Die Rolle von Zahlungsprofilen im Kreditmanagement

Apr 27, 2022

Zahlungsprofile

Geschätzte Lesezeit: 7 Minuten

Die Rolle von Zahlungsprofilen im Kreditmanagement wird nur wenig besprochen. Trotzdem können sie beim Debitorenmanagement helfen und zu einer Verbesserung der Ergebnisse beitragen.

Was ist ein Zahlungsprofil?

Ein Zahlungsprofil ist eine Sammlung von Merkmalen, mit denen Debitoren in Gruppen aufgeteilt werden können. Das Zahlungsprofil bestimmen Sie vor allem auf Grundlage des (historischen) Zahlungsverhaltens.

Aufgrund des Zahlungsprofils sind bestimmte Entscheidungen im Debitorenmanagement möglich, zum Beispiel über den gewählten Kommunikationskanal (Telefon, SMS, Brief, E-Mail, Whatsapp), den Tonfall oder die Ausdrucksweise.

Warum Zahlungsprofile erstellen?

Es gibt verschiedene Gründe, ein Zahlungsprofil zu erstellen und einzusetzen. Ein Zahlungsprofil kann nämlich in jeder Phase des Debitorenmanagements eingesetzt werden, und es ist ein nützliches Instrument bei der Analyse des Debitorenportfolios.

  • Das Zahlungsprofil kann als Orientierungshilfe bei Folgeaktionen für bestimmte Gruppen dienen.
  • Mit einem Zahlungsprofil kann mehr nach Maß mit den Debitoren kommuniziert werden. Das Kommunikationsmittel, die Verwendung von Formulierungen und Bildern sowie die Nachricht sind auf die Zielgruppe ausgerichtet.
  • Das Zahlungsprofil liefert Informationen bei der Entscheidung für eine Zahlungsregelung, einen Tilgungsplan oder eine bestimmte Inkassostrategie.
  • Es hilft bei Entscheidungen darüber, welcher Teil des Debitorenportfolios dem Inkassobüro oder dem Gerichtsvollzieher übertragen werden soll.

Jedenfalls ist die Erstellung eines Zahlungsprofils wesentlich für eine effiziente Überwachung der Debitoren. Das soll wiederum zu besseren Ergebnissen führen.

Wie erstellen Sie Zahlungsprofile?

Zahlungsprofile von Debitoren erstellen wir auf Basis interner und externer Daten wie

  • dem Zahlungsverhalten des Debitors. Es kann um die Zahlungshistorie, die innerhalb Ihres Unternehmens verfügbar ist, oder um das Zahlungsverhalten innerhalb eines bestimmten Sektors gehen. Wie schnell wird gezahlt, wie schnell wird auf Zahlungserinnerungen reagiert.
  • dem ausstehenden Betrag des Debitors
  • der vereinbarten Zahlungsfrist, ggf. mit einer Marge
  • Kreditlimits und Kreditscores
  • Adressangaben oder Nationalität
  • sonstigen Daten wie öffentlich zugängliche Daten bzgl. der Finanzen der Debitoren

Die Anzahl der Zahlungsprofile variiert stark

Die Anzahl der Zahlungsprofile variiert pro Organisation. Die Anzahl wird oft auf drei beschränkt, aber je nach der Komplexität der Organisation und der Kundschaft können auch zehn oder mehr Zahlungsprofile eingesetzt werden. 

De indeling kan heel eenvoudig zijn: drie betaalprofielen voor goede betalers, minder goede betalers en slechte betalers. De kleuren groen, oranje of rood kunnen als bijkomende indicatie worden gebruikt.

Het groene betaalprofiel duidt op trouwe betalers die zo goed als altijd op tijd betalen. Wie per uitzondering in deze groep eens te laat betaalt, krijgt een eenvoudige herinnering met de optie om de betaling te voldoen. 

