptabilité. Si vous tombez quand même sur une erreur, vous corrigez l’information dans la source et à la prochaine synchronisation tout est correct partout.

Un avantage supplémentaire est que vous évitez le double travail. Beaucoup de champs sont d’office remplis. En outre vous pouvez par exemple dans le logiciel ERP gérer des droits d’accès pour différents utilisateurs et garder des logs.

Suivre la croissance de l’entreprise

Les feuilles de calcul deviennent plus grandes et plus complexes au cours du temps. De nouveaux clients et dossiers doivent être rajoutés, les anciens supprimés. De nouvelles données deviennent importantes et doivent être intégrées. Et qui est responsable des mises à jour?

Les feuilles de calcul ont donc du mal à suivre la croissance de votre organisation. Et qu’est-ce qui se passe si votre entreprise connaît une croissance rapide? La feuille de calcul devient de plus en plus grande, tout comme le risque d’erreurs et de formules rompues.

Il arrive souvent que la personne qui a élaboré dans le temps la feuille de calcul ne travaille plus dans le service ou dans l’entreprise. Cette personne-là est souvent la seule à savoir exactement comment les données sont générées, puisque c’est elle qui a développé l’algorithme des macros.

Faciliter le travail et la collaboration

Il faut l’avouer: une feuille de calcul demande beaucoup de travail et n’est pas ce qu’il y a de plus agréable. C’est surtout le cas quand il s’agit de centaines et de milliers de lignes et de cellules.

Si la feuille de calcul indique qu’il faut entreprendre une certaine action, telle qu’un coup de fil ou l’envoi d’un e-mail ou d’une lettre, il faut encore créer la tâche dans un agenda ou une liste de tâches, pour ensuite encore tout enregistrer dans la feuille de calcul.

Et comment faites-vous quand plusieurs collègues travaillent dans la même feuille de calcul? Comment distribuer la charge de travail? Il n’est pas facile de voir qui a travaillé sur quoi et il faut par exemple garder des notes dans une colonne à part.

Des notes qui demandent d’ailleurs un suivi cohérent, sinon il risque d’y avoir des erreurs ou des malentendus. Par exemple est-ce que ce débiteur a déjà reçu un rappel de paiement? Et que se passe-t-il lorsque le débiteur a payé mais que le montant n’était pas correct? Comment faire le suivi et la communication? Et que faire quand il y a des plaintes? La liste des exceptions s’allonge vite.

Lorsqu’un(e) collègue tombe malade d’un jour à l’autre, est-ce qu’un(e) autre collègue peut immédiatement prendre la relève? Il y a des entreprises qui prévoient des dossiers partagés où se retrouvent toutes les notes qui ont rapport à la gestion débiteurs, permettant ainsi aux collègues de consulter les données. Tout ceci reste gérable tant qu’il s’agit de quelques dizaines de clients mais évidemment pas pour des centaines.

Et quid des autres membres de l’équipe ou des profils non financiers comme le management ou l’équipe de vente? Ont-ils aussi accès aux feuilles de calcul et aux notes?

Une gestion débiteurs automatisée

De nombreux aspects de la gestion débiteurs sont difficiles à automatiser dans une feuille de calcul. Exécuter des actions au sein d’une feuille de calcul est de toute façon exclu, tout comme l’envoi de rappels sur base d’une procédure automatisée et d’un template spécifique.

C’est pourquoi de nombreuses entreprises passent à un outil de gestion débiteurs automatisée, et même à un système order-to-cash. Les procédures et les flux de travail permettent aux contrôleurs de crédit d’avoir une vue globale sur leur journée de travail et sur le statut des clients et de générer facilement des rapports pour le management.

Dans les processus d’entreprise l’IA et les données sont devenues incontournables. L’automatisation permet le traitement de beaucoup de données et une présentation transparente pour tous ceux qui en ont besoin. Pour découvrir des tendances les contrôleurs de crédit ne doivent plus parcourir des milliers de cellules d’une feuille de calcul, le logiciel les présente en un clin d’oeil sur base d’une masse de données. Ainsi par exemple les tendances qui se dégagent dans le comportement de paiement des clients.

L’automatisation permet aux équipes de focaliser sur d’autres choses, telles que l’examen des anomalies. Le passage des tâches manuelles vers des responabilités plus stratégiques améliore considérablement les flux de travail. Les gestionnaires débiteurs peuvent se concentrer à nouveau sur leurs tâches premières: une bonne communication avec les clients et l’encaissement efficace des paiements.

