De uitdaging
FAAC BV, de Nederlandse vestiging van FAAC Group, staat bekend om zijn expertise op het gebied van toegangsautomatisering. Het bedrijf heeft altijd een passende oplossing; van automatische deuren voor personenverkeer en industriële deuren tot slagbomen, van producten voor tocht- en zonwering tot motoren voor rolluiken. FAAC BV is een fullservice-organisatie, naast levering en montage zijn ze ook gespecialiseerd in onderhoud en reparatie.
Aan het begin van elk jaar staat FAAC BV voor een grote uitdaging: dan worden alle onderhoudsfacturen in één keer verzonden én opgevolgd, een hele klus. Niet alleen voor de facturatiedienst is het dan alle hens aan dek, ook op de afdeling credit management veroorzaakt dit een opeenstapeling van werk. Collega’s van de finance-afdeling moeten dan even al hun werk laten vallen en inspringen om te zorgen voor een goede debiteurenopvolging.
Ondanks de hulp van collega’s verliep het debiteurenbeheer niet optimaal. Door de moeizame processen en de grote stapel facturen was het lastig alles nauwkeurig op te volgen en ontstonden er snel achterstanden, zeker tijdens drukke periodes of als er iemand met vakantie was. Ania Bartusch, Finance Employee bij FAAC BV: “Het opstellen van een overzicht van de debiteuren die een herinnering moeten krijgen, duurt al snel een dag. Hierdoor ga je tegen dit werk opzien. Maar doordat je het zo gewend bent, weet je niet beter. Nadat onze Finance Manager Nicolas zei dat het beter en sneller zou moeten kunnen, zijn we onderzoek gaan doen en kwamen we met iController in contact.”
iController’s aanpak
In een eerste meeting met FAAC BV werd de optimalisatie van de debiteurenopvolging besproken. Op basis van de diepgaande analyse die hieruit volgde, kon de creditmanagementtool van iController op maat geconfigureerd worden.
De belangrijkste conclusie was dat FAAC BV behoefte heeft aan vereenvoudiging en efficiëntie. In overleg werd daarom in eerste instantie een identieke procedure ingevoerd voor alle debiteuren, uiteraard met de mogelijkheid tot uitbreiding naar verschillende procedures als daaraan toch behoefte bleek te zijn.
Daarna werd het debiteurenbeheer gefaseerd, waardoor er elke dag een kleine hoeveelheid opvolging kon plaatsvinden. Zo werd de stapel werk opgedeeld in kleine, behapbare stukjes.
Door alle informatie rond het debiteurenbeheer op één plaats in te richten, kan deze eenvoudig geraadpleegd of aangepast worden door alle teamleden. Het maakt dat Ania en haar collega’s beter op elkaar inspelen en continu beschikken over het meest actuele overzicht.
Ania Bartusch: “Als je iets wilt aanpassen in iController, dan gaat dat heel vlot. De software is heel gebruikersvriendelijk en je kunt alles gemakkelijk zelf instellen. Zit je toch met een vraag? Dan kun je een mailtje sturen naar support en heb je binnen een uur antwoord.”
Succes
De iController-software vermindert de werkdruk van Ania en haar collega’s enorm. In drukke periodes kan ze nu de aanmaningen laten doorlopen en tegelijkertijd collega’s helpen. Ania Bartusch: “We hadden deze overstap al veel eerder moeten maken. De debiteurenopvolging verloopt nu veel sneller én overzichtelijker, waardoor we veel meer tijd overhouden voor persoonlijk contact met onze klanten”.
En het debiteurenoverzicht? Dat vraagt ze nu met één klik op.
Als Nederlandse vestiging van FAAC Group, kreeg FAAC BV de mogelijkheid om iController uit te testen. Over mogelijke toekomstplannen kan Ania niet veel zeggen, maar ze is wel positief. “We willen het gebruik van de software in de toekomst graag ook uitbreiden naar België en ons moederbedrijf in Italië laten zien dat iController goede software is – wie weet volgt FAAC Group dan wel wereldwijd.”
