Ken je klant: een belangrijke stap in het order-to-cash proces

mei 3, 2022

Estimated reading time: 4 minutes

‘Ken je klant’ is in credit management net zo belangrijk als bij andere onderdelen van een bedrijf.

In het kader van Europese antiwitwasrichtlijnen geldt er vandaag voor een aantal ondernemingen, zoals onder meer banken en verzekeringsmaatschappijen, de verplichting om specifieke acties te ondernemen vooraleer een klantrelatie aan te gaan. 

Deze handeling, Know Your Customer ofte KYC, werd in Europa ingevoerd om zich te wapenen tegen wanpraktijken zoals fraude, witwassen en terrorismefinanciering.

De procedure bestaat grotendeels uit drie onderdelen: het controleren en verifiëren van de identiteit van de klant; het controleren van de zakelijke transactie; en tot slot de controle van de identiteit van de begunstigde en een compliance check.

Organisaties kunnen vandaag dezelfde basisprincipes van het KYC-proces gebruiken om hun financiële risico’s in te dekken:

  • Onboarding van klanten: opstellen van richtlijnen wat betreft het aanvaarden van klanten
  • Procedures voor het identificeren van klanten
  • Monitoring van transacties
  • Risicomanagement

Zo kan KYC een positieve impact hebben op niet alleen openstaande facturen en inningen maar ook tijdens de gehele customer journey.

Hoe ga je te werk?

Het proces van KYC gaat verder dan even opzoeken wie de klanten zijn en waarvoor ze staan. Een 360 graden zicht is cruciaal. 

Ga op zoek naar de financiële cijfers en stel gerichte vragen

Onderzoek grondig de bedrijven die jouw klant wensen te worden. Probeer na te gaan met wie je in zee gaat.

  • Wat is de herkomst van het vermogen? Hoe is het gesteld met de balans, staat er nog veel open? Probeer inzicht te krijgen in financiële cijfers gedurende langere periodes zodat eventuele fluctuaties kunnen worden ontdekt. Duik in de jaarcijfers, jaar- of kwartaalverslagen, …
  • Stel vragen rond de bedrijfsvoering. Hoe is het gesteld met het management? Wat is het track record? Zijn er wijzigingen in leadership?
  • Heeft het bedrijf een overname gedaan, of is het zelf overgenomen?
  • Ga ook na met welke bedrijven jouw klanten zakendoen. Hetzelfde geldt voor jouw leveranciers. Wat als zij met een bedrijf geconfronteerd worden dat het financieel moeilijk heeft? Kan dat jouw toeleveringsketen in het gedrang brengen?

De ene klant is transparant, bij andere klanten moet je soms doorvragen. Dat is ook sterk afhankelijk van het land van herkomst van de klant. Sommige landen zijn high risk en dus moet er extra info opgevraagd worden.

Controleer alle informatie op basis van een identificatie- of verificatiecheck

Hoewel dit aspect dus een verplichting is in de financiële wereld, kan dit ook voor andere bedrijven en organisaties een erg nuttig instrument zijn. Zo kan je voorkomen dat er sprake is van enige vorm van fraude, witwassen of belastingontduiking.

Deze identificatie- of verificatiecheck is broodnodig omdat er steeds meer internationale financiële transacties zijn en omwille van de geopolitieke achtergrond.

Om de kwaliteit van de gegevens van klanten te optimaliseren kan je een credit policy opstellen, wat vaak gepaard gaat met een formulier dat alle noodzakelijke gegevens reeds in de eerste fase gaat verzamelen. Zo zijn alle contactgegevens accuraat.

Gebruik externe data van bureau’s

Gebruik externe informatie van handelsinformatiepartners om jouw eigen data te verrijken. Iets wat vooral voor nieuwe klanten interessant is maar evengoed voor bestaande klanten nuttig kan zijn. Zo kom je bijvoorbeeld de kredietgeschiedenis en het betaalgedrag te weten, en eventuele andere data die je nog niet had.

Op die manier verkrijg je info zonder dat je ooit gesproken hebt met de nieuwe klant. Het laat je ook toe om op basis van de info deze potentiële klanten al in te delen in segmenten en de communicatie hier verder op af te stemmen.

Maar externe gegevens zijn niet goedkoop, en ook niet altijd de beste maatstaf om het gedrag van klanten te weten of te voorspellen. Relaties tussen debiteuren en crediteuren kunnen anders zijn omwille van het belang van het product voor elk van hen. Een belangrijke toeleverancier zal misschien voorrang krijgen in de betalingen terwijl de andere facturen die niet cruciaal zijn bij de productie op de achtergrond verschuiven.

Voer daarom altijd een creditcheck uit op elke nieuwe klant. Zonder een goede controle vaar je als bedrijf eigenlijk blind. Daarom ga je steeds de kredietwaardigheid op voorhand na door een kredietrapport en de kredietscore te analyseren, en bovendien in jouw credit management software mee op te nemen.

Goede en juiste beslissingen maken voor jouw bedrijf kan niet zonder actuele en relevante data. Maar volstaat dit wel?

Let op met minderwaardige data

Wanneer de data van lage kwaliteit zijn, kan dat heel wat financiële risico’s met zich meebrengen. Openstaande facturen kunnen bijvoorbeeld moeilijk te innen zijn doordat de aanwezige contactinfo beperkt of foutief is. En later in het aanmaningsproces tot zelfs de rechtbank kan dat problemen opleveren wanneer wettelijke documenten moeten overhandigd worden.

Soms betalen klanten een factuur niet omdat ze niet tevreden zijn met het geleverde product of de dienst, en laten ze jou dit niet weten. Dit gebrek aan feedback heeft een negatieve impact op de klantrelatie en kan zelfs leiden tot het verlies van een goede klant, en dit heeft dan weer gevolgen voor customer referrals.

Discover more

Blog overview

See more

Contact us

See more

Join iController

See more

Subscribe to learn more about credit management

Share This