Estimated reading time: 6 minuten
Om de cashflow van jouw bedrijf te beschermen tegen late betalingen, staan verschillende strategieën ter beschikking. Een daarvan is de kredietpolitiek.
De kredietpolitiek is een essentieel bestanddeel in het risicomanagement en zal jouw bedrijf bescherming bieden tegen klanten die niet aan hun betaalverplichtingen kunnen voldoen.
De waarheid is dat niet alle bedrijven een kredietpolitiek op papier hebben staan. Doorwinterde credit managers en credit controllers voelen misschien aan wat het risico is dat hun bedrijf wenst te lopen en kunnen inschatten hoe ver ze kunnen gaan per account. Voor nieuwe medewerkers is het een ander verhaal, en is er beter geen grijze zone die tot misverstanden kan leiden.
Wat is een kredietpolitiek?
Laten we eerst eens bekijken wat de kredietpolitiek exact inhoudt. In feite is het een pakket van regels en procedures die de krediet- en betalingsvoorwaarden voor jouw klanten uiteenzet. Hierdoor creëer je een houvast bij de werknemers en kan je een duidelijk standpunt innemen bij late betalingen.
Door een formele kredietpolitiek op te stellen, ga je jezelf beter verdedigen tegen wanbetalingen. Vooral in industrieën en sectoren die bekend staan om hun trage of gedeeltelijke betalingen is het een must.
Met een kredietpolitiek kan je bijvoorbeeld toelaten dat klanten heel grote facturen in deelbetalingen opsplitsen. Deze kleinere afbetalingen maken het jouw klant makkelijker om te betalen, terwijl elke deelbetaling bijdraagt aan de cashflow van jouw bedrijf.
De kredietpolitiek is in het verkoopproces al vrij snel aan zet. Als we het heel cru stellen: van zodra je een klant factureert voor producten of diensten, en reeds aan de slag gaat voor de betaling is binnengekomen, ben je eigenlijk op krediet aan het werken.
De kredietpolitiek verschilt grondig voor elk bedrijf. En hoewel bij de grootste bedrijven een kredietpolitiek sterk ingeburgerd is, is dat bij kleinere ondernemingen eerder de uitzondering.
Waarom een kredietpolitiek?
Er zijn verschillende redenen te geven waarom je als bedrijf beter eens goed nadenkt over de kredietpolitiek en dit in een officieel document giet. Alles draait rond de mate van risico die je als bedrijf wenst op te lopen met jouw afnemers. Het maximaliseren van de omzet en tegelijk het risico minimaliseren, daar draait het allemaal om.
De meeste bedrijven werken overigens niet op krediet maar verzenden meteen een factuur bij een order of bestelling. Het spreekt voor zich dat een kredietpolitiek bij deze ondernemingen dan een lagere prioriteit heeft.
Enkele redenen waarom een kredietpolitiek noodzakelijk is:
- Het zorgt voor een consistente aanpak. Iedereen binnen het bedrijf kent de voorwaarden, en weet welke kredietvoorwaarden voor welke type klanten mogelijk zijn.
- Het verhoogt de efficiëntie aanzienlijk. Medewerkers weten waar het op staat en hoeven collega’s niet om toestemming of advies te vragen. Ook wanneer nieuwe medewerkers de firma vervoegen zijn ze meteen op de hoogte. De kredietpolitiek maakt dan standaard deel uit van het trainingsmateriaal.
- Met een goede kredietpolitiek zet je in feite jouw verwachtingen uit vooraleer de verkoopovereenkomst wordt afgesloten. Wanneer dan de factuur de deur uitgaat, weet de tegenpartij wat er staat te gebeuren, ook als er laattijdig tot betaling wordt overgegaan. In dit geval heb je meteen ook de nodige houvast mocht het komen tot een juridische procedure.
Hoe stel je een goede kredietpolitiek op?
Bij het uitschrijven van een kredietpolitiek spelen veel factoren mee die een invloed uitoefenen. Een goede kredietpolitiek bestaat minstens uit volgende onderdelen:
1. Wat zijn jouw doelen?
Stel een realistisch doel voor ogen. Vaak is dat een duidelijk en meetbaar streefcijfer, zoals het verminderen van de DSO met een bepaald percentage. Maar het kan ook gaan om kleinere doelstellingen waarbij je kredietaanvragen onder een bepaald, kleiner bedrag altijd laat goedkeuren.
