Estimated reading time: 8 minuten
In dit artikel:
- De rol van de CFO blijft evolueren dankzij technologie en innovatie
- RPA, AI en big data als grote drivers
- Het belang van de juiste softwaremix op het vlak van ERP en boekhouding
- De nood aan gecentraliseerde data
De rol van CFO: steeds in evolutie
Waar in het verleden de typische financiële praktijken zoals boekhouding de hoofdmoot uitmaakten van de taken van CFO’s en hun team, zien we nu steeds meer nieuwe en alternatieve technische oplossingen opduiken. De financiële wereld is bezig in een sneltempo volledig door mensen aangestuurde processen op het vlak van boekhouding, financiën, belastingen en andere te vervangen door fintech.
Deze fintech revolutie legt de CFO geen windeieren. CFO’s zijn in de unieke positie om te blijven experimenteren met nieuwe tools en technologieën, hun eigen functie verder te digitaliseren en de digitalisering in de hele organisatie te helpen verspreiden. Naast hun traditionele financiële taken kunnen ze een echte impact maken op het bedrijf.
De COVID-19 pandemie heeft deze digitale transformatie in finance intussen een stevige boost gegeven. In die mate zelfs dat bedrijven die de digitale tools volop omarmden en geïmplementeerd hebben, zeggen nu beter gewapend te zijn tegen toekomstige crises.
De voorbije jaren kwam de verantwoordelijkheid voor de digitale activiteiten van een bedrijf steeds meer bij de CFO terecht. Belangrijke onderdelen in het digitale verhaal zijn het sterk toegenomen gebruik van tools voor artificiële intelligentie (AI) en Robotic Process Automation (RPA), maar ook data-visualisatie via real-time dashboards blijft aan belang winnen.
Robots en algoritmes als extra werknemers
Van oudsher is finance goed in het verwerken en analyseren van gegevens en het produceren van een reeks rapporten of inzichten die een CFO kan gebruiken om het bedrijf te ondersteunen. Maar laat dat nu net de zaken zijn waar machines goed in zijn: ze lusten grote hoeveelheden data en leveren daarna automatisch een reeks inzichten op.
Niemand doet hogere studies om vervolgens data uit verschillende bronnen te verzamelen, het te dumpen in een excel spreadsheet en nadien de verkregen data klaar te zetten voor een presentatie. Toch zien we dit scenario nog overal aanwezig.
Dankzij RPA kunnen heel wat menselijke activiteiten binnen finance en kredietmanagement geautomatiseerd worden, zoals het invoeren van gegevens en de standaard communicatie met klanten en debiteuren. Het vervangen van routinematig werk en tijdverslindende dagelijkse taken zijn de onderliggende betrachtingen.
Bovendien slaan organisaties hier twee vliegen in één klap: het handmatige saaie werk valt weg, en de automatisatie van repetitieve processen geeft teams meer ademruimte voor taken die strategische beslissingen vereisen, voor advies en voor het nemen van beslissingen op basis van de data. In de strijd om talent is dit een extra troef om in handen te hebben.
Door daarnaast ook AI – en dus denkvermogen – toe te voegen, kunnen complexere taken binnen finance geautomatiseerd worden. Zo kan AI bijvoorbeeld de kredietwaardigheid van klanten beoordelen, nieuwe links leggen tussen data en twijfelgevallen beoordelen op basis van data uit het verleden.
Real-time inzichten en rapportages
De moderne CFO moet steeds over de juiste, exacte cijfers beschikken wanneer er een presentatie of meeting is gepland. Het helpt ook om betere en consistente voorspellingen te maken en financiële analyses af te ronden.
Dankzij API’s en andere vormen van integratie, hebben bedrijven vandaag relatief makkelijk toegang tot heel wat (zo goed als) real-time data afkomstig uit interne en externe bronnen. Met deze integraties kunnen organisaties nieuwe en oude inzichten vergelijken om hun financiële geschiedenis en records te optimaliseren.
