Leestijd: 5 minuten
We kunnen het er niet genoeg over hebben. DSO – of Days Sales Outstanding – is één van de belangrijkste KPI’s in het debiteurenbeheer. Het staat voor het aantal dagen dat klanten erover doen om hun facturen te betalen. De DSO is onlosmakelijk verbonden met de cashflow van jouw bedrijf, en is een graadmeter voor de efficiëntie in het cash management proces.
Er zijn verschillende manieren om de DSO te berekenen, maar op het einde telt maar één ding: zo’n laag mogelijk DSO-cijfer. Hoe lager de DSO, hoe beter voor het debiteurenbeheer en dus de gezondheid van jouw bedrijf. Jouw klanten betalen hun openstaande facturen dan snel genoeg. En dat heeft dan weer directe, positieve gevolgen voor de cashflow en liquiditeitspositie van jouw bedrijf.
Welke stappen kan je nu zoal ondernemen om van een relatief hoog DSO een lager cijfer te maken? Welke factoren dragen bij tot een hoge DSO?
1. Verzamel gegevens over jouw huidige DSO
Alles start met het verzamelen van de nodige informatie om jouw huidige DSO te bepalen. Naast interne gegevens hoort daar ook de concurrentie bij: probeer na te gaan wat de DSO van gelijkaardige bedrijven in jouw sector en industrie is. Dit geeft een mooi startpunt voor een vergelijking, en kan dienen als benchmark om realistische verwachtingen te scheppen. Een DSO van 60 dagen is misschien niet zo’n beste score, wanneer de DSO in jouw sector gemiddeld 40 dagen bedraagt.
Er wordt best ook rekening gehouden met seizoensschommelingen. De DSO in de maand juli is soms helemaal anders dan de DSO in december. Om die maandelijkse verschillen uit te vlakken, kan je DSO laten baseren op de gegevens van een volledig kwartaal of jaar.
Al deze informatie geeft je ook een houvast om het verlagen van de DSO strategischer aan te pakken bij het management, en om duurzaam te werk te gaan. Je zou heel agressief de DSO kunnen verlagen door heel strikte kredietvoorwaarden te hanteren. Maar dat kan een negatief effect hebben op de klantretentie of weerhoudt de klant ervan om meer business met jou te doen.
2. Efficiënt factureren
Eén van de meeste effectieve manieren om jouw DSO te verlagen, is het facturatieproces zo efficiënt mogelijk maken. Alles start met het tijdig verzenden van facturen, die alle noodzakelijke gegevens moeten bevatten en vrij moeten zijn van fouten. Veel voorkomende fouten zijn de vermelding van een foutief bedrag of een foute vervaldatum, een factuur die niet in overeenstemming is met een goedgekeurde offerte, de niet-vermelding van de betaalvoorwaarden of foutieve adresgegevens. Hoewel deze fouten kunnen gecorrigeerd worden, vertragen ze de betaling en hebben ze een negatief effect op de DSO.
Automatisatie loont in het facturatieproces: je wint er tijd mee en menselijke fouten zijn uitgesloten. Probeer daarom zoveel mogelijk financiële taken te automatiseren: stuur facturen digitaal uit, verwerk de betalingen digitaal en probeer handmatige input waar mogelijk te vermijden.
Het loont ook om dit proces regelmatig tegen het licht te houden. Stuur je facturen uit meteen na oplevering van het project, of doe je dat misschien beter meteen na het ondertekenen van het contract?
3. Optimaliseren van betalingen
Misschien hebben klanten wel moeite om daadwerkelijk te betalen aan jouw bedrijf omdat een betaallink ontbreekt in betaalherinneringen per e-mail of omdat de noodzakelijke betaalgegevens missen op de factuur.
