Le défi
Bree est une jolie ville dans le nord-est de la province du Limbourg et est entourée d’une nature magnifique. Ce joyau caché compte 16,000 habitants. Kim Clijsters, la championne de tennis, y a grandi et y revient régulièrement.
La gestion d’une telle ville comporte évidemment une grande part d’administration, ce qui est également le cas pour le département de gestion crédit. Tout comme les entreprises, les villes doivent recouvrer des factures, à savoir des impôts et des rétributions (des factures pour des services qui ont été livrés). Les villes doivent respecter différentes dispositions légales et une approche différente pour le recouvrement de ces deux types de factures.
Le département financier de Bree consiste en trois entités: la ville de Bree elle-même, le CPAS et la RCA (régie communale autonome). Comme ces trois entités ont les mêmes clients, une collaboration polyvalente est indispensable. C’est pourquoi la ville de Bree s’est mise à la recherche d’un logiciel novateur qui pourrait à la fois les aider à garder une vue sur les différentes entités et évoluer au fil de leurs besoins. Un logiciel orienté client, qui permet suffisamment d’autonomie et de support. Dans sa quête d’un logiciel approprié, Bree a trouvé iController – en plein milieu de la crise covid.
L’approche iController
Tout comme pour beaucoup d’autres entreprises, la crise covid actuelle génère des défis supplémentaires pour iController. Tout le processus de déploiement a été numérisé en un minimum de temps, afin de pouvoir garantir une implémentation rapide et conviviale. Jean Gielen, directeur financier de la ville de Bree: “Les premiers entretiens se sont faits par e-mail, ce qui nous permettait d’avoir le temps de réfléchir. Après cette phase initiale, nous avons eu des téléconférences avec l’analyste de iController, qui a adapté le logicel à nos besoins. La formation du logiciel iController s’est aussi déroulée par téléconférence, c’était très confortable.”
La configuration a démarrré dans le respect des mesures de sécurité nécessaires. Un des premiers soucis de la ville de Bree était l’actualité des données. Les informations dans les fiches client doivent être à jour à tout moment. C’est pourquoi iController a prévu chaque jour quatre mises à jour des données. Un deuxième défi était leur besoin d’autonomie. Grâce à sa structure en différents modules, iController a été capable d’implémenter cette requête facilement. Lors de l’implémentation du logiciel, des procédures flexibles ont été prévues mais également différentes options de personnalisation, telles que l’utilisation de modèles et de documents dans le style maison des différentes entités de Bree.
L’orientation client et le support n’ont jamais posé problème. iController a fait de sorte que le tableau de bord central, qui présente un aperçu global des factures ouvertes, le fasse non seulement au total, mais aussi par entité. Une liste des tâches a également été prévue pour chaque entité, basée sur les préférences de Bree quant aux procédures de suivi. Ceci donne aux contrôleurs de crédit un aperçu direct des actions suivantes à entreprendre. Les fiches client, qui contiennent toute la communication e-mail, toutes les factures et tous les détails du client, contribuent à une meilleure vue et à un meilleur service au client.
Réussite
Après avoir reçu l’exportation des données du système de comptabilité de la ville de Bree, le logiciel iController a été implémenté très rapidement et de manière efficace. Tout à fait conformément aux besoins de l’utilisateur. L’analyste de iController a assisté là où il le fallait et le réglage des derniers détails s’est très bien passé. La différence par rapport à avant est considérable: la gestion crédit qui était beaucoup trop complexe, présente maintenant un aperçu très clair et l’option de trier les factures ouvertes comme on veut.
L’étape suivante? La numérisation complète du processus débiteur. Les plans sont déjà en cours:
- Ajouter des codes QR aux factures, aux rappels et aux mises en demeure afin que les clients puissent payer plus rapidement.
- Intégrer l’“E-Box” (la boîte aux lettres numérique pour les documents gouvernementaux) dans la gestion des débiteurs pour que les informations sur les clients soient automatiquement mises à jour.
Témoignage
Jean Gielen, directeur financier de la ville de Bree: “Dans la ville de Bree, nous essayons de suivre l’évolution du marché. Nous souhaitons encaisser plus rapidement les factures impayées en utilisant les possibilités techniques qui sont disponibles de nos jours. iController nous y a aidés, pas à pas.”
Jean Gielen, directeur financier de la ville de Bree: “Notre gestion crédit était beaucoup trop complexe, mais à présent nous avons repris contrôle. Nous sommes bien contents d’avoir commencé avec iController, et nous sommes curieux des possibilités que l’application nous offrira encore dans l’avenir.”
