Die Stadt Bree trifft auf iController

Okt 21, 2020

stad bree testimonial icontroller

Die Herausforderung

Bree ist eine wunderschöne Stadt, umgeben von wunderschöner Natur und im Nordosten der Provinz Limburg liegend. In diesem versteckten Kleinod leben 16.000 Menschen, darunter bis vor kurzem auch die Tennisweltmeisterin Kim Clijsters, die dort als Kind aufgewachsen ist und immer noch regelmäßig zu Besuch kommt.

Die Verwaltung einer solchen Stadt ist natürlich mit einem hohen Aufwand verbunden und das gilt auch für das Kreditmanagement. Genauso wie Unternehmen müssen auch Städte Rechnungen eintreiben, nämlich Steuern und Gebühren (oder Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen). Für Städte gelten andere gesetzliche Bestimmungen für die Eintreibung beider Arten von Rechnungen und für beide ist eine separate Vorgehensweise erforderlich.

Das Finanzservice von Bree besteht aus drei Einrichtungen: Die Stadt Bree selbst, das OCMW (dt. Öffentliches Sozialhilfezentrum) und dem AGB (dt. Autonome Gemeindeverwaltung). Da alle drei Einrichtungen die gleichen Kunden haben, ist eine vielseitige Zusammenarbeit unabdingbar. Das klassische Buchhaltungssystem, mit dem Bree arbeitete, erfüllte jedoch nicht alle Anforderungen. Die Stadt Bree machte sich daher auf die Suche nach einer fortschrittlichen Software, die ihr helfen sollte, den Überblick über die verschiedenen Einrichtungen zu behalten und mit ihren Bedürfnissen zu wachsen: ein exaktes Softwareprogramm mit ausreichender Autonomie, Kundenorientierung und Support. Auf der Suche nach geeigneter Software stieß Bree auf iController – mitten in der Coronakrise.

iControllers Ansatz

Wie für viele andere Unternehmen auch, stellte die aktuelle Coronakrise für iController eine zusätzliche Herausforderung dar. Der gesamte Rollout-Prozess wurde so schnell wie möglich digitalisiert, um eine schnelle und kundenfreundliche Implementierung zu gewährleisten. Jean Gielen, Finanzdirektor der Stadt Bree, beschreibt die Erfahrung so: „Wir haben die ersten Meetings per E-Mail abgehalten, damit wir uns Zeit lassen konnten, alles sacken zu lassen. Nach dieser Anfangsphase hielten wir Telefonkonferenzen mit dem iController-Business-Analysten ab, der die Software an unsere Bedürfnisse anpasste. Und auch die Schulung für die iController-Software wurde auf diese Weise durchgeführt, was sich sehr angenehm anfühlte.“

Nach der Sicherstellung der notwendigen Sicherheitsmaßnahmen wurde die Konfiguration gestartet. Ein Hauptanliegen der Stadt Bree war die Genauigkeit. Die Informationen in den Kundendateien mussten jederzeit aktuell sein. Deshalb lieferte iController vier Datenupdates pro Tag. Der zweite Schritt war Brees Bedürfnis nach Autonomie. Aufgrund seiner Struktur aus verschiedenen Modulen war iController in der Lage, dies schnell und einfach zu erfüllen. Bei der Implementierung der Software wurden nicht nur flexible Abläufe, sondern auch verschiedene Möglichkeiten zur Personalisierung bereitgestellt, wie die Verwendung von Vorlagen und Dokumenten mit der Corporate Identity der verschiedenen Einrichtungen von Bree.

Auch Kundenorientierung und Support waren kein Problem. Das zentrale Dashboard sorgte dafür, dass iController einen klaren Überblick über die ausstehenden Rechnungen lieferte – nicht nur in Summe, sondern auch pro Einrichtung. Darüber hinaus wurde für jede Einrichtung eine To-Do-Liste erstellt, die auf den eigenen Präferenzen der Stadt Bree bezüglich der Folgemaßnahmen basierte. Dies gibt den Kreditcontrollern einen einfachen Überblick über die nächsten Schritte, die unternommen werden müssen. Die umfangreichen Kundenakten, die den gesamten Mailverkehr, Rechnungen und Kundendetails enthielten, sorgen zudem für eine einfache Übersicht und einen besseren Service für den Kunden.

Erfolg

Nach Erhalt des Datenexports aus dem aktuellen Buchhaltungssystem der Stadt Bree wurde die iController-Software sehr schnell und effizient implementiert. Dies wurde im Einklang mit den Bedürfnissen des Anwenders erreicht. Der Business-Analyst von iController leistete die nötige Unterstützung und die weitere Verfeinerung der Software verlief reibungslos. Der Unterschied zu davor ist enorm: Früher war das Kreditmanagement ein einziges Chaos, heute gibt es einen Überblick und die Möglichkeit, offene Forderungen nach Belieben zu sortieren.

Der nächste Schritt? 100 % Digitalisierung des Debitorenprozesses. Die Pläne sind bereits in Arbeit:

  • QR-Codes zu Rechnungen, Erinnerungen und letzten Mahnungen hinzufügen, damit Kunden sie schneller bezahlen können.
  • Die so genannte „E-Box“ (digitaler Briefkasten für behördliche Dokumente) in das Debitorenmanagement integrieren, damit alle Kundeninformationen automatisch aktuell gehalten werden.

Testimonial

Jean Gielen, Finanzdirektor der Stadt Bree: „Wir von der Stadt Bree wollen mit dem Markt Schritt halten. Wir wollen offene Rechnungen schneller einfordern und mit den heutigen technologischen Möglichkeiten Schritt halten. iController hat uns dabei geholfen, Schritt für Schritt.“

Jean Gielen, Finanzdirektor der Stadt Bree: „Wo unser Kreditmanagement früher ein Chaos war, haben wir jetzt wieder den Überblick. Wir sind froh, dass wir die Zusammenarbeit mit iController begonnen haben, und sind nun gespannt auf die Möglichkeiten, die sie uns in Zukunft bieten werden.“

Jean Gielen Stadt Bree
Jean Gielen – Finanzdirektor bei der Stadt Bree

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