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In Belgien stehen zu jedem Zeitpunkt unbezahlte und überfällige Rechnungen im Wert von Milliarden Euros offen. Die offenen Rechnungen sind eine der Schattenseiten der Betriebsführung, aber müssen genau überwacht werden.
Die effiziente Einrichtung des Debitorenmanagements – der Prozess, um sicherzustellen, dass Kunden zahlen – sollte deshalb für jedes Unternehmen eine Priorität sein.
Der Kunde hat das Produkt oder den Dienst nämlich bereits bekommen, aber hat noch nicht dafür bezahlt. Solche Kunden können der Gesundheit eines Unternehmens schaden und den erforderlichen Cashflow austrocknen lassen.
Dieser Cashflow ist die Schlagader jedes Unternehmens. Ohne Cashflow wird es schwer, die Rechnungen von Lieferanten und die Löhne der Arbeitnehmer zu zahlen oder Investitionen vorzunehmen.
In diesem Artikel:
- geben wir die wichtigsten Hinweise, um das Debitorenmanagement effizient zu gestalten
- betonen wir die Notwendigkeit von automatisiertem Debitorenmanagement
- werden Sie sehen, dass bei Debitorenmanagement auch Aspekte wie Kundenbeziehungen und Risikomanagement eine wesentliche Rolle spielen
- wird deutlich, dass Debitorenmanagement ein dynamischer Prozess ist, der regelmäßig analysiert und angepasst werden muss
1. Einen Plan für Debitorenmanagement erstellen
Alles beginnt mit einem guten Plan. Die Einrichtung des Debitorenprozesses ist immer sehr persönlich und variiert nach dem Unternehmen, der spezifischen Kundenbeziehung und dem Profil des Kunden.
Evaluieren Sie die geltenden Verfahren im Unternehmen. Sie können sich bereits folgende Fragen stellen:
- Wann schicken Sie Zahlungserinnerungen?
- Schicken Sie bereits vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung eine freundliche Erinnerung?
- Was machen Sie mit säumigen Zahlern?
- Können Sie bestimmte Kunden in Gruppen aufteilen?
- Wie werden Sie den Workload verteilen?
- Was machen Sie mit Sonderfällen, z. B. Kunden, die ein Zahlungsversprechen abgeben oder einen Tilgungsplan wünschen?
- Betrachten Sie es auch mal aus einem größeren Blickwinkel. Macht die Vertriebsabteilung vielleicht Versprechen, die nicht eingehalten werden? Sind Ihre Lieferungen von einem hohen Niveau?
Wenn Sie das Debitorenmanagement automatisieren, wird vieles möglich. Wählen Sie deshalb das richtige Tool, welches das Debitorenmanagement und im weiteren Sinne den Order-to-Cash-Prozess erleichtert.
2. Den Abrechnungsprozess analysieren
Überprüfen Sie, wann Ihre Rechnungen versendet werden. Vielleicht werden sie zu spät versendet? Oder werden zu viele Rechnungen im gleichen Moment verschickt?
Vielleicht sollten Sie nicht zweimal pro Monat die Rechnungen hinausschicken, sondern wöchentlich oder täglich? Das Erstellen, Überprüfen und Senden vieler Rechnungen zu bestimmten Zeiten ist nämlich ein sehr zeitaufwendiger Prozess für den Kreditcontroller. Und potenziell auch für die nächsten Tage und Wochen, wenn Reaktionen über E-Mails und Anrufe die Mitarbeiter belasten. Und bei der nächsten Sendung wiederholt sich dieser Prozess.
3. Debitoren segmentieren
Eine gute Aufteilung oder Segmentierung der Debitoren ist bereits ein großer Teil der Arbeit. Das bietet nicht nur eine größere Transparenz, sondern hilft auch beim Treffen von Entscheidungen. Manche Kunden erfordern nämlich mehr Anstrengungen und Ressourcen.
So können z. B. Unterschiede zwischen neuen und alten Kunden, kleineren Kunden oder größeren Unternehmen, verschiedenen Sektoren usw. gemacht werden.
Die Segmentierung erleichtert etwa die Zuweisung von Kunden an ein neues Verfahren.
4. Ihre Kommunikationskanäle automatisieren
Wir sprachen gerade über die Bedeutung von Automatisierung, wodurch Kosten gesenkt und Ergebnisse verbessert werden können. Auch im Bereich der Kommunikation mit Ihren Kunden gibt es viele Automatisierungsmöglichkeiten.
Nachdem die Debitoren segmentiert sind und einem Verfahren zugewiesen wurden, können Sie einen sehr effizienten Kommunikationsprozess aufbauen. So können Sie anhand wohlüberlegter Vorlagen Kunden in ihrer eigenen Sprache ansprechen und den Ton der Kommunikation je nach verschiedenen Faktoren, wie der Größe des Unternehmens, dem Typen, dem Sektor und der Unternehmenskultur variieren lassen.
Diese Kommunikationsnachrichten passen Sie am besten dem eingesetzten Kommunikationskanal an. Ein Brief, ein Einschreiben, eine E-Mail oder eine Textnachricht erfordern alle eine spezifische Kommunikation.
