De order-to-cash cyclus: een gids voor bedrijven

feb 16, 2022

order-to-cash-cycle

Estimated reading time: 8 minuten

Wat is order-to-cash?

De order-to-cash cyclus (afgekort O2C) is het hele proces dat jouw bedrijf doorloopt van zodra klanten een bestelling plaatsen tot het moment dat de cash op jouw rekening staat. Het omvat het aanvaarden en verwerken van een bestelling of order, het toekennen van krediet, het leveren van de goederen of diensten, het binnenhalen van de betalingen en tot slot de rapportage over dit volledige proces.

De strategische waarde van het optimaliseren van de order-to-cash cyclus

Bedrijven, ongeacht de grootte, kunnen hun voordeel halen uit het analyseren en verbeteren van de order-to-cash cyclus omdat O2C zoveel aspecten van de bedrijfsvoering beïnvloedt:

  • Klantrelaties
  • Cashflow
  • Tijdschema’s voor het afhandelen van bestellingen
  • Kredietbeheer / verkooppotentieel
  • Kosten met betrekking tot het werkkapitaal
  • Inzicht in de gezondheid van het bedrijf

De order-to-cash cyclus: stap voor stap

  1. Kredietbeheer
  2. Bestelling aanvaarden
  3. Fulfilment
  4. Facturering aan klanten
  5. Betaalproces
  6. Cash Allocatie
  7. Debiteurenbeheer

kredietbeheer-order-to-cash

Stap 1: Kredietbeheer

De eerste stap in de order-to-cash cyclus is kredietbeheer. Bij B2B transacties kopen bedrijven vaak goederen en diensten op krediet. Het kredietbeheer bestaat uit het controleren van de kredietwaardigheid van (potentiële) klanten, het goedkeuren van kredieten en het vastleggen van kredietlimieten.

Om te bepalen hoeveel krediet kan toegekend worden aan een klant, zal de credit controller kredietrapporten van gespecialiseerde bureaus opvragen, bankgegevens raadplegen en handelsinformatie opzoeken.

Een andere belangrijke deel van kredietbeheer is het analyseren van de financiële situatie van leveranciers. Na analyse van de cashpositie, cashflow en openstaande facturen, zal de credit controller een aanvaardbare kredietlimiet kunnen voorstellen.

Credit controllers werken idealiter samen met de verkoopafdeling om de betalingsvoorwaarden van het order van de klant vast te stellen. Deze betalingsvoorwaarden omvatten het tijdstip van betaling, eventuele kortingen wanneer vroegtijdig wordt betaald alsook extra kosten wanneer betalingen te laat zijn.

De credit management professional is verantwoordelijk om het verkoopvolume te maximaliseren en tegelijkertijd het risico minimaal te houden. Een taak die je gerust als niet vanzelfsprekend mag beschouwen. Wanneer krediet wordt verstrekt aan klanten die niet kunnen of willen betalen, kan dit leiden tot cashflow problemen, een toegenomen DSO en zelfs verliezen.

Stap 2: Bestelling aanvaarden

Verkoopteams werken samen met klanten om bestellingen te plaatsen. Verkopers informeren de klant over welke goederen en diensten beschikbaar zijn en onderhandelen over onderdelen van de bestelling, zoals de prijs, de kwaliteitsvereisten, de levertermijn en de betalingsvoorwaarden. 

Het is belangrijk om je ervan te verzekeren dat de voorwaarden van de bestellingen kunnen worden ingelost door de leverancier.

Stap 3: Fulfilment

Fulfilment is het hele logistieke proces van het verwerken van klantorders, het opslaan en lokaliseren van pakketten, het verzenden van de pakketten en alles wat daarmee te maken heeft. 

Stap 4: Facturering aan klanten

Het leveren van een product of dienst gebeurt niet zonder dat er een factuur met het overeengekomen bedrag wordt opgemaakt en is verzonden. Dat kan per post met een brief, maar gebeurt steeds meer via elektronische weg, zoals e-mail of facturen die toegankelijk zijn op een portaalsite.

Facturatie is belangrijk en tijdgevoelig. Hoe sneller de factuur zijn weg vindt naar de klant, hoe sneller de klant kan overgaan tot betaling en zo cash binnenbrengt voor het bedrijf.

Stap 5: Betaalproces

Klanten zullen proberen leveranciers te betalen op een manier die hen het meest schikt. Dat kan via een bankoverschrijving, een kredietkaart of een betaalportaal.

De leverancier moet beslissen welke betaalmethoden worden toegelaten en moet processen inrichten zodat betalingen zo efficiënt mogelijk gebeuren, via de gekozen kanalen.

Er zijn kosten en inspanningen verbonden aan elke betaalwijze, en bedrijven moeten de balans vinden tussen het inwilligen van de betaalvoorkeur van de klant en de eigen doelstellingen.

Stap 6: Cash Allocatie

Eenmaal betalingen zijn ontvangen via de verschillende betaalkanalen, moeten de betalingen nog gekoppeld worden op factuurniveau. Bedrijven ontvangen maandelijks honderden of duizenden betalingen, waarbij transacties moeten gecontroleerd worden en ‘matchen’ met de facturen. 

Hierbij kunnen verschillende problemen ontstaan: er is een veelheid aan bankbestanden en formaten, meerdere types van betalingen, de bankgegevens kunnen foutief of onvolledig zijn, of informatie ontbreekt bij overschrijvingen.

Het wordt nog ingewikkelder wanneer betalingen doorgaan die betrekking hebben op meerdere facturen, wanneer slechts een gedeeltelijke betaling van een factuur gebeurt, of wanneer er fouten bij de betaling optreden.