Door digitale betaalopties aan te bieden, maak je het jouw klanten zo eenvoudig mogelijk om te betalen. Doel is om zoveel mogelijk frictie weg te nemen. Zorg er meteen ook voor dat je verschillende betaalmethoden in de aanbieding hebt, zoals betalen met een kredietkaart, direct debit of bankoverschrijvingen.
4. Beter en automatisch debiteurenbeheer
Van zodra facturen de deur uitgaan, begint de opvolging ervan. Voor het debiteurenbeheer staat daarom best een uitgedacht plan klaar. Een betere opvolging van openstaande facturen, door duidelijk gedefinieerde procedures en automatisatie maakt dit luik veel efficiënter.
Met software, zoals iController, kan je verschillende onderdelen van debiteurenbeheer en credit management automatiseren en zo heel efficiënte workflows voor jouw teams opzetten.
Je kan proactief te werk gaan, en een betaalherinnering al uitsturen voor de vervaldatum van de factuur, inclusief een kopie van de factuur. In de meeste gevallen zijn klanten gewoon ‘vergeten’ te betalen en kan deze vriendelijke herinnering hen aansporen. Kunnen ze dan toch niet meteen betalen, dan kan het voorstel van een betalingsregeling of afbetalingsplan soelaas brengen. Op die manier wordt een deel van de factuur sneller in cash omgezet.
Indien het uiteindelijk niet tot een betaling komt, staat er best een strategie klaar voor disputen en als het zover komt, voor incasso.
5. Kredietpolitiek
Degelijk voorbereidend werk houdt in dat de kredietwaardigheid van de klant grondig wordt onderzocht, waardoor het risico op wanbetalers verkleint.
Een goed uitgedachte kredietpolitiek legt de parameters en voorwaarden vast waaraan nieuwe en bestaande klanten moeten voldoen om op krediet te kunnen kopen. Die kredietpolitiek heeft onrechtstreeks een impact op het DSO-cijfer. Een te losse kredietpolitiek zorgt voor langer onbetaalde facturen, en dus een hogere DSO.
6. Communiceren van de betaalvoorwaarden
Een belangrijke determinant voor de DSO zijn de betaalvoorwaarden die jouw bedrijf aan klanten biedt. Die betaalvoorwaarden communiceer je best zo duidelijk en helder mogelijk. Zorg er daarom voor dat ze eenvoudig toegankelijk zijn voor klanten, bijvoorbeeld door ze aan de factuur te hechten.
Bovendien moeten de betaalvoorwaarden zo worden opgesteld dat je klanten niet afstoot door bijvoorbeeld een te korte betaaltermijn af te dwingen, en dat je hen de juiste incentives aanreikt om sneller te betalen.
7. Aanbieden van incentives
Een onderdeel van die betaalvoorwaarden én de klantrelatie kan zijn om goede klanten te belonen met korting. Hoe groot die korting is, hangt af van de liquiditeit die jouw bedrijf momenteel heeft en hoeveel die waard is voor jou.
Je kan ook iets extra’s geven in plaats van een korting, zoals een bijkomende dienst of een gratis product.
Het omgekeerde is eveneens noodzakelijk: zorg dat er gevolgen zijn voor klanten die te laat betalen.
8. Verbeter de visibiliteit
Het verlagen van de DSO is een gezamenlijke inspanning. Niet alleen het credit management team maar ook andere afdelingen en profielen kunnen hun rol spelen. Een onbetaalde factuur kan de aanleiding zijn voor verder onderzoek naar de oorzaak van de niet-betaling. Misschien zijn er verbanden te trekken met de manier van verkopen? Of het afhandelen van andere interne processen?
Samengevat
Er zijn heel wat manieren om jouw DSO te verlagen. Efficiëntie, automatisatie en digitalisering in het order-to-cash proces zijn de rode draad doorheen dit verhaal. Wanneer je deze strategieën blijft toepassen, zal jouw cashflow op termijn verbeteren. Zorg er gewoon voor dat je mikt op een realistische DSO, gevoed door benchmarks en intern onderzoek.
