Leestijd: 5 minuten
De logistieke dienstverlener H.Essers biedt gepersonaliseerde en geïntegreerde transport- en logistieke oplossingen over heel Europa. Het is actief voor sectoren als chemie, farma, bouw en infrastructuur, en kwalitatief hoogstaande goederen. De afgelopen jaren kende het bedrijf een stevige uitbreiding, dankzij autonome groei en een aantal strategische overnames.
De uitdaging
Met een omzet van €925 miljoen in 2020, gaan er maandelijks bij H.Essers honderdduizenden facturen de deur uit. Er werd al een viertal jaar gewerkt met software voor debiteurenbeheer. Aangezien het vorige softwarepakket niet voldeed aan alle vereisten, zocht de logistieke dienstverlener naar een nieuwe oplossing. Belangrijke criteria waren een uitstekende dienstverlening, efficiënte integratiemogelijkheden en een aantrekkelijke prijsstelling.
Bovendien had H.Essers specifieke eisen op het vlak van het credit management. Tot H.Essers behoren verschillende bedrijven en vennootschappen die vaak voor dezelfde klant werken. De nadrukkelijke wens was om elke klant slechts één aanmaning te sturen, en één credit controller voor die klant verantwoordelijk te stellen.
Tirza Put, Credit & Revenue Assurance Manager bij H.Essers: “Wanneer we voor operationele redenen de klant opdelen in verschillende entiteiten of accounts, willen we hen toch maar één aanmaning sturen, en liefst met de facturen voor al die accounts gebundeld. Want voor hen zijn we één leverancier.”
Oplossing
iController kon tegemoet komen aan die specifieke credit management policy en richtte samen met H.Essers een zo optimaal mogelijk iController-platform in. Klanten krijgen maar één aanmaning meer, en op elke aanmaning staat er steevast een link naar de kopie van de openstaande facturen, ook als die facturen betrekking hebben op de verschillende bedrijven in het portfolio van H.Essers.
Die kopie naar de facturen is een enorme tijdsbesparing, stelt Tirza. De policy van slechts één aanmaning en één credit controller voor elke klant kent bovendien intern veel bijval, want de business unit managers en sales hebben één aanspreekpunt.
Voor de segmentering van de debiteuren werden procedures uitgewerkt op basis van de grootte van de klant.
“We zijn al sinds 2018 live met iController, en er is een echt tweerichtingsverkeer. Nieuwe ideeën worden snel opgepikt en in de software verwerkt, zodat alle gebruikers van iController meegenieten van de nieuwe features.”
Tirza Put, Credit & Revenue Assurance Manager bij H.Essers
Sectorspecifieke uitdagingen
Credit management in de transport- en logistieke sector heeft zijn eigen uitdagingen. Zo kan er niet met kredietlimieten worden gewerkt, omdat de meerderheid van de facturen slechts eenmaal per maand wordt verstuurd, zowel voor warehousing als transport. Om toch aan risicomanagement te doen, voorzag iController de koppeling met Creditsafe. Zo kan H.Essers de gegevens van kredietrapporten meteen op de klantenfiche zien.
Tirza Put: “Wanneer klanten het einde van een procedure naderen, en we zien in Creditsafe dat het cijfer slecht is, dan gaat er bijvoorbeeld een ingebrekestelling de deur uit. Tegelijk blokkeren we deze klant zodat de transportplanners niks meer kunnen aannemen van die klant. Is de betaling ondertussen wel gebeurd, of wanneer het slechts een eenmalige late betaling betreft, dan kunnen we er toch voor kiezen om het order te laten doorgaan. Voor nieuwe klanten met een slecht kredietrapport, stellen we voorafbetalingen voor. Als credit controllers proberen we dus flexibel om te gaan met het gegeven dat we geen kredietlimieten kunnen aanbieden.”
Typerend voor de transportsector is dat transporteurs zowel klant als leverancier zijn, waarbij er samenwerkingen zijn om gebruik te maken van elkaars capaciteit bij piekmomenten. Dat betekent dat er heel wat facturen in de twee richtingen worden uitgewisseld. Daarom leest H.Essers in iController ook de leveranciersgegevens in. “Wanneer het moment van betalingen is aangebroken, kijken we voor partijen die zowel klant als leverancier zijn, of er aan klantzijde nog openstaande facturen zijn en of de balans niet te veel overhelt. Desgewenst kunnen we dan betalingen tegenhouden,” aldus Tirza Put.
Succesvolle software
H.Essers is vol lof over de gebruiksvriendelijkheid van iController. Nieuwe medewerkers in het credit control team zijn meteen mee in de software, en ook niet-financiële profielen zoals sales of collega’s bij de klachtendienst zijn snel wegwijs in iController. Wekelijks gaan er rapporten uit naar de directie.
Het debiteurenteam bestaat vandaag uit zeven credit controllers, zes in België en een in Roemenië. “Dat iController een erg uitgebreid aanbod talen heeft in de software, is een groot pluspunt. Onze Roemeense medewerker kan volledig in de eigen taal werken, en meer algemeen kunnen aanmaningen in zowat elke taal naar de klant worden gestuurd,”zegt Tirza Put.
Wat H.Essers bijzonder waardeert is de centrale mailbox voor de betaalherinneringen. Tijdens vakantie- en ziekteperiodes van medewerkers kan er makkelijker met klanten worden geschoven, en is de permanentie gegarandeerd. “We hebben ook amper uitval van de software. En als er dan toch problemen optreden, springt iController er altijd met man en macht op om het op te lossen,” zegt Tirza.
Een groot voordeel zijn de custom velden in iController, waardoor de twee takken binnen H.Essers, warehousing en transport, gescheiden worden. Dit laat toe om op factuurniveau iedereen mee te krijgen: de business unit manager krijgt immers enkel het overzicht van zijn of haar openstaande klanten te zien. Het heeft ervoor gezorgd dat de organisatie veel bewuster is beginnen om te gaan met de debiteuren.
“Regelmatig evalueren we onze credit management oplossing of benaderen andere partijen ons. Maar er zijn weinig providers die hetzelfde kunnen als iController en waar er echt naar de klant wordt geluisterd.”
Tirza Put, Credit & Revenue Assurance Manager bij H.Essers
Toekomstverwachtingen
H.Essers is momenteel actief in 16 Europese landen, Dubai en Zuid-Amerika. Het is op termijn de bedoeling dat alle verschillende filialen de iController-software gaan gebruiken. Maar eerst is er nog werk aan de integratie van nieuwe boekhoudpakketten in de eigen ontwikkelde oplossing van H.Essers.
Credit management is steeds in beweging. Op termijn wil Tirza graag meer inzicht in het betalingsgedrag van haar klanten: “Met alle data waarover we nu beschikken, zouden we meer kunnen leren uit het gedrag van onze klanten. Neem deze situatie: een klant kan er volgens het extern kredietrapport financieel schitterend voor staan, maar bij ons toch een van de slechte betalers zijn. Het zou fijn zijn als we onze business units kunnen melden wanneer het betaalgedrag van klanten aan het verbeteren is of slechter wordt.”
Momenteel legt iController de laatste hand aan een AI-module, die het betaalgedrag van klanten gaat voorspellen. Meer dan 200 parameters oefenen een invloed uit op dit betaalgedrag. De module moet bedrijven toelaten de cash flow forecasting beter in te schatten en in te grijpen wanneer het betaalgedrag van klanten wijzigt.