Hoe sneller deze cash allocatie gebeurt, hoe sneller de ontvangen cash voor jouw bedrijf beschikbaar is. En hoe sneller klanten die werken op kredieten nieuwe bestellingen kunnen doen.

Stap 7: Debiteurenbeheer

Van zodra een betaling de uiterste betaaldatum heeft overschreden, komt de account terecht bij debiteurenbeheer. Het is de taak van debiteurenbeheerders om deze klanten te contacteren en hen ertoe aan te zetten om te betalen. 

Er zijn verschillende redenen waarom een betaling laattijdig is. Misschien heeft de klant enkel een betalingsherinnering of aanmaning nodig zodat openstaande facturen worden betaald. Het kan ook zijn dat de klant bewust te laat betaalt, bijvoorbeeld om de eigen cashflow beter onder controle te houden. De klant kan ontevreden zijn met het geleverde product of de dienst en daarom de betaling uitstellen. Of misschien kan de klant gewoonweg niet betalen?

De credit controller heeft de moeilijke taak om contact op te nemen met deze klanten,  en proberen te achterhalen wat de redenen zijn voor de wanbetaling, en samen met de klant tot een oplossing en betaling te komen.

Nu dat je beter begrijpt uit welke onderdelen de order-to-cash cyclus bestaat, kunnen we kijken hoe we die volledige cyclus kunnen optimaliseren voor jouw bedrijf.

Order-to-cash best practices

Hoewel het vaak over het hoofd wordt gezien of te weinig als een kans wordt beschouwd, kan het order-to-cash proces heel wat efficiëntie aan bedrijfsprocessen toevoegen, de cashflow doen toenemen en de klantrelatie verder bestendigen.

 
Bedrijven die dit proces strategisch aanpakken kunnen aanzienlijke voordelen boeken tegenover bedrijven die dit niet doen. Niet alleen is er de mogelijkheid om de kosten te drukken in het order-to-cash proces, maar ook vele andere voordelen die we hieronder even uit de doeken doen.

Facturatie en betalingsacceptatie als logisch startpunt

Bovenaan de lijst van order-to-cash (O2C)-strategieën die waarde creëren staat elektronische facturering. Het optimaliseren van het bezorgen van facturen en afschriften is niet langer voldoende. 

Het moderne facturatieproces vereist meerdere opties voor het aanleveren van facturen, evenals verschillende betaalmethoden. Door elektronische facturering komen facturen vrijwel in real-time bij klanten terecht, waardoor betalingen in theorie sneller binnenlopen.

Geautomatiseerde, intelligente cash allocatie: geavanceerde oplossingen

De order-to-cash (O2C) cyclus begint met het leveren en vervolgens betalen van facturen, maar is pas afgerond als inkomende betalingen op de juiste manier zijn gekoppeld op factuurniveau.

Zodra de betaling is ontvangen, moeten de fondsen nauwkeurig worden geboekt zodat een bedrijf deze betalingen als omzet kan realiseren. Vertragingen bij dit ‘matchen’ brengen de DSO in gevaar.

Het matchen van inkomende betalingen aan de correcte openstaande facturen is een uitdaging, onder meer omdat kopers op verschillende manieren betalen. Er zijn meerdere betalingsbronnen en betalingsindelingen mogelijk zoals bankrekeningen, kluizen, e-mails, pdf’s, etc. Zelfs wanneer kopers elektronisch betalen is er vaak geen koppeling met de factuur, waardoor matching een arbeidsintensieve taak is.

Uitzonderingen zijn er ook altijd. Hoezeer je als bedrijf ook streeft naar koppelpercentages van 100 procent, de realiteit is dat er uitzonderingen zullen optreden. Het afhandelen van deze uitzonderingen kost tijd en middelen en is een grote oorzaak van een toenemende DSO.

Voor debiteurenteams is het dus een heel karwei om dit handmatig zeer intensieve proces van cash allocatie goed en effectief uit te voeren. Door dit proces te automatiseren kunnen kosten en de DSO verlaagd worden. 

Dankzij technologie kan je automatisch transactiegegevens uit elke bron halen en intelligent koppelen met openstaande vorderingen, wat de efficiëntie drastisch kan verbeteren, ongeacht op welke manier de betalingen gebeuren. 

Met een gebruiksvriendelijke tool om de onvermijdelijke uitzonderingen efficiënt op te vangen, kunnen betalingen sneller worden geboekt en verhoogt de productiviteit van debiteurenteams.

Meer merkloyaliteit door betere klantervaringen

Een order-to-cash platform moet dezelfde webgebaseerde archivering en zoekmogelijkheden bieden aan zowel klanten als derde partijen om facturen of afschriften veilig te onderzoeken, te bekijken en af ​​te drukken.

De beste order-to-cash-systemen laten klanten toe hun eigen facturen te beheren met gebruiksvriendelijke webgebaseerde tools.

Conclusie

Order-to-cash heeft het potentieel om een ​​strategisch onderdeel van jouw bedrijf te worden. Als het goed wordt toegepast, biedt het een kans voor verbeterde cashflow, verhoogde klanttevredenheid, duurzaam ondernemen en natuurlijk meetbare kostenbesparingen.

Zorg er bij het evalueren van oplossingen voor dat ze flexibel genoeg zijn om tegemoet te komen aan de behoeften van jouw klanten wat betreft het ontvangen van facturen en betalingen. Maar dat ook de belangrijke laatste stap van cash allocatie aanwezig is en dat er een programma klaar staat dat verdere digitale transformatie bij klanten stuurt.

Met deze drie belangrijke mogelijkheden zullen leveranciers een balans kunnen bereiken tussen klanttevredenheid en een verlaagde DSO.

Discover more

Blog overview

See more

Contact us

See more

Join iController

See more

Subscribe to learn more about credit management

Share This