Rapportages

Les feuilles de calculs ont été créées pour sauvegarder des données. Si vous les utilisez à d’autres fins, le résultat sera moins idéal que vous n’espérez. Prenez par exemple les rapportages et les statistiques. Il est parfaitement possible de présenter des rapports et des statistiques sur base des données d’une feuille de calcul, mais ce n’est pas simple ni intuitif. Et certainement pas quand il s’agit d’une masse de données.

Et la tâche se complique lorsque le management et les directeurs financiers souhaitent leurs propres rapports et statistiques. Ils n’ont pas envie de parcourir des dizaines de feuilles de calcul pour trouver des informations vitales ou des KPI. Ils souhaitent uniquement les informations dont eux ont besoin. Pour le service financier c’est toute une corvée de rassembler les informations pour les différentes parties prenantes. Dans ce cas il vaut mieux utiliser un logiciel de business intelligence.

Pour extraire des tendances d’une masse de données il faut combiner ces données à différents moments. Ce qui résulte en d’autres feuilles de travail et des colonnes et lignes supplémentaires. Comment par exemple extraire le comportement de paiement des débiteurs dans une feuille de calcul?

Et comment est-ce que les managers peuvent faire le suivi et coacher les contrôleurs de crédit dans une feuille de calcul? Où est-ce que les managers peuvent retrouver les actions de la journée pour les collaborateurs et ajuster si nécessaire?

L’enregistrement des plaintes

Une des raisons de paiement tardif de factures est une plainte. Le produit n’a pas été livré correctement, un ou plusieurs produits manquent, des marchandises sont endommagées ou le client n’est pas satisfait des services livrés.

La gestion litiges pour traiter les plaintes des clients est une discipline en soi qui connaît ses propres finesses et une approche spécifique. Souvent il faut chercher aussi bien en interne qu’en externe ce qui pose problème. Comment allez-vous enregistrer toutes ces interactions dans une feuille de calcul?

Une plus grande qualité grâce à l’intégration

Les feuilles de calcul ne permettent pas une intégration standard avec les systèmes d’entreprise. Si vous souhaitez combiner une feuille de calcul avec les autres systèmes qui sont utilisés au sein de l’entreprise, il faudra chercher des solutions d’intégration telles que Zapier. Ou sinon prévoir soi-même un datalink.

Un logiciel de gestion débiteurs approprié vous permet de réutiliser les données qui sont déjà présentes dans votre infrastructure (comptabilité, CRM, ERP, …) ce qui résulte en une meilleure qualité des données. Par après il est également relativement simple de rajouter des données externes telles que des informations commerciales ou des scores crédit.

Internationalisation

Si vous avez affaire à plusieurs devises ou régimes fiscaux dans une feuille de calcul, vous serez vitre confrontés aux limitations de l’outil. Elaborer des prévisions, des budgets ou des rapports devient d’emblée encore plus complexe.

Grandes bases de données

Excel a une capacité limitée quand il s’agit de traiter une masse de données, le traitement prend dès lors beaucoup plus de temps. Dans Excel la limite est de 1 million de lignes. Lorsque vous ouvrez par exemple un fichier csv qui contient plus de lignes que cette limite, ces lignes sont automatiquement ‘supprimées’ et ne sont plus affichées. En 2020, au Royaume-Uni, cela a résulté en la disparition de 16.000 résultats de test covid. Dans une vraie base de données il n’y a pas de limites quant aux nombre de lignes et de colonnes.

Manque de données en temps réel dans les feuilles de calcul

Les feuilles de calcul présentent les données à un certain moment dans le temps mais pas en temps réel. La mise à jour d’une feuille de calcul doit se faire manuellement. Cela peut éventuellement se faire par l’importation des données à partir d’un autre système, mais les données doivent ‘convenir’ dans la feuille de travail actuelle.

De nos jours pour une entreprise les données en temps réel sont essentielles pour la prise de décisions.

Conclusion

Les erreurs et les inexactitudes dans une feuille de calcul sont une des raisons principales de passer à une application spécifique. Les équipes financières ne peuvent pas se permettre d’erreurs. Des prévisions erronées provenant d’erreurs dans les données sous-jacentes, ça ne se fait pas et cela peut causer des dommages non négligeables à l’entreprise.

Un logiciel de gestion débiteurs favorise l’orientation client et une approche stratégique de la part des contrôleurs de crédit. En outre une application est bien plus flexible et toujours prête pour les défis du futur.

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