Leestijd: 6 minuten
In België staan er op elk gegeven moment voor miljarden euro aan onbetaalde en achterstallige facturen open. Die openstaande facturen zijn één van de minder leuke kanten aan de bedrijfsvoering, maar dienen wel nauwgezet opgevolgd te worden.
Het efficiënt inrichten van het debiteurenbeheer – het proces om ervoor te zorgen dat klanten betalen – zou dan ook een prioriteit voor elk bedrijf moeten zijn.
De klant heeft immers al het product of de dienst aangeleverd gekregen, maar hiervoor nog niet betaald. Dergelijke klanten kunnen de gezondheid van een bedrijf in gevaar brengen, en de noodzakelijke cashflow doen opdrogen.
Die cashflow is de slagader van elk bedrijf. Zonder cashflow wordt het moeilijk om de facturen aan leveranciers te betalen, de lonen van werknemers uit te keren of investeringen te doen.
In dit artikel:
- geven we de belangrijkste tips om het debiteurenbeheer efficiënt in te richten
- benadrukken we de noodzaak van automatisch debiteurenbeheer
- zal je zien dat bij debiteurenbeheer ook aspecten als klantrelaties en risicomanagement een integrale rol opnemen
- is duidelijk dat debiteurenbeheer een dynamisch proces is, dat regelmatig moet geanalyseerd en bijgestuurd moet worden
1. Stel een plan voor debiteurenbeheer op
Alles staat of valt met een goed plan. De inrichting van het debiteurenproces is altijd heel persoonlijk, en varieert per bedrijf, de specifieke klantrelatie en het profiel van de klant.
Evalueer de geldende procedures binnen het bedrijf. Je kan jezelf alvast volgende vragen stellen:
- Wanneer ga je betaalherinneringen uitsturen?
- Ga je reeds voor de vervaldatum van de factuur een vriendelijke herinnering sturen?
- Wat doe je met late betalers?
- Kan je bepaalde klanten in groepen indelen?
- Hoe ga je de workload verdelen?
- Wat doe je met speciale gevallen zoals klanten die een betaalbelofte doen, of een afbetalingsplan wensen?
- Bekijk het ook eens breder. Maakt de sales-afdeling misschien beloftes die niet worden gehouden? Zijn jouw leveringen wel van een hoog niveau?
Door het debiteurenbeheer te automatiseren worden heel wat zaken mogelijk. Kies daarom voor de juiste tool die het debiteurenbeheer en bij uitbreiding het order-to-cash proces vergemakkelijkt.
2. Analyseer het facturatieproces
Bekijk goed wanneer jouw facturen de deur uitgaan. Misschien worden ze wel iets te laat verstuurd? Of gaan er teveel facturen op hetzelfde moment de deur uit?
Misschien moet je in plaats van tweemaal per maand de facturen uitsturen overschakelen naar een wekelijkse of dagelijkse cyclus? Het opmaken, controleren en versturen van een heleboel facturen op een vast tijdstip is namelijk een enorm tijdrovend proces voor de credit controller. En potentieel ook de daaropvolgende dagen en weken, wanneer reacties via e-mails en telefoons een zware druk op medewerkers leggen. En bij de volgende verzending herhaalt dit proces zich.
3. Segmenteer debiteuren
Een goede indeling of segmentering van de debiteuren is al een groot deel van het werk. Dat zorgt niet alleen voor meer inzicht maar helpt ook bij het nemen van beslissingen. Sommige klanten vragen immers meer inspanningen en middelen.
Er kan bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt worden tussen nieuwe en oude klanten, kleinere klanten of grotere bedrijven, verschillende sectoren, enzovoort.
De segmentering maakt bovendien het toekennen van klanten aan een procedure opnieuw wat makkelijker.
4. Automatiseer je communicatiekanalen
We spraken daarnet al over het belang van automatiseren, waardoor kosten kunnen dalen en resultaten verbeteren. Ook op het vlak van communicatie met jouw klanten is er heel wat automatisatie mogelijk.
Nadat de debiteuren zijn gesegmenteerd en aan een procedure zijn gekoppeld, kan je een heel efficiënt communicatieproces op poten zetten. Zo kan je via doordachte templates klanten aanspreken in hun eigen taal en de toon van de communicatie laten variëren op basis van tal van factoren, zoals de grootte van het bedrijf, het type, de sector en de bedrijfscultuur.
Deze communicatieboodschappen stem je best af op het gebruikte communicatiekanaal. Een brief, een aangetekende zending, een e-mail of tekstberichten vergen allen immers een specifieke communicatie.
