Der Order-to-Cash-Zyklus: ein Leitfaden für Unternehmen

Feb 16, 2022

Order-to-Cash-Zyklus

Geschätzte Lesezeit: 8 Minuten

Was ist Order-to-Cash?

Der Order-to-Cash-Zyklus (abgekürzt: O2C) ist der gesamte Prozess, den Ihr Unternehmen von dem Moment an durchläuft, in dem Kunden eine Bestellung aufgeben, bis zu dem Moment, in dem das Geld auf Ihrem Konto ist. Er umfasst die Annahme und Bearbeitung eines Auftrags, die Gewährung eines Kredits, die Lieferung der Waren oder Dienstleistungen, den Einzug der Zahlungen und schließlich die Berichterstattung über diesen gesamten Prozess.

Der strategische Wert der Optimierung des Order-to-Cash-Zyklus

Unternehmen jeder Größe können von der Analyse und Verbesserung des Order-to-Cash-Zyklus profitieren, da O2C so viele Aspekte des Geschäftsbetriebs beeinflusst:

  • Kundenbeziehungen
  • Cashflow
  • Zeitpläne für die Bearbeitung von Aufträgen
  • Kreditmanagement / Verkaufspotenzial
  • Kosten im Zusammenhang mit dem Betriebskapital
  • Einblick in die Gesundheit des Unternehmens

Der Order-to-Cash-Zyklus: Schritt für Schritt

  1. Kreditmanagement
  2. Auftrag annehmen
  3. Fulfillment
  4. Rechnungsstellung an Kunden
  5. Zahlungsprozess
  6. Zuordnung von Zahlungsvorgängen
  7. Debitorenmanagement

Kreditmanagement-Order-to-Cash

Schritt 1: Kreditmanagement

Der erste Schritt im Order-to-Cash-Zyklus ist das Kreditmanagement. Bei B2B-Transaktionen kaufen Unternehmen häufig Waren und Dienstleistungen auf Kredit. Das Kreditmanagement umfasst die Prüfung der Kreditwürdigkeit von (potenziellen) Kunden, die Genehmigung von Krediten und die Festlegung von Kreditlimits.

Um festzustellen, wie viel Kredit einem Kunden gewährt werden kann, holt der Kreditcontroller Kreditauskünfte von spezialisierten Auskunfteien ein, konsultiert Bankdaten und sucht nach Handelsinformationen.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Kreditmanagements ist die Analyse der finanziellen Situation der Lieferanten. Nach einer Analyse der Liquiditätslage, des Cashflows und der ausstehenden Rechnungen kann der Kreditcontroller ein akzeptables Kreditlimit vorschlagen.

Kreditcontroller arbeiten idealerweise mit der Verkaufsabteilung zusammen, um die Zahlungsbedingungen für die Bestellung des Kunden festzulegen. Diese Zahlungsbedingungen umfassen den Zeitpunkt der Zahlung, etwaige Preisnachlässe für vorzeitige Zahlung und zusätzliche Gebühren für verspätete Zahlung.

Der Kreditmanager ist für die Maximierung des Umsatzes bei gleichzeitiger Minimierung des Risikos verantwortlich. Das ist eine Aufgabe, die nicht selbstverständlich ist. Wenn Kredite an Kunden vergeben werden, die nicht zahlen können oder wollen, kann dies zu Cashflow-Problemen, erhöhter DSO und sogar zu Verlusten führen.

Schritt 2: Auftrag annehmen

Die Verkaufsteams arbeiten mit den Kunden zusammen, um Aufträge zu erteilen. Die Verkäufer informieren den Kunden über das Angebot an Waren und Dienstleistungen und verhandeln über die Bestandteile des Auftrags wie Preis, Qualitätsanforderungen, Lieferfrist und Zahlungsbedingungen. 

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Auftragsbedingungen vom Lieferanten eingehalten werden können.

Schritt 3: Fulfillment

Fulfillment umfasst den gesamten logistischen Prozess der Bearbeitung von Kundenbestellungen, die Lagerung und Lokalisierung von Paketen, den Versand der Pakete sowie alles, was damit zusammenhängt. 

