Le rôle de profils de paiement dans la gestion crédit

Avr 27, 2022

profils de paiement

Temps de lecture: 7 minutes

Le rôle de profils de paiement dans la gestion crédit est souvent négligé. Et pourtant ils peuvent contribuer à de meilleurs résultats dans la gestion débiteurs.

Qu’est-ce qu’un profil de paiement?

Un profil de paiement est une collection de caractéristiques sur base desquelles les débiteurs peuvent être subdivisés en groupes. On détermine le profil de paiement principalement à partir du comportement (historique) de paiement.

Sur base du profil de paiement certaines décisions peuvent être prises dans la gestion débiteurs, tels que le canal de communication (téléphone, sms, lettre, e-mail, whatsapp), le ton ou le langage.

Pourquoi créer des profils de paiement?

Il y a plusieurs bonnes raisons de créer et d’utiliser un profil de paiement. Un profil de paiement peut jouer un rôle dans chaque stade de la gestion débiteurs et s’avère un instrument pratique lors de l’analyse du portefeuille débiteurs.

  • Le profil de paiement peut servir de fil rouge pour des actions de suivi vis-à-vis de certains groupes.
  • Un profil de paiement permet aussi une communication sur mesure avec le débiteur. Le moyen de communication, le choix des mots et des images et le message sont adaptés au groupe cible.
  • Le profil de paiement fournit des informations quand il s’agit de déterminer des modalités de paiement, un plan de paiement ou une stratégie de recouvrement.
  • Un profil de paiement est également utile quand il faut décider quelle partie du portefeuille débiteurs sera transférée à l’agence de recouvrement ou à l’huissier.

La création d’un profil de paiement est de toute façon cruciale dans le suivi efficace des débiteurs. Ce qui, à son tour, mène à de meilleurs résultats.

Comment créer des profils de paiement?

On crée des profils de paiement de débiteurs sur base de données internes et externes, telles que

  • Le comportement de paiement du débiteur. Il peut s’agir de l’historique des paiements au sein de votre entreprise ou du comportement de paiement dans un secteur spécifique. Quel est le délai de paiement, dans quel laps de temps est-ce que le débiteur réagit aux rappels de paiement.
  • le solde dû de la part du débiteur
  • le délai de paiement convenu, tenant compte d’une marge éventuelle
  • limites crédit et scores crédit
  • coordonnées ou nationalité
  • d’autres données telles que les données accessibles publiquement en rapport avec la situation financière des débiteurs

Le nombre de profils de paiement varie beaucoup

Le nombre de profils de paiement dépend de l’organisation. C’est souvent limité à trois, mais d’après la complexité de l’organisation et de la clientèle on peut avoir dix profils de paiement voire plus.

La structure peut rester très simple: trois profils de paiement pour les bons, les moins bons et les mauvais payeurs. Au niveau des couleurs le vert, l’orange et le rouge peuvent servir d’indicateur supplémentaire.

Le profil de paiement vert regroupe les clients qui paient quasiment toujours à temps. Si un des clients dans ce groupe n’a pas payé à temps, il reçoit un simple rappel avec l’option pour régler le paiement.

Le profil de paiement orange demande une attention plus spécifique. Vous pouvez appeler ces clients, leur demander quel est le problème, être à l’écoute, leur proposer une solution qui leur convient, etc. Le but est d’arriver à transférer ces débiteurs vers le groupe vert et, surtout, d’éviter qu’ils atterrissent dans le groupe rouge.

Le groupe rouge, ce sont les payeurs les plus difficiles, ils requièrent beaucoup de temps et d’attention et le paiement ne se fait qu’après de nombreuses communications. Il faut prévoir pour eux une approche appropriée sur mesure. Ce sont les trois groupes ‘basiques’ mais il peut y en avoir plus.

D’ailleurs un profil de paiement n’est pas statique. Ce n’est pas parce qu’un débiteur appartient à un certain groupe que son comportement de paiement restera le même. Les clients peuvent changer de profil pour de multiples raisons: des changements dans le comportement de paiement, des changements dans la situation financière de l’entreprise, …

Profils de paiement dans iController

Nos clients configurent les profils de paiement dans iController de différentes manières. Nous distinguons trois niveaux importants.

Configuration manuelle

Les clients plus modestes ne disposent souvent pas des données, des connaissances ni du temps nécessaires pour élaborer les profils et les mettre à profit. Chez iController nous questionnons le client et créons nous-mêmes des segments sur base des idées du client.

Pour les entreprises ou organisations qui se servent déjà de segments clients nous reprenons l’historique qui se trouve dans les systèmes ERP ou dans le logiciel de comptabilité. Il s’agit en général de segmentations du genre key accounts, distinction entre B2B et B2C, débiteurs étrangers et non-étrangers, exportation, intercompany, …

Pour les deux groupes de clients le logiciel iController aide à avoir une meilleure compréhension du comportement de paiement des débiteurs. En tant qu’organisation vous voyez si le paiement a déjà eu lieu, et quand, et aussi la moyenne des montants des paiements. Vous voyez également ce que vous avez dû faire pour obtenir ce comportement de paiement.

