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C’est quoi, le cycle order-to-cash?
Le cycle order-to-cash (O2C) est le processus que votre entreprise parcourt à partir du moment où les clients passent une commande jusqu’au moment où l’argent se trouve sur votre compte. Il s’agit de l’acceptation et du traitement d’une commande, le fait d’accorder un crédit, la livraison des marchandises ou des services, l’encaissement des paiements et finalement le rapportage de tout le processus.
L’importance stratégique de l’optimisation du cycle order-to-cash
Les entreprises, grandes ou petites, peuvent bénéficier de l’analyse et de l’optimisation du cycle order-to-cash du fait que l’O2C a un impact sur de nombreux aspects de la gestion de l’entreprise:
- Relations client
- Flux de trésorerie
- Schémas temporels pour le traitement des commandes
- Gestion crédit / potentiel de vente
- Frais liés au fonds de roulement
- Vue sur la santé de l’entreprise
Le cycle order-to-cash: étape par étape
- Gestion crédit
- Acceptation de la commande
- Exécution de la commande
- Facturation aux clients
- Processus de paiement
- Allocation du cash
- Gestion débiteurs
Etape 1: Gestion crédit
La première étape du cycle order-to-cash est la gestion crédit. Dans les transactions B2B les entreprises achètent souvent des marchandises ou services à crédit. La gestion crédit consiste à vérifier la solvabilité des clients (potentiels), à approuver des crédits et à fixer des limites de crédit.
Pour déterminer combien de crédit peut être accordé à un client, le contrôleur de crédit consulte les rapports crédit de bureaux spécialisés, les données bancaires et les informations commerciales.
Un autre aspect important de la gestion crédit est l’analyse de la situation financière des fournisseurs. L’analyse de la position cash, du flux de trésorerie et des factures ouvertes permettra au contrôleur de crédit de proposer une limite de crédit acceptable.
De préférence les contrôleurs de crédit travaillent en étroite collaboration avec le service de vente afin de fixer les conditions de paiement pour la commande du client. Ces conditions de paiement concernent le délai de paiement, d’éventuelles réductions en cas de paiement anticipatif ou des frais supplémentaires en cas de paiement tardif.
Le professionnel de la gestion crédit est responsable de la maximisation du volume de vente et en même temps de la minimisation du risque. Une tâche qui n’est pas du tout évidente. Lorsqu’un crédit est accordé à des clients qui ne peuvent ou ne veulent pas payer, des problèmes de flux de trésorerie s’ensuivent, tout comme une augmentation du DSO et même des pertes.
Etape 2: Accepter la commande
Les services de vente assistent les clients à passer leurs commandes. Les vendeurs informent le client sur les types de produits et services qui sont disponibles et négocient des parties de la commande, telles que le prix, les exigences au niveau de la qualité, le délai de paiement et les conditions de paiement.
Il est essentiel de s’assurer que les conditions des commandes peuvent être respectées par le fournisseur.
Etape 3: Exécution de la commande
L’exécution de la commande concerne tout le processus logistique du traitement des commandes des clients, du stockage et de la localisation des colis et de tout ce qui est en rapport avec l’expédition des colis.
Etape 4: Facturation aux clients
La livraison d’un produit ou service ne se fait que lorsque la facture avec le montant convenu a été envoyé au préalable. Par voie postale peut-être, mais de plus en plus souvent par voie électronique, à savoir par e-mail ou par le biais d’un site portail pour accéder aux factures.
La facturation est importante et sensible au facteur temps. Plus vite la facture est envoyée au client, plus vite le client peut effectuer le paiement et améliorer la position cash de l’entreprise.
Etape 5: Processus de paiement
Les clients essaieront de payer les fournisseurs à la manière qui les convient le mieux eux-mêmes. Par versement bancaire, par carte crédit ou par un portail de paiement.
Le fournisseur doit déterminer quelles méthodes de paiement sont acceptées et doit organiser les processus de telle manière que les paiements se fassent de la façon la plus efficace possible au moyen des canaux proposés.
Il y a inévitablement des frais et des efforts pour chaque méthode de paiement, aux entreprises de trouver le juste milieu entre les préférences de paiement des clients et les propres objectifs.
Etape 6: Allocation du cash
Lorsque les paiements ont été encaissés par les différents canaux de paiement, il s’agit encore de les associer aux factures. Les entreprises reçoivent chaque mois des centaines ou des milliers de paiements, et ces transactions doivent être vérifiées et ‘associées’ aux factures.
Différents types de problèmes peuvent apparaître: il existe une multitude de fichiers et de formats bancaires et de types de paiements, les données bancaires peuvent être erronées ou incomplètes, il peut manquer des informations en cas de virements.
La situation devient encore plus complexe lorsque les paiements concernent plusieurs factures ou que le paiement n’est que partiel ou qu’il y a des erreurs lors du paiement.
Plus vite se fait l’ allocation du cash, plus vite le cash encaissé est disponible pour votre entreprise. Et plus vite les clients qui commandent à crédit peuvent en placer de nouvelles.
