Neues Verfahrensverhalten in iController bietet mehr Flexibilität

Jun 23, 2022

Entdecken Sie, wie flexible Prozesse Ihnen beim Umgang mit Kunden helfen, und sorgen Sie so für einen kohärenten Ansatz bei der Einziehung offener Rechnungen.

Lesezeit: 5 Minuten

Im Debitorenmanagement regeln Verfahren, wie Sie mit Kunden umgehen, und sie sorgen für einen kohärenten Ansatz bei der Einziehung offener Rechnungen.

Mit diesen Verfahren können Sie die Prozesse im Debitorenmanagement besser automatisieren und gleichzeitig die Kundenbeziehung stärken. Erinnerungen und Mahnungen können schneller und unter Berücksichtigung des Kunden geschickt werden, indem Sie mit Vorlagen arbeiten.

Sie können bestimmte Aktionen einplanen, bevor das Fälligkeitsdatum der Rechnung erreicht wurde. Denken Sie daran, bereits einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung einen Rechnungsüberblick zu senden. Aber natürlich auch an Aktionen nach dem Fälligkeitsdatum, wie das Senden von Erinnerungen oder das Einplanen von Anrufen, bis hin zu Inkassoprozess und Outsourcing.

Ein Beispiel für ein Verfahren wird viel verdeutlichen. Was, wenn wir dieses Standardverfahren mit den nächsten Verfahrensschritten erstellen:

  • Verfahrensschritt 1 (Nach 7 Tagen fällig) – Erste Erinnerung per E-Mail 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
  • Verfahrensschritt 2 (Nach 15 Tagen fällig) – Erster Anruf 15 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
  • Verfahrensschritt 3 (Nach 21 Tagen fällig) – Zweiter Anruf 21 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
  • Verfahrensschritt 4 (Nach 40 Tagen fällig) – Outsourcing an Inkassobüro

Das obige Beispiel besteht aus vier einfachen Verfahrensschritten. Im 1. Verfahrensschritt steht, dass eine erste Erinnerung per E-Mail geschickt wird, wobei der Kunde freundlich gebeten wird, die Rechnung zu bezahlen. Dieser Verfahrensschritt beginnt 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Nach 15 Tagen fällig startet automatisch der 2. Verfahrensschritt, wobei der Kunde zum ersten Mal angerufen wird. Nach 21 Tagen wird der 3. Verfahrensschritt eingeleitet und der Kunde zum zweiten Mal angerufen. Wenn die Rechnung unbezahlt bleibt, wird die Akte nach 40 Tagen (4. Verfahrensschritt) an das Inkassobüro für die weitere Nachverfolgung ausgelagert.

Der Standardverfahrensfluss in iController

Auch bei iController stehen Verfahren im Mittelpunkt. Bereits bei der funktionalen Einrichtung erarbeiten wir geeignete Verfahren gemeinsam mit dem Kunden. Verfahren haben bestimmte Kunden- und Dokumentbedingungen und bestehen aus verschiedenen Verfahrensschritten, mit denen konkrete Aktionen verbunden sind.

Gut zu wissen: In iController müssen Sie die Verfahrensschritte nicht manuell für jeden Kunden überprüfen, sondern sehen vorgeschlagene Aktionen auf dem Arbeitsblatt. Danach können Sie sich dafür entscheiden, diese Verfahrensschritte und die dazugehörigen Aktionen automatisch zu verarbeiten oder nicht.

Aber wie bestimmt iController, in welchem Verfahren und welchem Verfahrensschritt ein Kunde sich befindet? Das ist eigentlich ziemlich einfach: wir betrachten die älteste offene Rechnung und den Dokumentstatus (wie wir sie beim Erstellen der Verfahren bestimmen).

Sobald Ihr Kunde mindestens eine fällige Rechnung offen hat – mit anderen Worten das Fälligkeitsdatum der Rechnung wurde erreicht –, markiert iController das Fälligkeitsdatum als Anfangspunkt und verbindet den Kunden mit einem bestimmten Verfahren und Schritt. Dafür benutzen wir in iController die Metrik „Days in Procedure“ oder D.I.P. Meistens ist die D.I.P. gleich der Anzahl der Tage, die eine Rechnung fällig ist. Wenn eine Rechnung 30 Tage fällig und unbezahlt ist, ist die D.I.P. 30.