5. Check de financiële gezondheid van klanten
Een gezond acceptatiebeleid kan heel wat problemen van de baan ruimen. Via verschillende externe bronnen kan je achterhalen hoe gezond en kredietwaardig een bedrijf is waarmee je in zee gaat, en zo het risico beter inschatten.
Maar ook voor bestaande klanten loont het continu aan risicomanagement te doen, door regelmatig de kredietscores en andere externe handelsinformatie in kaart te brengen. Zo krijg je inzicht in potentieel risicogedrag van je klanten en blijf je voortdurend up-to-date over hun risicoprofiel – gebaseerd op actuele cijfers en formules.
6. Voorzie algemene voorwaarden zonder achterpoortjes
De algemene verkoopvoorwaarden en de betalingscondities regel je best vooraf en goed, vooral dan wat betreft de betalingstermijn en de clausules die de niet-betaling regelen.
7. Maak betalen zo eenvoudig mogelijk
Zorg ervoor dat klanten zo makkelijk en efficiënt mogelijk kunnen betalen. Bijvoorbeeld door het aanbieden van een betaalmogelijkheid op de factuur of herinnering. Dat kan dan via een betaallink of een QR-code. Hierdoor kunnen klanten via een app op de smartphone betalen.
8. Zorg dat iedereen weet wat hij of zij moet doen
Zorg ervoor dat de taken goed verdeeld worden. Wanneer het over een aanzienlijk aantal openstaande facturen gaat, wordt aangeraden dit liefst op een dagelijkse basis te doen. Zo wordt er niks over het hoofd gezien.
In de debiteurenbeheer software van iController kan elke credit controller via een persoonlijke worksheet dagelijks eenvoudig openstaande taken opvolgen. Taken worden zo goed als mogelijk automatisch klaargezet, maar ook handmatige taken kunnen vanop zowat elke plek in de tool worden aangemaakt. Bijvoorbeeld voor het plegen van een telefoontje of een verdere opvolging intern.
9. Controleer regelmatig op achterstallige betalingen
Een automatisch ingestelde controle vermijdt dat achterstallige betalingen te traag worden gedetecteerd, en dat achterstallen snel gaan oplopen. Door er ‘bovenop te zitten’ van zodra een termijn wordt overschreden, kan je voorkomen dat klanten dit gedrag in de toekomst herhalen.
10. Focus op de probleemgevallen
Om heel wat cashflow ‘terug te winnen’, is het belangrijk om te weten welke klanten de meeste aandacht vragen. Dat kunnen accounts zijn met de grootste openstaande bedragen, klanten met gebroken betalingsbeloften of klanten met een afwijkend betalingsgedrag.
Maar hoe weet je nu over welke klanten het gaat wanneer er honderden facturen in jouw bedrijf omgaan? In iController is dat best eenvoudig want via geautomatiseerde dashboards, lijsten en rapporten ben je elke dag op de hoogte van deze ‘probleemgevallen’, en kan je snel gepaste acties ondernemen.
11. Elke conversatie telt
Indien alles goed is opgezet en je de juiste tool voor debiteurenadministratie hebt gekozen, worden heel wat zaken reeds automatisch gelogd en bijgehouden. Toch is het ook handig om handmatig notities te blijven toevoegen. Zeker in een persoonlijk gesprek rond een klacht komen er soms heel wat zaken naar boven. Dankzij notities zijn alle medewerkers op de hoogte, en kunnen achteraf betere conclusies worden getrokken.
12. Toch een oplopende betalingsachterstand?
Neem in dit geval zo snel mogelijk persoonlijk contact op. Toon begrip voor eventuele problemen en probeer de reden voor de niet-betaling zo goed mogelijk te achterhalen. Vaak is er sprake van onmacht, zoals onvoorziene omstandigheden of onverwachte kosten, en niet van onwil.
Het opstellen van een afbetalingsplan kan dan een goede oplossing zijn. Ook dat soort plannen kan je met iController optimaal toekennen en opvolgen.
13. Stel voor sommige klanten strengere betalingsvoorwaarden op
Voor slechte betalers kan het aangeraden zijn strengere betalingsvoorwaarden op te stellen. Zoals bijvoorbeeld het vragen naar een voorschot of vooruitbetaling en het extra benadrukken van de betalingstermijn in elke communicatie.
14. Stuur regelmatig bij
Niemand heeft vanaf het eerste moment het debiteurenbeheer juist. Het is een dynamisch proces dat regelmatig moet worden bijgestuurd. Procedures dienen anders ingericht te worden: je kan nieuwe procedures creëren, bestaande procedures strenger of juist minder streng maken of klanten aan een andere procedure toewijzen.
