Le nouveau comportement des procédures dans iController offre plus de flexibilité

Juin 23, 2022

Découvrez comment des procédures flexibles vous aident à gérer les clients et créent une approche consistante quant au recouvrement des factures impayées.

Temps de lecture: 5 minutes

Dans la gestion débiteurs des procédures règlent la gestion des clients et assurent une approche consistante lors du recouvrement de factures impayées.

Les procédures permettent de mieux automatiser les processus de la gestion débiteurs et en même temps de consolider la relation client. Il est beaucoup plus aisé d’envoyer des rappels et des mises en demeure en tenant compte du client, grâce à l’utilisation de templates.

Vous avez la possibilité de planifier certaines actions avant la date d’échéance. Songez à l’envoi d’un aperçu des factures quelques jours avant la date d’échéance de la facture. Et bien sûr aussi des actions après la date d’échéance, comme l’envoi de rappels ou la planification de coups de fil, jusqu’au processus de recouvrement et de sous-traitance.

Un exemple d’une telle procédure pour illustrer. Admettons qu’on construise une procédure standard qui contient les étapes suivantes:

  • Etape de procédure 1 (Après 7 Jours échus) – Premier rappel par e-mail 7 jours après la date d’échéance
  • Etape de procédure 2 (Après 15 Jours échus) – Premier coup de fil 15 jours après la date d’échéance
  • Etape de procédure 3 (Après 21 Jours échus) – Deuxième coup de fil 21 jours après la date d’échéance
  • Etape de procédure 4 (Après 40 Jours échus) – Sous-traitance à l’agence de recouvrement

L’exemple ci-dessus consiste en 4 étapes de procédures simples. L’étape de procédure 1 indique qu’un premier rappel est envoyé par mail au client pour lui demander gentiment de payer la facture. Cette étape de procédure 1 est activée 7 jours après la date d’échéance. Puis, 15 jours après la date d’échéance, c’est l’étape de procédure 2 qui est automatiquement activée, où on passe une première fois un coup de fil au client. Ensuite, 21 jours après la date d’échéance, c’est l’étape de procédure 3 qui commence, on passe un deuxième coup de fil au client. Si la facture n’est toujours pas payée après 40 jours, on arrive à l’étape de procédure 4, le dossier sera transféré à une agence de recouvrement qui assurera le suivi à partir de là.

Le flux de procédure standard dans iController

Chez iController également les procédures occupent une position centrale. Dès la configuration fonctionnelle nous réfléchissons ensemble avec le client quelles sont les procédures les plus appropriées. Les procédures connaissent certaines conditions liées au client ou au document et contiennent plusieurs étapes de procédure, auxquelles sont rattachées des actions concrètes.

Bon à savoir: dans iController vous ne devrez pas vérifier les étapes de procédure manuellement pour chaque client, vous recevrez les actions proposées sur une feuille de travail. Ensuite c’est à vous de décider du traitement automatique ou non des étapes de procédure et de leurs actions relatées.

Mais comment est-ce qu’iController décide dans quelle procédure et dans quelle étape de procédure se situe un client? En fait c’est très simple: nous cherchons la facture impayée la plus ancienne et le statut du document (déterminé lors de l’élaboration des procédures).

Dès que votre client a au moins une facture impayée qui est échue – la date d’échéance est atteinte – iController marquera cette date d’échéance comme point de départ et rattachera le client à la procédure et l’étape préétablies. Nous utilisons à cet effet dans iController une métrique ‘Jours En Procédure’ ou le D.I.P. Dans la plupart des cas le D.I.P. est égal au nombre de jours qu’une facture est échue. Si une facture échue depuis 30 jours n’est toujours pas payée, le D.I.P. est de 30.

Si un client a au moins une facture impayée qui est échue, le compteur ‘Jours En Procédure’ ou le D.I.P. se met en marche. Dans l’exemple ci-dessus la deuxième étape de procédure sera activée lorsque le D.I.P. est à 15.

S’il y a encore d’autres factures impayées pour le même client, celles-ci suivent la même procédure mais elles n’influenceront pas le choix de l’étape de procédure. Par contre elles commenceront à jouer un rôle lorsque la plus ancienne est archivée (dans la plupart des cas quand celle-ci est payée). Le logiciel iController cherchera automatiquement la facture impayée la plus ancienne et recalculera le flux de travail de la procédure.

Ce qui est spécifique à ce flux de travail procédure standard, c’est qu’il ne tient pas compte du fait que des étapes de procédure soient traitées ou non. Le logiciel ‘n’attend pas’ pour passer à une étape de procédure suivante. C’est uniquement le nombre de jours échus qui joue et donc le D.I.P. pour déterminer l’étape de procédure actuelle.

Cependant dans certains cas ce flux procédure standard n’offre pas assez de flexibilité.

Procédures pas-à-pas

flux procédure dans iController

Le nouveau comportement des procédures a été développé pour optimiser davantage les flux procédure. C’est la raison pour laquelle nous introduisons les procédures pas-à-pas. Dans ces procédures nous ne passons qu’à la prochaine étape de procédure à condition que l’actuelle étape de procédure ait été exécutée. En d’autres termes: la procédure attendra que vous entrepreniez une action.

Voici un exemple:

Un de vos clients a cinq factures, dont quatre échues. iController a attribué au client la procédure (standard) ‘Nouveaux clients”, qui génère un relevé de compte.

Le client reçoit ce relevé de compte mais conteste une des factures. La facture est déplacée dans iController vers le statut de document ‘Litige’. A cause de ce statut de litige une procédure secondaire est lancée. Dans la première étape de cette procédure secondaire un mail est immédiatement envoyé au représentant du client, pour le/la mettre au courant du litige. Quelques jours plus tard une deuxième étape de la procédure litige est activée, qui envoie un mail au directeur de vente. Aussi bien la procédure primaire ‘Nouveaux clients’ que l’éventuelle procédure secondaire sont actives simultanément.

Plusieurs procédures actives sont possibles pour un client

A partir de maintenant il est donc possible d’avoir dans iController plusieurs procédures actives par client. Conjointement à la procédure standard primaire il peut y avoir un nombre indéterminé de procédures secondaires simultanées pour un même client qui sont exécutées.

Une procédure primaire est démarrée automatiquement par iController sur base de la logique prédéfinie lors de la configuration fonctionnelle. Les procédures secondaires ou pas-à-pas démarrent ou s’arrêtent sur base de certaines conditions, par exemple quand une facture est en litige.

Par conséquent nous avons modifié la chronologie sur la page client: elle ne montre plus uniquement la procédure primaire d’un client mais aussi toutes les procédures secondaires.

Démarrage de procédures: à choisir

Lorsque vous créez une nouvelle procédure dans iController, il faudra désormais valider certains choix dans la configuration. Vous devez choisir comment la procédure démarre – par l’attribution de procédure (max. 1 par client) ou quand des conditions de démarrage ou d’arrêt sont remplies (il y en a plusieurs qui sont possibles par client) – et comment la procédure se déroulera – jours en procédure ou jours après l’étape précédente.

Si vous souhaitez plus d’explications à ce propos et/ou que vous souhaitez modifier vos procédures actuelles ou en créer de nouvelles,n’hésitez pas à prendre contact. Nous sommes là pour vous aider à optimiser votre gestion débiteurs.

Next post:

Discover more

Blog overview

See more

Contact us

See more

Join iController

See more

Subscribe to learn more about credit management

Share This