Met de juiste tools kan je als team betere beslissingen maken, maar niet voor alle stakeholders is dezelfde data interessant. Zaak is dan om de rapportages en visualisatie van de data af te stemmen op elke doelgroep afzonderlijk. Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden zoals Tableau, Qlik en oplossing van partijen als SAP en Oracle.
Sneller beslissen en voorspellen
Door alle financiële gegevens op één plek te verzamelen zijn door data gedreven inzichten en snellere besluitvorming mogelijk. Belangrijke beslissingen zullen steeds meer gebaseerd zijn op deze real-time data.
Het succes van de moderne CFO ligt ook in het proactief zijn. Via voorspellende modellen kunnen betere financiële prognoses gemaakt worden. Bij iController bijvoorbeeld analyseren slimme AI-algoritmes de gewoontes en het betalingsgedrag van klanten. Zo kunnen we voorspellen wanneer klanten de volgende factuur zullen betalen, en wanneer betaalherinneringen best de deur uitgaan.
De AI zal klanten die vaak te laat hun facturen betalen bijvoorbeeld automatisch verschuiven naar een strengere opvolgingsprocedure, en klanten die altijd netjes op tijd betalen naar een minder strenge procedure.
Cashflowplanning via AI is een stuk accurater en betrouwbaarder dan de gangbare manier van voorspellingen. Gebruikers van het AI-platform van iController krijgen de cashflowprognoses te zien op een overzichtelijk dashboard.
Op zoek naar de juiste tools
Zoals we daarnet al aanhaalden is de traditionele rol van de CFO sterk aan het evolueren. Maar zonder de juiste toolkit met integratiemogelijkheden is het een hele klus. Of zoals de auteurs van het boek “Nine Keys to World-Class Business Process Outsourcing” zeggen: “De waarde zit hem in de geïntegreerde toolkit, en niet in een individuele tool. “
Goede fintech software (en de combinatie ervan) automatiseert minstens heel wat manuele taken. Voor facturatie kan dat het volgende zijn: het ingeven van facturatiegegevens, het controleren op dubbele facturen, het proces van het goedkeuren van facturen, en alle communicatie en opvolging rond deze materie.
En hoewel er voor al deze handelingen allerhande software voorhanden is, wil dat nog niet zeggen dat daarom AI en automatisatie in alle financiële workflows van het bedrijf zijn geïmplementeerd. Stel je daarom de volgende vragen. Maximaliseren de tools die ik gebruik de efficiëntie van het team en is de kans op fouten minimaal? Heb ik de nodige visibiliteit en transparantie in het cashflow proces?
Standaardisering van processen
De CFO brengt daarom best eerst de processen tussen mensen en de tools in kaart, en moet hierbij trachten te streven naar vereenvoudiging en standaardisering. Met de komst van cloudgebaseerde platformen is die standaardisering eenvoudiger te realiseren dan voorheen, en is verregaande automatisering mogelijk.
Start als CFO bijvoorbeeld met het automatiseren van de processen van kleine, afgebakende onderdelen in het bedrijf, idealiter via de basisfuncties van de ERP- of financiële software. Zet nadien de stap naar meer complexe processen waar verschillende domeinen aan bod komen.
Indien mogelijk wordt er in het bedrijf best ook met dezelfde tools gewerkt, en niet bijvoorbeeld verschillende storage-diensten of document management systemen waar alle info zit verspreid. Zeker bij een snelle groei of overnames moeten er op dat vlak de juiste keuzes gemaakt worden.
Zijn de tools nog relevant?
Werk je al even met bepaalde tools, stel je dan de vraag of deze tools nog relevant zijn voor de grootte van het bedrijf. Misschien moet je wel op zoek naar nieuwe tools of modules die de groei verder kunnen bestendigen?
De meeste startende bedrijven hebben een beperkte toolkit. Heel wat processen lopen nog manueel, en investeren in verregaande software is overkill wanneer er nog niet veel werknemers zijn, en het aantal in- en uitgaande facturen beperkt is.