5. Die finanzielle Gesundheit der Kunden überprüfen
Eine gesunde Verpflichtungspolitik kann viele Probleme beheben. Anhand verschiedener externer Quellen können Sie entdecken, wie gesund und kreditwürdig ein Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, ist und Sie können das Risiko besser einschätzen.
Aber auch für Bestandskunden lohnt es sich, ständig Risikomanagement zu betreiben, indem Sie regelmäßig die Kreditscores und sonstige externe Handelsinformationen kartieren. So gewinnen Sie Einblick in potenzielles Risikoverhalten Ihrer Kunden und bleiben ständig über ihr Risikoprofil, basierend auf aktuellen Daten und Formeln, informiert.
6. Allgemeine Bedingungen ohne Schlupflöcher erstellen
Die allgemeinen Verkaufsbedingungen und Zahlungsbedingungen regeln Sie am besten gut und im Voraus, insbesondere in Bezug auf die Zahlungsfrist und die Klauseln, die die Nicht-Zahlung regeln.
7. Zahlungen möglichst einfach machen
Sorgen Sie dafür, dass Kunden möglichst einfach und effizient zahlen können. Zum Beispiel, indem Sie eine Zahlungsmöglichkeit auf der Rechnung oder Erinnerung anbieten. Das kann anhand eines Zahlungslinks oder QR-Codes erfolgen. Dadurch können Kunden über eine App auf dem Smartphone zahlen.
8. Dafür sorgen, dass alle wissen, was sie tun müssen
Sorgen Sie dafür, dass die Aufgaben gut verteilt werden. Wenn es sich um eine erhebliche Anzahl offener Rechnungen handelt, empfehlen wir, dies täglich zu machen. So wird nichts übersehen.
In iController kann jeder Kreditcontroller anhand eines persönlichen Arbeitsblatts offene Aufgaben täglich auf einfache Weise überwachen. Aufgaben werden bestmöglich automatisch bereitgestellt, aber auch manuelle Aufgaben können von jedem Ort im Tool erstellt werden. Zum Beispiel einen Anruf machen oder ein weiteres internes Follow-up.
9. Regelmäßig auf Zahlungsrückstände überprüfen
Eine automatisch eingerichtete Kontrolle verhindert, dass Zahlungsrückstände zu langsam entdeckt werden und die Rückstände sich aufbauen. Wenn Sie es „im Griff“ haben, sobald eine Frist überschritten wird, können Sie verhindern, dass Kunden dieses Verhalten in Zukunft wiederholen.
10. Fokus auf den Problemfällen
Um Cashflow „zurückzugewinnen“, ist es wichtig zu wissen, welche Kunden die meiste Aufmerksamkeit benötigen. Das können Konten mit den größten offenen Beträgen, Kunden mit gebrochenen Zahlungsversprechen oder Kunden mit einem abweichenden Zahlungsverhalten sein.
Aber wie wissen Sie, um welche Kunden es sich handelt, wenn Hunderte von Rechnungen in Ihrem Unternehmen zirkulieren? In iController ist das ziemlich einfach, denn dank der automatisierten Dashboards, Listen und Berichte sind Sie jeden Tag über diese „Problemfälle“ informiert und können schnell angepasste Maßnahmen treffen.
11. Jedes Gespräch zählt
Wenn alles gut eingerichtet ist und Sie das richtige Tool für Ihr Debitorenmanagement gewählt haben, werden viele Sachen automatisch protokolliert und aufgezeichnet. Es ist jedoch auch nützlich, weiterhin manuelle Notizen hinzuzufügen. Insbesondere in einem persönlichen Gespräch über eine Beschwerde wird vieles gesagt. Dank der Notizen sind alle Mitarbeiter informiert und es können hinterher bessere Schlussfolgerungen gezogen werden.
12. Trotzdem eine Anhäufung von Zahlungsrückständen?
Nehmen Sie in diesem Fall so schnell wie möglich persönlichen Kontakt auf. Zeigen Sie Verständnis für etwaige Probleme und versuchen Sie, den Grund für die Nicht-Zahlung so gut wie möglich zu entdecken. Oft handelt es sich um Unvermögen, wie unvorhergesehene Umstände oder unerwartete Kosten, statt Unwilligkeit.
Das Erstellen eines Tilgungsplans könnte in diesen Fällen eine gute Lösung sein. Auch solche Pläne können Sie mit iController optimal zuweisen und überwachen.
13. Für manche Kunden strengere Zahlungsbedingungen erstellen
Für schlechte Zahler könnte es empfehlenswert sein, strengere Zahlungsbedingungen zu erstellen. Zum Beispiel um einen Vorschuss oder eine Vorauszahlung bitten und die Zahlungsfrist in jeder Kommunikation besonders betonen.
14. Regelmäßig anpassen
Niemand hat sofort das richtige Debitorenmanagement. Es ist ein dynamischer Prozess, der regelmäßig angepasst werden muss. Verfahren müssen anders eingerichtet werden: Sie können neue Verfahren schaffen, bestehende Verfahren strenger oder gerade weniger streng machen oder Kunden einem anderen Verfahren zuweisen.