2. Mensen en verantwoordelijkheden
Zorg dat je de nodige mensen en middelen hebt om jouw kredietpolitiek uit te voeren. Met software en ingebouwde automatisering kan je dit proces zo efficiënt mogelijk maken. Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van elk teamlid. Bepaal wanneer andere afdelingen in het bedrijf – buiten het financieel team – aan bod komen. En kijk of er op dat vlak efficiëntieverbeteringen mogelijk zijn.
3. Welke klanten komen voor krediet in aanmerking?
Screen je klanten op hun kredietwaardigheid om je kredietpolitiek te bepalen en je te helpen om een krediet toe te staan. Je kan bijvoorbeeld je klant hiervan automatisch op de hoogte stellen en bepalen welke onderdelen er op het kredietrapport moeten staan. Die vraag naar informatie is noodzakelijk zodat de klant een beroep kan doen op jouw krediet. Onderdeel van die info is bijvoorbeeld de ouderdom van het bedrijf, de kredietscore, … Op het einde van de rit heb je een bepaalde risicoscore.
De hoeveelheid kredietinformatie die je verzamelt over een bedrijf, staat best in relatie tot de kredietlimiet die wordt aangeboden. Als je een relatief laag bedrag hanteert, en je weet dat de kredietreputatie van het bedrijf goed is, hoef je verder geen kredietinformatie in te winnen. Omgekeerd: voor hoge bedragen of startende ondernemingen, is het dan weer aangewezen om meer info in te winnen.
4. De krediet- en betaalvoorwaarden
Elke keer je krediet aanbiedt, kan je eventueel interest aanrekenen. Je kan ook uiterste betaaldatums, de betaalmethode, of kortingen bij vroege betalingen, verkrijgen.
5. Het melden van de maximale kredietlimiet
Bepaal vooraf wat jouw maximale kredietlimiet is over alle kredieten heen, en wat de maximale kredietlimiet is voor elk type klant. Jouw krediet toekennen aan één grote klant is een risicovol gegeven, en verhindert dat ook andere klanten op krediet een beroep kunnen doen.
6. Duidelijke documentatie
Documenteer de voorwaarden en details rond aankooporders, kredietaanvragen, facturen en contracten. Werk met voorbeelden en specificeer wanneer welk document aan de klant moet gecommuniceerd worden.
7. Denk goed na over het debiteurenbeheer
Omschrijf de formele procedures en stappen om om te gaan met klanten die niet op tijd betalen, en hoe je dat openstaande bedrag zal terugvorderen. Geen enkele kredietpolitiek kan verhinderen dat er altijd klanten zullen zijn die niet kunnen betalen.
Durf ook streng te zijn voor jouw klanten. Aarzel niet om het kredietbedrag van een klant te verkleinen of de betaaltermijn te verkorten, wanneer deze klant steeds te laat betaalt. Vergeet evenwel niet om de klant bij de volgende aankoop van jouw product of dienst hiervan op de hoogte te brengen. Doe dat ook intern bij de salesafdeling.
8. Neem je tijd
De ideale kredietpolitiek voor jouw bedrijf is niet in een-twee-drie bepaald. Vaak gaat het gepaard met heel wat vallen en opstaan. Het duurt even vooraleer je een goede inschatting kan maken van welke bedrijven een hoger kredietrisico dragen, en welke niet.
Met de juiste software en integraties kan je trouwens heel wat van dit giswerk uitsluiten. Scores van handelsinformatiepartners en jouw eigen gegevens worden dan automatisch berekend en gecombineerd om tot een kredietscore te komen.
9. Evalueer regelmatig
Een kredietpolitiek is een dynamisch gegeven. Ze verandert na verloop van tijd door de groei van jouw bedrijf, de introductie in nieuwe markten, economische omstandigheden in elk land, enzovoort. Regelmatig evalueren is een aanrader zodat de kredietpolitiek blijft voldoen aan de behoeften van jouw bedrijf.
Kredietpolitiek als stabiele factor
Een duidelijke kredietpolitiek mag niet ontbreken in de bedrijfsvoering. Door expliciet processen en procedures te documenteren, zorgt een kredietpolitiek voor een consistente benadering van je klanten en op termijn voor een stabiele en voorspelbare cashflow.