Maar wanneer bedrijven groeien is er snel nood aan extra fintech software, zoals bijvoorbeeld een ERP- en/of een uitgebreider boekhoudprogramma. Toch blijven er in deze fase nog heel wat manuele processen overeind, gaande van het inboeken van de facturen, het betalen van rekeningen tot het handmatig versturen van facturen en betaalherinneringen.
Bedrijven groeien meestal niet op één-twee-drie, en de tools die je aan succes hebben geholpen zijn niet noodzakelijk de tools waarmee je verder kan groeien en het bedrijf mee kan uitbouwen. Sommige verouderde ERP-systemen zijn simpelweg niet ontworpen voor de wereld van vandaag. Wanneer data zich in verschillende systemen bevinden die niet met elkaar kunnen praten, blijven silo’s overeind en nieuwe inzichten achterwege.
Kies daarom voor ERP- en/of boekhoudingsoftware dat synchronisaties en integraties toelaat, met andere woorden open staat voor communicatie met andere oplossingen.
Bij grotere bedrijven groeit ook de nood aan extra, specifieke software: denk aan zaken zoals het beheren van de cashflow, het opvolgen van de te betalen facturen en de te ontvangen betalingen, software voor bedrijfskosten van de werknemers, enzovoort. Software die eenvoudig te koppelen is, zal dan altijd een streepje voor hebben.
Single source of truth
De rol van automatisatie kunnen we niet genoeg benadrukken: niet alleen trachten we repetitieve taken tot een minimum te herleiden, de juistheid van de gegevens is ook gegarandeerd.
Hiervoor moet echter de toegang tot kwaliteitsvolle data goed geregeld zijn. Het is van groot belang dat bedrijfsgegevens op één plek worden bewaard. Men spreekt dan van een single source of truth (SSOT). Iedereen in het bedrijf kan belangrijke zakelijke beslissingen nemen op basis van gegevens die voor iedereen toegankelijk zijn.
Die single source of truth is in snelgroeiende bedrijven zowat een must. Verkopers hebben best toegang tot de meest recente salesdocumenten en presentaties, en marketeers kunnen beschikken over up-to-date cijfers van het aantal klanten en partners van het bedrijf.
Nu zitten vaak nog de gegevens verspreid over verschillende afdelingen binnen het bedrijf, en zijn er overlappende versies van hetzelfde document. Het benadrukt nog eens de nood aan een goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen.
Goede data governance vergt een grote inspanning, al was het maar omdat de keuze van het geschikte platform én het vervolgens inrichten niet evident is. Onderzoeksbureau Gartner schat dat 55% tot 75% van alle ERP projecten faalt in het behalen van de objectieven.
Het is een best practice om de financiële afdeling een leidende rol te geven doorheen het hele data governance proces. Hierdoor kunnen de data zodanig verrijkt en opgeschoond worden zodat eigen rapporten, analyses of voorspellende modellen kunnen opgesteld worden, zonder dat telkens IT moet tussenkomen.
Bouwen aan de juiste mix
Een ideale softwaremix streeft naar operationele efficiëntie, veiligheid en accountability terwijl fouten beperkt kunnen blijven. Met een juiste mix kan het overgrote deel van de handmatige taken geautomatiseerd worden en er een goede workflow opgezet worden.
Een robuuste mix legt bovendien het fundament voor toekomstige groei. De juiste infrastructuur laat schalen en groei toe, en bezorgt teams het juiste framework om rapportages te doen, te voldoen aan wetgeving en compliance, en de nodige automatisatie en datamanagement aan te brengen. Een CFO die het belang van een juiste mix inziet speelt een strategische rol in de groei van het bedrijf.
Als gevolg daarvan kan een bedrijf verder groeien zonder dat er een extra last op de schouders komt van de financiële afdeling. En waarbij bovendien de kans op menselijke fouten zo goed als uitgesloten is.
De juiste toolkit bezorgt de financiële afdeling een uitstekende toegevoegde waarde maar ze draagt tegelijkertijd ook bij tot een betere dienst naar werknemers, leveranciers en klanten.
