Les débiteurs sont des clients qui doivent encore payer leur facture. La gestion des débiteurs permet de veiller à ce que les clients paient leurs factures impayées et qu’en d’autres termes ils respectent leur obligation de paiement.
L’incorporation d’une gestion de débiteurs stricte est un aspect indispensable de la gestion de l’entreprise. Les factures impayées ont un impact considérable sur la situation financière de votre entreprise, d’autant plus quand il s’agit de sommes importantes.
Cette gestion commence déjà lorsque la conclusion d’un contrat est en vue. En exploitant les données pertinentes, provenant d’informations commerciales ou de contrôles de crédit, vous savez à l’avance si cette entreprise est bien rentable et solvable.
L’objectif de la gestion des débiteurs est toujours la même: encaisser dans un délai fixé les montants que votre client vous doit.
Quelles sont les activités qui constituent une gestion de débiteurs?
Voici ce que fait le ou la gestionnaire des débiteurs ou contrôleur de crédit:
Envoyer des rappels de paiement
Le gestionnaire de débiteurs envoie des rappels de paiement à des moments préétablis au débiteur. Au début il peut s’agir simplement d’une lettre ou d’un courriel, après un certain temps un coup de fil s’impose.
Le contrat avec le client mentionne toujours explicitement un délai de paiement. Lorsque ce délai est (presque) écoulé, le gestionnaire devra contacter le débiteur.
Régler les modalités de paiement
Les modalités de paiement peuvent varier d’après le client. C’est au gestionnaire de débiteurs de faire le suivi de ces modalités.
Résoudre les contestations
Parfois les clients ont une bonne raison de ne pas effectuer le paiement, par exemple lorsque les marchandises sont endommagées ou qu’ils ne sont pas satisfaits des services livrés. Dans ce cas le gestionnaire doit contacter le client pour essayer d’arriver à une solution appropriée.
Etablir un plan de paiement
Lorsque le débiteur n’a pas les moyens de payer le montant total en une fois, le gestionnaire proposera un plan de paiement, dont il fera ensuite soigneusement le suivi.
Mettre en demeure les débiteurs
Lorsque le débiteur ne répond pas à vos demandes répétées de paiement, il faut bien s’adresser à une agence de recouvrement, à un avocat ou à un huissier.
Automatiser la gestion des débiteurs
Fixer des modalités de paiement et des plans de paiement et en assurer le suivi, tout ça constitue un énorme investissement de temps pour le contrôleur de crédit. L’automatisation de la gestion des débiteurs rend le suivi de ces activités beaucoup plus simple et bien plus efficace. Un logiciel spécialisé vous assistera à chaque moment et vous informera tout le long du processus. Les débiteurs, de leur côté, bénéficient d’une communication professionnelle.