L’idée sous-jacente est souvent identique pour toutes les entreprises: on revient toujours aux bons, moins bons et mauvais payeurs, donc au vert, à l’orange et au rouge.

Phase automatique

Lorsque les clients travaillent déjà un certain temps avec iController, ils décident souvent de renoncer à leur propre segmentation et à se fier aux choix automatiques que fait la plate-forme iController. Vous pouvez d’ailleurs choisir dès le départ pour cette option.

Dans cette phase automatique iController attribue un profil de paiement aux débiteurs. Par exemple un débiteur recevra un code rouge si le solde dû dépasse le total de la limite interne et de la limite externe provenant du partenaire d’informations commerciales.

Vous pouvez aussi prendre le comportement de paiement comme critère et attribuer un code rouge au débiteur lorsque le comportement de paiement (le nombre de jours que le paiement dépasse le délai) dépasse une certaine marge (un pourcentage fixe, p.ex. 20%, appliqué au délai convenu).

Il reste toujours possible d’intervenir manuellement. Si par exemple les informations commerciales d’un partenaire externe indiquent qu’un client ne paie jamais à temps et que vous savez, sur base de vos propres données, qu’il y a toujours un retard de deux semaines, vous pouvez décider de le déplacer vers le groupe vert. Vous savez que le comportement de paiement est stable et qu’il n’y a pas de travail supplémentaire pour les contrôleurs de crédit.

Phase prédictive

Les algorithmes sur lesquels sont basés les profils de paiement sont plus performants lorsqu’ils disposent de davantage de données. Davantage de factures impayées, davantage de débiteurs, davantage de données sur le comportement de paiement sur une période plus longue.

Une troisième phase, qui verra le jour cette année, fait usage de notre application Advisory AI. Cette application met à l’oeuvre les grandes quantités de données sur votre plate-forme iController et optimise le flux de trésorerie de votre entreprise.

Concrètement la technologie IA avancée permet de:

  • Prédire quand un débiteur paiera une facture
  • Donner aux contrôleurs de crédit une idée des actions possibles
  • Proposer des simulations avancées du comportement de paiement
  • Déterminer les procédures les plus optimales de gestion crédit
  • Maximiser l’efficience des contrôleurs de crédit en optimisant le flux de travail

Cette application est comme un assistant personnel qui fait des recommandations et qui annonce proactivement: si vous suivez à la lettre ces étapes de procédure, le nombre de factures impayées diminuera.

Posez-vous toujours les questions suivantes:

  1. Qu’est-ce que j’ai dû faire pour obtenir le comportement de paiement qu’on voit aujourd’hui?
  2. Qu’est-ce que je dois faire pour améliorer le comportement de paiement?
  3. Comment puis-je appliquer les connaissances qui sont fournies par iController pour mieux structurer mon travail?

La plus-value des profils de paiement

Quels que soient la complexiteit ou le niveau d’automatisation dans la gestion débiteurs, l’usage de profils de paiement présente de nombreux avantages.

Un meilleur service aux débiteurs

Les profils de paiement permettent un service clientèle plus ciblé. La communication se fait sur mesure pour certains groupes cibles, par le biais d’un canal de communication, un tone of voice et un choix de mots et d’images préétablis.

Une approche appropriée peut en outre réduire les frais ou procédures supplémentaires pour le débiteur. Vous intervenez beaucoup plus vite: vous détectez des problèmes de paiement dans un stade précoce, ce qui vous permet de proposer des modalités de paiement spécifiques et d’éviter des procédures juridiques ou des intérêts et des frais qui s’élèvent au fur et à mesure.

De meilleurs résultats de paiement

L’usage de profils de paiement mène à de meileurs résultats de paiement. Mais il est important de bien élaborer ces profils.

Des logiciels de gestion crédit tels que iController aident les entreprises à attribuer les débiteurs à des procédures et à prévoir des flux de travail efficaces pour les contrôleurs de crédit.

Un processus plus efficace

Les profils de paiement sont à la base d’un processus de recouvrement qui demande moins de moyens et de ressources. Et qui prévient l’escalation des problèmes et des dettes.

Le profil de paiement peut aussi servir de critère pour déterminer les tarifs pour l’agence de recouvrement.

Conclusion

Les profils de paiement optimisent le flux de travail et votre communication avec le client. Ils vous viennent en aide pour les décisions du suivi des clients. Le logiciel iController vous offre toutes les possibilités de mettre à l’oeuvre ces profils de paiement.

Discover more

Blog overview

See more

Contact us

See more

Join iController

See more

Subscribe to learn more about credit management

Share This