Etape 7: Gestion débiteurs
Dès qu’un paiement a dépassé la date d’échéance, ce dossier tombe sous la gestion débiteurs. Les gestionnaires contactent ces clients pour les inciter à effectuer le paiement.
De nombreuses raisons peuvent se trouver à la base de paiements tardifs. Le client a peut-être simplement besoin d’un rappel de paiement ou d’une mise en demeure pour payer les factures ouvertes. Il se peut aussi que le client choisisse délibérément de payer plus tard en fonction de son propre cash-flow. Ou bien le client n’est pas satisfait du produit ou service livré et attend de payer. Ou bien le client n’a peut-être pas les moyens de payer?
Il incombe au contrôleur de crédit de contacter le client, d’essayer de détecter les motifs du défaut de paiement et d’arriver en concertation avec le client à une solution qui mène au paiement.
Nous venons de parcourir les différentes composantes du cycle de l’ordre à l’encaissement. Voyons maintenant comment optimiser tout ce cycle pour votre entreprise.
Meilleures pratiques order-to-cash
Bien qu’on le néglige souvent et qu’on ne le voit pas assez comme une opportunité, le cycle de l’ordre à l’encaissement peut contribuer à rendre les processus d’entreprise plus efficaces, à améliorer le flux de trésorerie et à renforcer la relation avec le client.
Les entreprises qui adoptent une approche stratégique quant à ce processus se munissent d’atouts considérables. Non seulement cela permet de réduire les frais mais il y a de nombreux autres avantages qui en découlent.
Facturation et acceptation de paiement comme point de départ évident
Tout en haut de la liste des stratégies order-to-cash (O2C) qui créent de la valeur se trouve la facturation électronique. Il ne suffit plus d’optimiser l’expédition des factures et des relevés.
Le processus moderne de facturation requiert plusieurs options, aussi bien pour l’expédition de factures que pour les méthodes de paiement. Grâce à la facturation électronique les clients reçoivent les factures en temps réel et peuvent donc, théoriquement, les payer plus vite.
L’allocation du cash automatisée et intelligente: solutions avancées
Le cycle order-to-cash (O2C) commence par l’expédition et le paiement des factures, mais ne se finalise que lorsque les paiements entrants sont associés correctement aux factures.
Dès qu’un paiement est encaissé, il faut le comptabiliser de sorte que l’entreprise puisse réaliser ces paiements en tant que chiffre d’affaires. Des retards dans ce processus menacent le nombre de jours d’encours (DSO).
Associer les paiements entrants aux factures ouvertes est un défi, entre autres à cause du fait que les clients disposent de différentes méthodes de paiement. Il existe plusieurs sources et modes de paiement, comme par exemple les comptes bancaires, les coffres-forts, les e-mails, les pdf, etc. Même quand les clients paient par voie électronique, il n’y a souvent pas de lien direct avec la facture, de sorte que le matching devient une vraie corvée.
Il y a toujours des exceptions. Même si, en tant qu’entreprise, vous visez des pourcentages de matching de 100 pour cent, en réalité il y aura toujours des exceptions. La résolution de ces exceptions prend du temps et des moyens et est une cause importante d’augmentation du DSO.
Pour les gestionnaires des débiteurs c’est une lourde tâche d’accomplir ce processus intensif et manuel d’allocation du cash de manière efficace. Automatiser ce processus vous permet de réduire les frais et d’optimiser le DSO.
La technologie automatise l’association intelligente de données de transactions de n’importe quelle source aux factures ouvertes, ce qui constitue un impact considérable au niveau de l’efficacité, indépendamment de la méthode de paiement.
Et un outil convivial pour traiter les exceptions inévitables de manière efficace permet de comptabiliser plus rapidement les paiements et d’augmenter la productivité des gestionnaires de débiteurs.
Une plus grande loyauté à la marque grâce à de meilleures expériences client
Une plate-forme order-to-cash doit offrir les mêmes possibilités d’archivage et de recherche web aussi bien aux clients qu’aux tierces parties, leur permettant d’examiner et d’imprimer de manières sécurisée les factures ou les relevés.
Les meilleurs systèmes order-to-cash offrent à leurs clients la possibilité de gérer leurs propres factures à l’aide d’outils web conviviaux.
Conclusion
Le processus order-to-cash présente le potentiel de faire partie intégrante de l’approche stratégique de votre entreprise. S’il est appliqué comme il faut, il contribue à l’optimisation du flux de trésorerie et de la satisfaction client, à une réduction observable des frais et à entreprendre durablement.
Lorsque vous évaluez les solutions, veillez à ce qu’elles soient suffisamment flexibles pour satisfaire les besoins de vos clients en matière de factures et de paiements. Mais également que la dernière étape, très importante, de l’allocation du cash soit intégrée et que l’outil favorise une transformation digitale chez les clients.
Ces trois possibilités essentielles permettront aux fournisseurs d’arriver à un équilibre entre satisfaction client et diminution du DSO.
