Leestijd: 4 minuten
De uitdaging
Frankort & Koning is een Nederlandse groothandel in groenten en fruit. Die ‘groot’ mag gerust letterlijk genomen worden, want met een omzet van 250 miljoen euro per jaar en retailers in onder andere Duitsland, Scandinavië en Italië, is het een bedrijf van formaat. “Europa is onze markt, de wereld is onze bron”, zoals Paul van der Kruijs, Managing Director bij Frankort & Koning het poëtisch verwoordt.
Als groothandel gaat de debiteurenopvolging bij Frankort & Koning over hoge uitstaande bedragen. Met 550 actieve klanten (waaronder retailers, groothandelaren en marktkramers) die met hoge frequentie grote hoeveelheden groenten en fruit afnemen, vormen openstaande bedragen van 30 miljoen euro en meer geen uitzondering. Frankort & Koning zocht daarom naar een systeem dat hen ondersteunt in de opvolging van deze bedragen én dat helpt om het nummer één excuus van klanten weg te nemen: “We hebben de factuur niet ontvangen”.
De grootste uitdaging in het credit management van Frankort & Koning is de grote diversiteit aan klanten: retailers, groothandelaren, marktkramers… Ieder van hen vraagt een eigen aanpak. Groothandelaren en marktkramers vragen een erg intensieve opvolging, terwijl retailers wel vlot betalen, maar vaak bedragen aftrekken zonder dit op voorhand aan te kondigen of uitgaan van hun eigen administratie. Bovendien is ook het facturatieproces vaak anders bij retailers: bij hen wordt de factuur meestal pas verzonden zodra de goederen ontvangen zijn.
iController’s aanpak
Als eerste stap werd de database van Frankort & Koning gekoppeld met de iController-software zodat alle data behouden bleef. Paul van der Kruijs: “Het vormde een uitdaging om de database goed gekoppeld te krijgen, maar door de rechtstreekse schakeling tussen iController en onze IT-afdeling, verliep dat best soepel.”
Vervolgens werden er verschillende procedures aangemaakt, zodat de aanpak tussen de verschillende types klanten gediversifieerd kon worden. Zo kregen retailers een soepelere procedure en werden sommigen onder hen uitgesloten van aanmaningen, terwijl groothandelaren en marktkramers een intensievere opvolging toegewezen kregen.
Ook de grote vraag naar duplicaat facturen werd onder handen genomen. Paul van der Kruijs: “iController haalt het belangrijkste excuus van onze klanten weg. De software geeft ons de mogelijkheid om klanten een overzicht te bezorgen van de openstaande bedragen, waarna ze vervolgens zelf de bijhorende facturen kunnen ophalen.”
Succes
Sinds Frankort & Koning zijn excel-file inwisselde voor de iController-softwaretool, gaat het credit management een stuk efficiënter dan voorheen. Paul van der Kruijs: “Als alles wat vlotter gaat, dan ben je daar heel snel aan gewend. Door één keer per week een rekeningoverzicht te sturen, zijn er bijvoorbeeld veel minder aanvragen voor facturen die de klant niet ontvangen heeft. Dat maakt het eenvoudiger om in gesprek te gaan met de klant.” Daarnaast ziet het bedrijf ook zijn kredietverliezen op groothandelaren en marktkramers stilaan teruglopen, wat de zaak ten goede komt.
“iController heeft duidelijk goed nagedacht over de problemen waar credit managers mee te maken krijgen en hoe ze die kunnen oplossen. Daardoor heeft hun tool functies die niet in andere software aanwezig zijn.”
Paul van der Kruijs, Managing Director Frankort & Koning.
Ook de abonnementsvorm was voor Frankort & Koning een doorslaggevende factor: het vaste maandelijkse bedrag – onafhankelijk van de omzet – houdt de kosten beperkt. “iController heeft duidelijk goed nagedacht over de problemen waar credit managers mee te maken krijgen en hoe ze die kunnen oplossen. Daardoor heeft hun tool functies die niet in andere software aanwezig zijn. Voor ons is dat vooral de digitalisatie van het proces. Het dossier van de debiteur wordt geautomatiseerd en zelfs hun antwoorden komen automatisch in het dossier. Dat ben ik nog nergens tegengekomen”, aldus Paul van der Kruijs.
Voor de toekomst heeft Frankort & Koning nog heel wat plannen. Samen met iController bekijkt het bedrijf de mogelijkheden om een koppeling te maken met GoFast, een digitale werkomgeving. Zo hoopt Frankort & Koning het risico op invoerfouten verder te minimaliseren. Daarnaast voorziet het bedrijf ook toekomstige uitbreiding door acquisitie. Paul van der Kruijs: “Als we het bedrijf uitbreiden, willen we de iController-software ook bij de nieuwe bedrijfstakken gebruiken. Zo kan de software ons helpen om analyses te maken over de portefeuilles heen.”
