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Les clients qui ont des difficultés à payer une ou plusieurs factures impayées ont un grand impact sur le flux de trésorerie d’une entreprise. Un plan de paiement peut y remédier.
Dans cet article:
- nous expliquons ce qu’est un plan de paiement.
- nous énumérons les avantages et inconvénients d’un plan de paiement, aussi bien pour le client que pour le créancier. Nous focalisons ici sur le marché B2B.
- nous vous apprenons à rédiger un bon plan de paiement, en suivant quatre étapes bien précises.
- nous vous dévoilons comment nous, chez iController, gérons les plans de paiement. L’automatisation et le suivi efficace sont le fil rouge de notre histoire.
Qu’est-ce qu’un plan de paiement?
Un plan de paiement est un contrat où le créancier et le débiteur conviennent que la dette sera payée en tranches.
Les plans de paiement peuvent revêtir différentes formes, mais la formule la plus connue est sans aucun doute le remboursement d’un montant dû par des paiements partiels périodiques.
La psychologie assez simple derrière un modèle d’abonnement est que, pour un client, il est plus confortable de payer périodiquement des montants modestes plutôt que de payer en une fois un grand montant. Le plan de paiement vous permet d’offrir cette option.
Les plans de paiement diffèrent d’un abonnement mensuel par exemple pour un logiciel du fait que ni les délais entre les paiements ni les montants ne doivent nécessairement être identiques. Un plan de paiement pour une dette de 2.000 euros peut prévoir 10 tranches mensuelles de 200 euros, mais aussi bien 1 tranche de 500 euros et 5 tranches mensuelles de 300 euros.
Pourquoi un plan de paiement n’est pas une mauvaise idée
Il y a plusieurs raisons qui peuvent faire qu’un client n’est pas en mesure de payer le montant total maintenant. La solution est alors un plan de paiement.
Le grand avantage d’un plan de paiement est que le découpement de la dette en plusieurs montants plus modestes rend le remboursement plus gérable pour le client.
Cependant il y a encore d’autres raisons qui font qu’un plan de paiement est une manière de se faire payer.
Avantages pour le client
- Une plus grande marge de manoeuvre financière
Un plan de paiement peut aider votre client à surmonter des périodes difficiles. Le plan de paiement peut par exemple être ajusté au flux de trésorerie du client. - Répartition des risques
Au lieu de payer par exemple un grand montant d’un seul coup (lors d’une grande commande ou d’un projet), un plan de paiement peut permettre à votre client d’étendre les paiements sur une période plus longue. L’impact financier pour votre client est moins important. - Pas de frais de procédures judiciaires
En commençant par proposer un plan de paiement vous pouvez (peut-être) éviter une procédure judiciaire coûteuse.
Avantages pour vous en tant que créancier
- Répartition des risques
Le risque crédit diminue puisqu’un plan de paiement vous permet de récupérer déjà une partie du montant. Chaque tranche payée est un montant dont vous êtes sûr, ce qui est bénéfique pour le flux de trésorerie de votre entreprise. Chaque montant que vous récupérez aujourd’hui vaut bien plus que des montants qui restent à payer. - Une plus grande garantie de paiement
Lorsque votre client accepte un plan de paiement, le client se déclare explicitement d’accord de payer effectivement les factures. Les factures impayées ne peuvent plus être remises en question. - Prévention de dette
En cas de factures importantes ou de durées plus longues, un plan de paiement peut être pratique. En divisant le montant en paiements périodiques (mensuels, trimestriels, …) la facture est moins lourde pour votre client. Et en même temps votre risque est mieux couvert. Car il est plus probable qu’une facture de 15.000 euros soit effectivement payée lorsqu’il s’agit de 5 tranches de 3.000 euros que s’il faut la payer d’un seul coup. - Eviter des frais supplémentaires
Un plan de paiement est une meilleure alternative qu’une procédure judiciaire ou qu’un trajet de recouvrement plus coûteux. En plus le plan de paiement peut servir de base au cas où il y aurait finalement quand même une procédure judiciaire. Le juge peut prendre en considération ce plan de paiement lors de sa décision. - Garder une bonne relation avec son client
Montrer de la bienveillance envers votre client protège la relation que vous entretenez avec votre client. Un plan de paiement est une bien meilleure solution que de mettre la pression pour essayer de récupérer le montant d’un seul coup. Le long terme prime.