Schritt 4: Rechnungsstellung an Kunden

Die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung erfolgt nicht, ohne dass eine Rechnung über den vereinbarten Betrag erstellt und versandt wird. Dies kann auf dem Postweg mit einem Brief geschehen, wird aber zunehmend elektronisch erledigt, z. B. per E-Mail oder durch Rechnungen, die auf einer Portalseite zugänglich sind.

Die Rechnungsstellung ist wichtig und zeitabhängig. Je schneller die Rechnung ihren Weg zum Kunden findet, desto schneller kann der Kunde zahlen und so dem Unternehmen Geld einbringen.

Schritt 5: Zahlungsprozess

Die Kunden werden versuchen, die Lieferanten so zu bezahlen, wie es für sie am besten passt. Dies kann per Banküberweisung, Kreditkarte oder über ein Zahlungsportal erfolgen.

Der Lieferant muss entscheiden, welche Zahlungsmethoden er zulässt, und er muss die Verfahren so einrichten, dass die Zahlungen so effizient wie möglich über die gewählten Kanäle abgewickelt werden.

Jede Zahlungsmethode ist mit Kosten und Aufwand verbunden, und die Unternehmen müssen ein Gleichgewicht zwischen den Zahlungswünschen der Kunden und ihren eigenen Zielen finden.

Schritt 6: Zuordnung von Zahlungsvorgängen

Sobald die Zahlungen über die verschiedenen Zahlungskanäle eingegangen sind, müssen die Zahlungen noch auf Rechnungsebene abgeglichen werden. Unternehmen erhalten jeden Monat Hunderte oder Tausende von Zahlungen, und die Transaktionen müssen überprüft und mit den Rechnungen „abgeglichen“ werden. 

Dabei können verschiedene Probleme auftreten: Es gibt eine Vielzahl von Bankdateien und Formaten, verschiedene Arten von Zahlungen, die Bankdaten können falsch oder unvollständig sein, oder es können Informationen bei Überweisungen fehlen.

Noch komplizierter wird es, wenn Zahlungen auf mehrere Rechnungen geleistet werden, wenn nur Teilzahlungen von einer Rechnung geleistet werden oder wenn Zahlungsfehler auftreten.

Je schneller diese Zuordnung erfolgt, desto schneller stehen die erhaltenen Mittel Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Und desto schneller können Kunden, die mit Krediten arbeiten, neue Aufträge erteilen.

Schritt 7: Debitorenmanagement

Sobald eine Zahlung über das Fälligkeitsdatum hinausgeht, geht das Konto in das Debitorenmanagement über. Es ist die Aufgabe der Debitorenmanager, diese Kunden zu kontaktieren und sie zur Zahlung zu bewegen. 

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Zahlung verspätet erfolgt. Vielleicht braucht der Kunde nur eine Zahlungserinnerung oder eine Zahlungsaufforderung, damit ausstehende Rechnungen bezahlt werden. Es kann auch sein, dass der Kunde absichtlich zu spät zahlt, zum Beispiel, um seinen eigenen Cashflow besser unter Kontrolle zu halten. Der Kunde kann mit dem gelieferten Produkt oder der erbrachten Dienstleistung unzufrieden sein und deshalb die Zahlung verzögern. Oder vielleicht kann der Kunde einfach nicht zahlen?

Der Kreditcontroller hat die schwierige Aufgabe, diese Kunden zu kontaktieren  und zu versuchen, die Gründe für die Nichtzahlung herauszufinden und gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung und Zahlung zu erreichen.

Jetzt, da Sie die Komponenten des Order-to-Cash-Zyklus besser verstehen, können wir uns ansehen, wie wir den gesamten Zyklus für Ihr Unternehmen optimieren können.

Order-to-Cash Best Practices

Obwohl er oft übersehen oder als Chance unterschätzt wird, kann der Order-to-Cash-Prozess die Effizienz der Geschäftsprozesse erheblich steigern, den Cashflow erhöhen und die Kundenbeziehungen weiter festigen.

 
Unternehmen, die diesen Prozess strategisch angehen, können sich erhebliche Vorteile gegenüber Unternehmen verschaffen, die dies nicht tun. Es gibt nicht nur die Möglichkeit, die Kosten im Order-to-Cash-Prozess zu senken, sondern auch viele andere Vorteile, die wir im Folgenden erläutern werden.