Die Gruppe mit dem orangen Zahlungsprofil erfordert etwas mehr Anstrengungen. Diese Debitoren können Sie anrufen, befragen und hören, was das Problem ist, eine passende Lösung bieten usw. Ziel ist es, diese Debitoren in die grüne Gruppe zu integrieren und vor allem zu verhindern, dass sie in der nächsten Gruppe mit dem roten Zahlungsprofil enden.

Die rote Gruppe umfasst die schwierigen Zahler, die viel Zeit und Aufmerksamkeit erfordern und erst nach vieler Kommunikation zahlen. Dafür kann ein passender maßgeschneiderter Ansatz erarbeitet werden. Dies sind die drei „Basics“, aber es können auch viel mehr sein.

Es ist gut zu wissen, dass ein Zahlungsprofil nicht statisch ist. Dass Sie einen Debitor einem bestimmten Zahlungsprofil zugewiesen haben, bedeutet nicht, dass dieses Zahlungsverhalten sich in der Zukunft weiterhin wiederholen wird. Personen oder Unternehmen können von einem Zahlungsprofil zum anderen „umziehen“, wenn sich etwa ihr Zahlungsverhalten oder die Finanzlage des Unternehmens ändert.

Zahlungsprofile bei iController

In iController richten unsere Kunden auf unterschiedliche Arten Zahlungsprofile ein. Wir unterscheiden dabei drei wichtige Niveaus.

Manuelle Einrichtung

Kleinere Parteien verfügen oft nicht über die erforderlichen Daten, Kenntnisse oder Zeit, um Zahlungsprofile zu entwickeln und gezielt einzusetzen. Wir von iController sprechen dann mit dem Kunden und richten die Segmente auf der Grundlage der Ideen des Kunden ein.

Für Unternehmen oder Organisationen, die bereits mit Kundensegmenten arbeiten, übernehmen wir die Historie aus den ERP-Systemen oder der Buchhaltungssoftware. Es geht in der Regel um Segmente wie Key Accounts, Aufteilung in B2B und B2C, inländische und ausländische Debitoren, Exportkunden und Intercompany-Segmente.

Beiden Kundengruppen hilft iController, das Zahlungsverhalten der Debitoren zu verstehen. Als Organisation sehen Sie, ob bereits gezahlt wurde, wann gezahlt wurde und wie das durchschnittliche Zahlungsverhalten aussieht. Aber Sie entdecken auch, was Sie tun mussten, um dieses Zahlungsverhalten zu erreichen.

Oft ist der Grundgedanke bei allen Unternehmen der gleiche: Zahlungsprofile von schlechten, weniger guten und guten Zahlern mit Farbmarkierungen, wie Rot, Grün und Orange. 

Automatische Phase

Wenn manche Kunden bereits einige Zeit mit iController arbeiten (aber es kann auch bereits beim Start eingerichtet werden), entscheiden wir uns oft dafür, die Einteilung in Segmente auszulassen und die iController-Plattform selbst entscheiden zu lassen. 

In dieser automatischen Phase wird iController die Debitoren selbst einem Zahlungsprofil zuweisen. Ein Beispiel: Wenn der ausstehende Betrag größer ist als die Summe des intern erstellten Limits und des externen Limits des Handelsinformationspartners, erhält dieser Debitor die rote Markierung.

Sie können auch auf dem Zahlungsverhalten basieren und dem Debitor eine rote Markierung geben, wenn das Zahlungsverhalten (die Anzahl der Tage, bis nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt wird) größer ist als die Summe der vereinbarten Zahlungsfrist und eines festen Prozentsatzes (z. B. 20 %).

Manuelle Interaktionen sind weiterhin möglich. Wenn sich zum Beispiel aus Informationen eines externen Handelsinformationspartners herausstellt, dass der Kunde immer zu spät bezahlt, aber Ihre eigenen Daten zeigen, dass es immer zwei Wochen nach dem Datum erfolgt, können Sie sich bewusst dafür entscheiden, diesen Kunden in die grüne Gruppe aufzunehmen, weil das Zahlungsverhalten stabil bleibt und Sie sich als Kreditkontroller nicht zusätzlich damit beschäftigen müssen.