Inconvénients d’un plan de paiement
Un plan de paiement n’est pas sans danger dans tous les cas.
- Il reste un risque que les paiements se font attendre et que le client n’arrive pas à payer
- Votre client peut faire faillite avant que le dernier paiement ne soit effectué
- Il faut du temps pour que le montant se trouve sur votre compte
- Le suivi administratif d’un plan de paiement demande beaucoup de temps
Comment rédiger un plan de paiement?
Mieux vaut rédiger un plan de paiement qui soit raisonnable et réaliste. Suivez ces quatre étapes pour rédiger un plan de paiement.
- Prévoyez une concertation avec votre client
Mettez-vous bien d’accord sur le délai de remboursement de la dette. Fixez le nombre de tranches, les dates de paiement et les montants exacts. Veillez à ce que le plan de paiement soit réaliste. S’il faut une durée plus longue pour qu’une dette soit remboursée, octroyez-la. Car un remboursement trop important pourrait résulter en un défaut de paiement.
- Fixez tout par écrit
Pour qu’il n’y ait pas de discussions par après. Mentionnez les éventuels frais et intérêts du plan de paiement et les conséquences en cas de non respect du contrat. Evitez de facturer des frais supplémentaires tant que les paiements sont effectués à temps. Précisez, de manière bienveillante, que lorsque le plan de paiement n’est pas respecté, un nouveau plan de paiement n’est peut-être plus possible.
- Démarrez le plan de paiement
Envoyez un rappel de paiement et/ou un aperçu du plan de paiement actuel. Essayez d’automatiser le plus possible cette partie-ci.
- Prévoyez un suivi strict du plan de paiement
Vérifiez régulièrement si les paiements ont été effectués et prévoyez une procédure pour intervenir lorsque ce ne serait pas le cas. L’automatisation peut vous épargner beaucoup de travail.
Les plans de paiement dans iController: optimisez le processus
Le logiciel iController vous permet, dans la plupart des cas, d’automatiser le processus complet des plans de paiement.
Deux types de plans de paiement dans iController
Lors de la rédaction d’un plan de paiement deux options se présentent: le calcul simple et le calcul sur base d’annuités. Dans les deux cas vous pouvez choisir des délais de paiement hebdomadaires, quinzomadaires, mensuels ou trimestriels.
La première option est la plus flexible. Vous la proposez lorsqu’un client souhaite pour chaque délai un montant différent ou lorsque la date de paiement n’est pas fixe. Vous déterminez une date de début pour le plan de paiement, le montant dû et le délai de remboursement. Par après il vous est loisible d’ajuster la date de paiement, le montant dû par tranche et le nombre de tranches.
La deuxième option est réservée à des clients qui souhaitent payer des montants fixes. Vous déterminez une date de début, la date du premier paiement, le délai de remboursement et le nombre de tranches.
Envoyer le plan de paiement aux clients
Dès qu’un plan de paiement est actif, il est très simple de l’envoyer au client. Vous pouvez l’envoyer par e-mail (en utilisant un template adapté) ou le télécharger en fichier PDF.
Enregistrement des paiements
Les paiements de factures qui font partie d’un plan de paiement sont automatiquement intégrés au plan de paiement. Au cas où une intégration avec votre logiciel de comptabilité ne serait pas possible, vous pouvez connecter les paiements manuellement au plan de paiement.
Garder la vue d’ensemble
Vous retrouvez facilement les clients qui sont en plan de paiement dans une liste to-do quotidienne. Ce sont bien sûr les clients qui ne respectent pas le plan de paiement qu’il faut suivre méticuleusement. A cet effet vous pouvez générer et consulter une liste de suivi pour ces clients-là.
Un outil automatisé de gestion crédit tel qu’iController simplifie considérablement la gestion des plans de paiement. Ne laissez plus cette partie administrative qui demande tellement de temps être le fauteur de troubles dans votre processus de commande au paiement.
