Leestijd: 5 minuten
In het debiteurenbeheer regelen procedures hoe je met klanten omgaat en zorgen ze voor een consistente aanpak bij het innen van openstaande facturen.
Met procedures kan je de processen in debiteurenbeheer beter automatiseren en tegelijkertijd de klantrelatie versterken. Herinneringen en aanmaningen zijn veel vlotter te versturen én met aandacht voor de klant, door te werken met templates.
Je kan bepaalde acties inplannen voor de vervaldatum van de factuur is bereikt. Denk aan het uitsturen van een factuuroverzicht een aantal dagen voor de vervaldatum van de factuur. Maar natuurlijk ook acties na deze vervaldatum, zoals het sturen van herinneringen of het inplannen van telefoontjes, tot het incassoproces en outsourcing.
Een voorbeeld van een procedure zal veel verduidelijken. Stel dat we deze standaardprocedure met volgende procedurestappen opstellen:
- Procedurestap 1 (Na 7 Dagen vervallen) – Eerste herinnering per e-mail 7 dagen na de vervaldag
- Procedurestap 2 (Na 15 Dagen vervallen) – Eerste telefoon 15 dagen na de vervaldag
- Procedurestap 3 (Na 21 Dagen vervallen) – Tweede telefoon 21 dagen na de vervaldag
- Procedurestap 4 (Na 40 Dagen vervallen) – Uitbesteding aan incassobureau
Bovenstaand voorbeeld bestaat uit vier eenvoudige procedurestappen. In procedurestap 1 staat omschreven dat een eerste herinnering per e-mail naar de klant wordt gestuurd waarbij vriendelijk wordt gevraagd de factuur te betalen. Die procedurestap gaat in 7 dagen na vervaldatum. Na 15 dagen vervallen gaat automatisch procedurestap 2 in waar er een eerste maal naar de klant wordt gebeld. Na 21 dagen gaat procedurestap 3 van start en wordt er een tweede keer naar de klant gebeld. Blijft de factuur onbetaald, dan zal het dossier na 40 dagen (procedurestap 4) worden uitbesteed aan een incassobureau die voor de verdere opvolging zal zorgen.
De standaard procedure flow in iController
Ook bij iController staan procedures centraal. Van bij de functionele set-up gaan we geschikte procedures ‘uitdenken’ samen met de klant. Procedures hebben bepaalde klant- en documentcondities, en bestaan uit verschillende procedurestappen, waaraan concrete acties zijn verbonden.
Goed om weten: in iController zal je de procedurestappen niet handmatig voor elke klant moeten controleren, maar zal je op een werkblad voorgestelde acties krijgen. Vervolgens kan je ervoor kiezen om deze procedurestappen en bijpassende acties al dan niet automatisch te verwerken.
Maar hoe bepaalt iController nu in welke procedure en welke procedurestap een klant zich bevindt? Dat is eigenlijk vrij eenvoudig: we kijken naar de oudste, openstaande factuur en de documentstatus (zoals we die bepalen bij het opstellen van de procedures).
Van zodra jouw klant minstens één openstaande factuur heeft die vervallen is – met andere woorden de vervaldatum van de factuur is bereikt – gaat iController die vervaldatum als beginpunt markeren en de klant aan een bepaalde procedure en stap linken. We gebruiken hiervoor in iController de metriek ‘Dagen In Procedure’ of de D.I.P. In de meeste gevallen is de D.I.P. gelijk het aantal dagen dat een factuur is vervallen. Is een factuur 30 dagen vervallen en onbetaald, dan is de D.I.P. 30.
Als een klant minstens één openstaande factuur heeft die vervallen is, dan zal de teller ‘Dagen In Procedure’ of de D.I.P. beginnen te lopen. In bovenstaand voorbeeld zal dan automatisch naar de tweede procedure stap worden overgegaan wanneer de D.I.P. op 15 staat.
Zijn er nog andere openstaande facturen bij eenzelfde klant, dan volgen die dezelfde procedure maar ze beïnvloeden niet het bepalen van de procedurestap. Ze komen bijvoorbeeld wel aan zet wanneer de oudste factuur werd gearchiveerd (in de meeste gevallen dus betaald). De software van iController gaat dan automatisch opnieuw op zoek naar de oudste openstaande factuur en herberekent de procedure workflow.
Eigen aan deze standaard procedure workflow is dat er echter geen rekening wordt gehouden met het feit dat procedurestappen werden verwerkt of niet. De software ‘wacht niet’ om naar een volgende procedurestap over te gaan. Er wordt enkel gekeken naar het aantal dagen vervallen en dus de D.I.P. om de huidige procedurestap te bepalen.
Maar in sommige gevallen biedt deze standaard procedure flow te weinig flexibiliteit.
Stap-voor-stap procedures
Met een nieuw proceduregedrag willen we hier op inspelen en de procedure flows nog beter maken. We lanceren daarom de stap-voor-stap procedures. Bij deze vorm gaan we pas naar de volgende procedurestap wanneer de huidige procedurestap werd uitgevoerd. Met andere woorden: de procedure gaat wachten tot je actie onderneemt.
Een voorbeeld maakt veel duidelijk:
Een van jouw klanten heeft vijf facturen, waarvan vier achterstallige facturen. iController heeft de (standaard) procedure ‘Nieuwe cliënten” toegewezen aan de klant, die een rekeningoverzicht genereert.
De klant ontvangt dit rekeningoverzicht maar betwist één van de facturen. Die factuur wordt in iController verplaatst naar de documentstatus ‘Dispuut’. Op basis van de dispuutstatus van dit document treedt een secundaire procedure in werking. In een eerste stap binnen deze secundaire procedure gaat er onmiddellijk een e-mail uit naar de vertegenwoordiger van die klant, om hem/haar op de hoogte te stellen van het geschil. Een paar dagen later wordt de tweede stap van de geschillenprocedure geactiveerd, die een e-mail naar de verkoopmanager stuurt, die escaleert. Zowel de primaire procedure ‘Nieuwe cliënten’ als de eventuele secundaire procedure lopen gelijktijdig.
Meerdere actieve procedures mogelijk per klant
Vanaf heden zijn er in iController dus meerdere actieve procedures mogelijk per klant. Naast de standaard, primaire procedure, is er geen limiet aan het aantal secundaire procedures dat tegelijkertijd voor één cliënt kan worden uitgevoerd.
Een primaire procedure start automatisch door iController op basis van de voorgedefinieerde logica tijdens de functionele set-up. De secundaire of stap-voor-stap procedures starten of stoppen wanneer is voldaan aan bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld wanneer een factuur in dispuut is.
Als gevolg hiervan hebben we de tijdlijn op de klantpagina gewijzigd, die vanaf nu niet alleen de primaire procedure van een cliënt laat zien, maar ook elke secundaire procedure die loopt.
Start van procedures: kiezen
Wanneer je een nieuwe procedure aanmaakt in iController, zal je in de instellingen voortaan bepaalde keuzes moeten maken. Zo moet je kiezen hoe de procedure start – via de procedure toewijzing (max. 1 per klant) of wanneer aan bepaalde start- en stopcondities is voldaan (meerdere mogelijk per klant) – en hoe de procedure gaat verlopen – dagen in procedure of dagen na de vorige stap.
Wens je hierover meer uitleg en/of wens je bestaande procedures bij te stellen of nieuwe procedures aan te maken, contacteer ons gerust. We helpen je graag om jouw debiteurenbeheer zo efficiënt mogelijk in te richten.