Vorhersagende Phase

Algorithmen, auf denen Zahlungsprofile beruhen, erreichen bessere Leistungen, wenn es mehr Daten gibt. Denken Sie an offene Rechnungen, mehr Debitoren und mehr Daten über das Zahlungsverhalten über einen längeren Zeitraum. 

In einer dritten Phase, die dieses Jahr vollständig ausgerollt wird, setzen wir deshalb die Anwendung Advisory AI ein. Diese setzt große Datenmengen Ihrer iController-Plattform ein und optimiert den Cashflow Ihres Unternehmens.

Konkret wird die fortgeschrittene KI-Technologie:

  • vorhersagen, wann der Debitor eine Rechnung zahlen wird
  • Kreditcontrollern einen Einblick in mögliche Aktionen geben
  • fortgeschrittene Simulationen des Zahlungsverhaltens bieten
  • die optimalsten Verfahren im Kreditmanagement bestimmen
  • die Effizienz von Kreditcontrollern maximieren, indem sie den Workflow optimiert

Betrachten Sie es als Ihren persönlichen Assistenten, der Empfehlungen macht und Ihnen proaktiv sagt: wenn Sie diesen Verfahrensschritt genau befolgen, werden Sie diese Verbesserungen in der Anzahl der offenen Rechnungen sehen.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  1. Was musste ich tun, um das Zahlungsverhalten, das wir heute sehen, zu erreichen?
  2. Was kann ich tun, um das Zahlungsverhalten zu verbessern?
  3. Wie kann ich die Erkenntnisse, die iController liefert, nutzen, um meine Arbeit besser zu organisieren?

Der Mehrwert von Zahlungsprofilen

Wie hoch die Komplexität oder das Maß von Automatisierung im Debitorenmanagement auch sein mag, die Arbeit mit Zahlungsprofilen bietet viele Vorteile.

Bessere Dienstleistung für Debitoren

Zahlungsprofile sorgen für eine gezieltere und bessere Dienstleistung am Kunden oder Debitor. Die Kommunikation für bestimmte Zielgruppen ist maßgeschneidert, über einen vorgegebenen Kommunikationskanal, einen eigenen Tone of Voice, eine spezifische Wort- und Bildnutzung.

Der richtige Ansatz kann zudem zusätzliche Kosten oder Verfahren für den Debitor beschränken. Chancen können schnell ergriffen werden: Zahlungsprobleme werden bereits in einer frühen Phase entdeckt, spezifische Zahlungsregelungen können vorgeschlagen werden und es endet weniger schnell in einem Gerichtsverfahren oder mit steigenden Zinsen und Kosten. 

Bessere Ergebnisse bei der Eintreibung

Der Einsatz von Zahlungsprofilen führt in der Praxis zu besseren Ergebnissen bei der Eintreibung. Die anfängliche Struktur und Ausarbeitung dieser Zahlungsprofile sollen jedoch berücksichtigt werden.

Kreditmanagementsoftware wie iController hilft Unternehmen bei der Zuweisung von Debitoren an Verfahren und der Errichtung von effizienten Workflows für Kreditcontroller. 

Ein effizienterer Prozess

Mit Zahlungsprofilen sorgen Sie dafür, dass der Eintreibungsprozess eingerichtet ist und dadurch weniger Mittel und Personen eingesetzt werden müssen. Es verhindert auch, dass Probleme eskalieren und Schulden weiter zunehmen.

Das Zahlungsprofil kann bei einem Inkassobüro auch eingesetzt werden, um die Preise für die Kunden zu bestimmen.

Schlussfolgerung

Zahlungsprofile unterstützen den Workflow und die Kommunikation mit den Kunden. Sie helfen Ihnen darüber zu entscheiden, wie Sie mit einem Kunden weiter verfahren sollen. Mit iController sind alle Optionen offen, wenn Sie mit Zahlungsprofilen arbeiten.

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