Less is more: une gestion débiteurs plus efficace chez FAAC SA grâce à iController

Nov 4, 2021

FAAC SA

Le défi

FAAC SA, la succursale du FAAC Group aux Pays-Bas, est réputée pour son expertise dans le domaine de l’automatisation de contrôle d’accès. L’entreprise offre une solution à tout: entrées piétonnes et industrielles automatiques, barrières automatiques, volets roulants, stores pour la domotique… FAAC SA est une organisation fullservice: ils ne font pas seulement la livraison et le montage, mais également l’entretien et la réparation.

En chaque début d’année FAAC SA relève un grand défi: toutes les factures d’entretien sont envoyées d’un seul coup et suivies, c’est toute une corvée. Cette période-là est très chargée pour les services de facturation et de gestion crédit. Les collègues des départements financiers doivent tout laisser tomber pour leur venir en aide afin de garantir un bon suivi des débiteurs.

Et malgré cela la gestion débiteurs ne tournait pas rond. Les processus pénibles et l’énorme tas de factures engendraient des retards de suivi, suurtout dans des périodes chargées ou lorsqu’un collègue était en congé. Ania Bartusch, Finance Employee chez FAAC SA: “Créer un aperçu des débiteurs à qui il faut envoyer un rappel prend déjà vite une journée. Ce genre de travail commence vite à peser. Mais comme on a tellement l’habitude, il faut bien qu’on s’y fasse. Lorsque notre Finance Manager Nicolas nous a dit qu’il fallait que ça aille mieux et plus vite, nous nous sommes informés et nous sommes entrés en contact avec iController.”

L’approche iController

Lors d’une première réunion avec FAAC SA il a été question de l’optimisation du suivi des débiteurs. Sur base de l’analyse approfondie qui a suivi, l’outil de gestion crédit iController a pu être configuré sur mesure.

La conclusion principale était que FAAC SA avait absolument besoin de simplification et d’efficacité. Après concertation une première étape fut d’introduire une procédure identique pour tous les débiteurs, gardant évidemment la possibilité d’appliquer d’autres procédures au cas où ce serait nécessaire.

Dans un deuxième temps la gestion débiteurs a été subdivisée en phases. De cette façon le suivi pouvait se faire chaque jour par quantités gérables.

En centralisant toutes les informations concernant la gestion des débiteurs, elles peuvent facilement être consultées ou mises à jour par tous les membres de l’équipe. Il s’ensuit qu’Ania et ses collègues travaillent mieux ensemble et disposent à tout moment d’un aperçu qui est à jour.

Ania Bartusch: “Il est très facile de modifier quelque chose dans iController. Le logiciel est très convivial et vous pouvez tout configurer facilement vous-même. Quand on a une question, on peut envoyer un e-mail au support et on reçoit une réponse dans l’heure.”

FAAC SA

Succès

Le logiciel iController diminue considérablement la charge de travail d’Ania et de ses collègues. Dans des périodes chargées elle peut laisser continuer les rappels et en même temps aider des collègues. Ania Bartusch: “Nous aurions dû faire ça déjà beaucoup plus vite. La gestion débiteurs est maintenant beaucoup plus rapide et on a une meilleure vue d’ensemble, ce qui nous laisse plus de temps pour le contact personnel avec nos clients”.

Et l’aperçu des débiteurs? Elle l’obtient en un seul clic.

La succursale aux Pays-Bas, FAAC SA donc, a reçu du FAAC Group l’opportunité de tester iController. Ania ne peut pas dévoiler grand-chose des projets d’avenir, mais elle est positive. “Nous voudrions utiliser le logiciel également en Belgique et démontrer à notre siège en Italie qu’iController est un bon logiciel – peut-être que FAAC Group suivra alors mondialement, qui sait?”

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