Kennen Sie Ihren Kunden: ein wichtiger Schritt im Order-to-Cash-Prozess

Mai 3, 2022

Geschätzte Lesezeit: 4 Minuten

Den Kunden zu kennen ist im Kreditmanagement genauso wichtig wie in anderen Bereichen eines Unternehmens.

Im Rahmen der europäischen Geldwäscherichtlinien gilt heutzutage für einige Unternehmen, wie u. a. Banken und Versicherungsgesellschaften, die Verpflichtung, spezifische Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie eine Kundenbeziehung aufbauen. 

Diese Vorgehensweise, Know Your Customer, oder KYC, wurde in Europa eingeführt, um sich gegen Fehlverhalten wie Betrug, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu wappnen.

Das Verfahren besteht größtenteils aus drei Teilen: die Identität überprüfen, die geschäftliche Transaktion überprüfen und zum Schluss die Identität des Begünstigten überprüfen sowie ein Compliance Check.

Organisationen können heutzutage dieselben Grundsätze des KYC-Prozesses anwenden, um ihre finanziellen Risiken abzusichern:

  • Onboarding von Kunden: Erstellen von Richtlinien für die Annahme von Kunden
  • Verfahren für die Identifikation von Kunden
  • Überwachung von Transaktionen
  • Risikomanagement

So kann KYC nicht nur einen positiven Einfluss auf offene Rechnungen und Eintreibungen haben, sondern auch auf die gesamte Customer Journey.

Wie funktioniert es?

Der KYC-Prozess geht weiter als kurz herauszusuchen, wer die Kunden sind und wofür sie stehen. Ein 360-Grad-Blick ist wesentlich. 

Suchen Sie die finanziellen Zahlen und stellen Sie gezielte Fragen

Untersuchen Sie die Unternehmen, die Ihr Kunde werden wollen, gründlich. Versuchen Sie, zu entdecken, mit wem Sie zusammenarbeiten.

  • Woher kommt das Vermögen? Wie sieht die Bilanz aus, gibt es noch viele offene Rechnungen? Erhalten Sie Einblick in finanzielle Zahlen während längerer Perioden, damit etwaige Fluktuationen entdeckt werden können. Lesen Sie die jährlichen Zahlen, Jahres- oder Quartalsberichte …
  • Stellen Sie Fragen über die Geschäftsführung. Wie steht es mit dem Management? Was ist der Track Record? Gibt es Änderungen im Leadership?
  • Hat das Unternehmen eine Übernahme gemacht oder wurde es selbst übernommen?
  • Überprüfen Sie auch, mit welchen Unternehmen Ihre Kunden Geschäfte machen. Dasselbe gilt für Ihre Lieferanten. Was wenn sie mit einem Unternehmen konfrontiert werden, das finanzielle Schwierigkeiten hat? Kann das Ihre Lieferkette gefährden?

Der eine Kunde ist transparent, bei anderen Kunden müssen Sie manchmal nachfragen. Das hängt auch stark vom Herkunftsland des Kunden ab. Manche Länder stellen ein hohes Risiko dar, dann müssen zusätzliche Informationen angefordert werden.

Überprüfen Sie alle Informationen anhand einer Identifikations- oder Verifizierungskontrolle

Obwohl dieser Aspekt also verpflichtend in der Finanzwelt ist, kann es auch für andere Unternehmen ein sehr nützliches Instrument sein. So können Sie verhindern, dass irgendeine Form von Betrug, Geldwäsche oder Steuerbetrug vorliegt.

Diese Identifikations- oder Verifizierungskontrolle ist dringend notwendig, weil es immer mehr internationale Finanztransaktionen gibt und wegen des geopolitischen Hintergrunds.

Um die Qualität der Kundendaten zu optimieren, können Sie eine Kreditpolitik erstellen. Das geht oft mit einem Formular einher, mit dem alle erforderlichen Daten bereits in der ersten Phase erhoben werden. So sind alle Kontaktdaten richtig.

Nutzen Sie externe Daten von Büros

Nutzen Sie externe Informationen von Handelsinformationspartnern, um Ihre eigenen Daten anzureichern. Das ist vor allem für neue Kunden interessant, aber auch für Bestandskunden kann es nützlich sein. So entdecken Sie die Kredithistorie wie auch das Zahlungsverhalten und ggf. sonstige Daten, über die Sie noch nicht verfügt haben.

Auf diese Weise erhalten Sie Informationen, ohne dass Sie mit dem neuen Kunden gesprochen haben. Es erlaubt Ihnen auch, aufgrund dieser Informationen diese potenziellen Kunden bereits in Segmenten aufzuteilen und die Kommunikation weiter hierauf abzustimmen.

Aber externe Daten sind nicht billig und auch nicht immer der beste Maßstab, um das Kundenverhalten zu entdecken oder vorherzusagen. Beziehungen zwischen Debitoren und Kreditoren können wegen der Bedeutung des Produktes für jeden anders sein. Ein wichtiger Lieferant wird bei Zahlungen vielleicht Vorrang erhalten, während andere für die Herstellung weniger entscheidender Rechnungen in den Hintergrund geraten.

Führen Sie deshalb für jeden neuen Kunden eine Kreditprüfung durch. Ohne gute Kontrolle fahren Sie als Unternehmen eigentlich blind. Überprüfen Sie deshalb immer die Kreditwürdigkeit im Voraus, indem Sie einen Kreditbericht und die Kreditbewertung analysieren und zudem in Ihrer Kreditmanagementsoftware aufnehmen.

Gute und richtige Entscheidungen zu treffen für Ihr Unternehmen ist ohne aktuelle und relevante Daten nicht möglich. Aber reicht es aus?

Passen Sie bei minderwertigen Daten auf

Wenn die Daten von niedriger Qualität sind, kann das zu verschiedenen finanziellen Risiken führen. Offene Rechnungen können zum Beispiel schwierig eingetrieben werden, da die anwesenden Daten beschränkt oder falsch sind. Und später im Mahnprozess oder sogar vor dem Gericht kann das Probleme verursachen, wenn gesetzliche Unterlagen eingereicht werden müssen.

Manchmal zahlen Kunden eine Rechnung nicht, weil sie nicht mit dem gelieferten Produkt oder Dienst zufrieden sind, und informieren Sie nicht darüber. Dieser Mangel an Feedback hat einen negativen Einfluss auf die Kundenbeziehung und kann sogar zum Verlust eines guten Kunden führen. Das hat dann wiederum Folgen für Kundenempfehlungen.

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