Wenn ein Kunde mindestens eine fällige Rechnung offen hat, wird der Zähler „Days in Procedure“ oder DIP anfangen. Im obigen Beispiel wird dann automatisch zum zweiten Verfahrensschritt übergegangen, wenn die D.I.P. auf 15 steht.

Gibt es noch andere offene Rechnungen bei demselben Kunden, dann folgen wir demselben Verfahren, aber sie beeinflussen den Verfahrensschritt nicht. Sie kommen jedoch zum Zuge, wenn die älteste Rechnung archiviert wurde (meistens also bezahlt wurde). Die Software von iController sucht dann automatisch die älteste offene Rechnung und berechnet den Verfahrensfluss erneut.

Diesem Standardverfahrensfluss ist eigen, dass die Tatsache, ob Verfahrensschritte verarbeitet wurden oder nicht, nicht berücksichtigt wird. Die Software „wartet nicht“, um zum nächsten Verfahrensschritt überzugehen. Nur die Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum, d. h. die D.I.P., wird berücksichtigt, um den aktuellen Verfahrensschritt zu bestimmen.

Aber in manchen Fällen bietet dieser Standardverfahrensfluss zu wenig Flexibilität.

Step-by-Step-Verfahren

Verfahrensfluss in iController

Darauf wollen wir reagieren mit einem neuen Verfahrensverhalten und den Verfahrensfluss noch besser machen. Deshalb führen wir die Step-by-Step-Verfahren ein. Bei dieser Form gehen wir erst zum nächsten Verfahrensschritt über, wenn der aktuelle Verfahrensschritt durchgeführt wurde. Mit anderen Worten: das Verfahren wartet, bis Sie die Aktion vornehmen.

Ein Beispiel schafft Klarheit:

Einer Ihrer Kunden hat fünf Rechnungen, davon sind vier Rechnungen fällig. iController hat dem Kunden das (Standard-)Verfahren „Neue Kunden“ zugewiesen, das einen Rechnungsauszug generiert.

Der Kunde erhält diesen Rechnungsauszug, aber bestreitet eine der Rechnungen. Die Rechnung bekommt den Dokumentstatus „Streitfall“ in iController. Aufgrund des Streitfallstatus dieses Dokuments fängt ein sekundäres Verfahren an. Im ersten Schritt dieses sekundären Verfahrens wird dem Vertreter des Kunden sofort eine E-Mail geschickt, um ihn/sie über den Streitfall zu informieren. Einige Tage später wird der zweite Schritt des Streitfallverfahrens aktiviert, in welchem dem Verkaufsmanager eine E-Mail geschickt wird. Sowohl das primäre Verfahren „Neue Kunden“ als auch ein etwaiges sekundäres Verfahren laufen gleichzeitig.

Mehrere aktive Verfahren pro Kunde möglich

Ab heute sind in iController also mehrere aktive Verfahren pro Kunde möglich. Neben dem standardmäßigen, primären Verfahren gibt es keine Obergrenze für die Zahl der sekundären Verfahren, die gleichzeitig für einen Kunden durchgeführt werden können.

Ein primäres Verfahren wird aufgrund der vordefinierten Logik während der funktionalen Einrichtung automatisch durch iController gestartet. Die sekundären oder Step-by-Step-Verfahren starten oder enden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, zum Beispiel wenn eine Rechnung bestritten wird.

Folglich haben wir die Zeitachse auf der Kundenseite geändert. Jetzt zeigt sie nicht nur das Primärverfahren eines Kunden, sondern auch jedes Sekundärverfahren.

Start der Verfahren: Entscheidungen treffen

Wenn Sie ein neues Verfahren in iController erstellen, werden Sie in den Einstellungen bestimmte Entscheidungen treffen müssen. So müssen Sie entscheiden, wie das Verfahren startet – über welche Verfahrenszuweisung (max. 1 pro Kunde) oder wenn bestimmte Start- und Endbedingungen erfüllt sind (mehrere Möglichkeiten pro Kunde) – und wie das Verfahren laufen wird – Days in Procedure oder Tage nach dem vorigen Schritt.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr Informationen möchten oder bestimmte Verfahren anpassen oder neue Verfahren erstellen möchten. Wir helfen Ihnen gerne, Ihr Debitorenmanagement möglichst effizient einzurichten.

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