Rechnungsstellung und Zahlungsannahme als logischer Startpunkt

Ganz oben auf der Liste der wertschöpfenden Order-to-Cash-Strategien steht die elektronische Rechnungsstellung. Es reicht nicht mehr aus, die Zustellung von Rechnungen und Auszügen zu optimieren. 

Der moderne Rechnungsstellungsprozess erfordert mehrere Optionen für die Zustellung von Rechnungen sowie verschiedene Zahlungsarten. Die elektronische Rechnungsstellung bedeutet, dass die Rechnungen den Kunden praktisch in Echtzeit erreichen, was theoretisch bedeutet, dass die Zahlungen schneller eingehen.

Automatisierte, intelligente Zuordnung von Zahlungsvorgängen: fortschrittliche Lösungen

Der Order-to-Cash-Zyklus beginnt mit der Lieferung und der anschließenden Zahlung der Rechnungen, ist aber erst dann vollständig, wenn die eingehenden Zahlungen auf Rechnungsebene korrekt abgeglichen sind.

Sobald die Zahlung eingegangen ist, müssen die Mittel genau verbucht werden, damit ein Unternehmen diese Zahlungen als Einnahmen verbuchen kann. Verzögerungen bei diesem „Abgleich“ gefährden die DSO.

Die Zuordnung von Zahlungseingängen zu den richtigen ausstehenden Rechnungen ist eine Herausforderung, auch weil die Käufer auf unterschiedliche Weise zahlen. Es sind mehrere Zahlungsquellen und -formate möglich, z. B. Bankkonten, Tresore, E-Mails, PDF-Dateien usw. Selbst wenn Käufer elektronisch zahlen, gibt es oft keine Verbindung zur Rechnung, was den Abgleich zu einer arbeitsintensiven Aufgabe macht.

Es gibt immer Ausnahmen. Ganz gleich, wie sehr Sie sich als Unternehmen um eine hundertprozentige Übereinstimmung bemühen, Realität ist, dass es Ausnahmen gibt. Die Bearbeitung dieser Ausnahmen erfordert Zeit und Ressourcen und ist eine der Hauptursachen für den Anstieg der DSO.

Für die Debitorenteams ist es daher eine ziemliche Aufgabe, diesen manuell sehr intensiven Prozess der Zuordnung von Zahlungsvorgängen ordnungsgemäß und effektiv durchzuführen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Kosten und DSO reduziert werden. 

Die Technologie ermöglicht es Ihnen, Transaktionsdaten automatisch aus jeder beliebigen Quelle zu extrahieren und sie auf intelligente Weise mit ausstehenden Forderungen zu verknüpfen, was die Effizienz unabhängig davon, wie die Zahlungen erfolgen, erheblich verbessern kann. 

Mit einem benutzerfreundlichen Tool zur effizienten Bearbeitung der unvermeidlichen Ausnahmen können Zahlungen schneller verbucht werden und die Produktivität der Debitorenteams steigt.

Mehr Markentreue durch bessere Kundenerlebnisse

Eine Order-to-Cash-Plattform sollte sowohl Kunden als auch Dritten dieselben webbasierten Archivierungs- und Suchfunktionen bieten, um Rechnungen oder Auszüge sicher zu recherchieren, anzuzeigen und auszudrucken.

Die besten Order-to-Cash-Systeme ermöglichen es den Kunden, ihre eigenen Rechnungen mit benutzerfreundlichen webbasierten Tools zu verwalten.

Schlussfolgerung

Order-to-Cash hat das Potenzial, ein strategischer Bestandteil Ihres Unternehmens zu werden. Richtig angewandt, bietet es die Möglichkeit, den Cashflow zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu steigern, ein nachhaltiges Unternehmen und natürlich messbare Kosteneinsparungen.

Achten Sie bei der Evaluierung von Lösungen darauf, dass sie flexibel genug sind, um die Anforderungen Ihrer Kunden in Bezug auf den Erhalt von Rechnungen und Zahlungen zu erfüllen. Aber auch, dass der wichtige letzte Schritt der Zuordnung von Zahlungsvorgängen vollzogen ist und dass ein Programm bereitsteht, das die digitale Transformation bei den Kunden weiter vorantreibt.

Mit diesen drei Möglichkeiten können die Lieferanten ein Gleichgewicht zwischen Kundenzufriedenheit und reduzierter DSO erreichen.

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