Connaître son client: une étape importante dans le processus order-to-cash

Mai 3, 2022

Temps de lecture: 4 minutes

Dans la gestion crédit ‘connaître son client’ est tout aussi important que dans les autres aspects d’entreprise.

Dans le cadre des directives européennes anti-blanchiment certaines entreprises, telles que les banques et les sociétés d’assurances, sont obligées d’entreprendre des actions spécifiques avant de construire une relation client.

Cette action, connue sous le nom de Know Your Customer ou bien KYC, a été introduite en Europe pour se munir contre des abus tels que la fraude, le blanchissement et le financement du terrorisme.

La procédure se compose de 3 parties: le contrôle et la vérification de l’identité du client; le contrôle de la transaction commerciale; et finalement le contrôle de l’identité des bénéficiaires et un contrôle de conformité.

Les organisations peuvent appliquer les mêmes principes de base que le processus KYC pour couvrir leurs risques financiers:

  • Onboarding des clients: établir des directives quant à l’acceptation de clients
  • Procédures pour l’identification de clients
  • Monitoring des transactions
  • Gestion des risques

De cette manière le KYC peut avoir un impact positif non seulement sur les factures impayées mais également sur tout le parcours client.

Comment s’y prendre?

Le processus de KYC ne se limite pas à rechercher qui sont les clients et ce qu’ils font. Il faut une vue de 360 degrés.

Cherchez les chiffres financiers et posez des questions ciblées

Examinez soigneusement les entreprises qui souhaitent devenir client. Essayez de savoir avec qui vous vous engagez.

  • Quelle est l’origine de leur capital? Qu’en est-il du bilan, est-ce qu’il y a encore beaucoup de dettes? Essayez d’obtenir une vue sur leurs finances pour des périodes plus longues afin de découvrir d’éventuelles fluctuations. Etudiez les chiffres annuels et les rapports annuels ou même trimestriels.
  • Posez des questions sur la gestion de l’entreprise. Comment fonctionne le management? Qu’en est-il du track record? Est-ce qu’il y a des changements au niveau leadership?
  • Est-ce que l’entreprise a fait une reprise ou est-ce qu’elle a été reprise elle-même?
  • Vérifiez aussi avec quelles entreprises vos clients font des affaires. Le même souci se pose pour vos fournisseurs. Si eux sont confrontés à une entreprise qui connaît des difficultés financières, est-ce que cela peut menacer votre chaîne d’approvisionnement?

Certains clients sont transparents, chez d’autres il faudra creuser. Beaucoup dépend aussi du pays d’origine du client. Certains pays présentent un risque élevé et il faudra donc demander des informations supplémentaires.

Vérifiez toutes les informations sur base d’un contrôle d’identité ou de vérification

Bien que cet aspect soit uniquement une contrainte dans le monde financier, il peut s’avérer un instrument très utile pour les autres entreprises et organisations. Une prévention contre des formes de fraude, de blanchissement ou d’évasion fiscale.

Ce contrôle d’identité ou de vérification est indispensable du fait qu’il y a de plus en plus de transactions financières internationales et aussi à cause du contexte géopolitique.

Afin d’optimiser la qualité des données client vous pouvez rédiger une politique de crédit, ce qui s’accompagne souvent d’un formulaire qui rassemble dès le départ toutes les données nécessaires. Vous vous assurez ainsi que toutes les coordonnées sont correctes.

Exploitez les données externes d’agences

Utilisez les données externes provenant de partenaires d’informations commerciales pour enrichir vos propres données. Cela est non seulement utile pour les nouveaux clients mais également pour vos clients actuels. Vous découvrez ainsi par exemple leur historique de crédits et leur comportement de paiement, et d’éventuelles autres données dont vous ne disposez pas encore.

De cette façon vous obtenez des informations sur un nouveau client même avant d’avoir eu contact. Sur base de ces informations vous pouvez déjà subdiviser ces clients potentiels en segments et adapter votre communication.

Toutefois ces données externes sont chères et ne constituent pas toujours le meilleur critère pour en savoir plus sur le comportement actuel et futur des clients. Les relations entre les débiteurs et créditeurs peuvent être différentes à cause de l’intérêt du produit pour chacun d’entre eux. Un fournisseur important sera peut-être payé en priorité, ce qui fait que les autres factures, qui sont moins importantes pour la production, attendront plus longtemps.

Faites donc toujours un contrôle de crédit à chaque nouveau client. Sans contrôles votre entreprise navigue à l’aveugle. Vérifiez toujours à l’avance la solvabilité en analysant un rapport crédit et un score crédit et en intégrant cela dans votre logiciel de gestion crédit.

Prendre des décisions bien fondées pour votre entreprise n’est pas possible sans disposer de données actuelles et pertinentes. Mais tout cela suffit-il?

Méfiez-vous de données de qualité inférieure

Des données de mauvaise qualité peuvent entraîner de nombreux risques financiers. Des factures impayées peuvent être difficiles à recouvrer si les coordonnées sont erronées ou manquantes. Et plus tard, dans le processus de rappel, même jusqu’au tribunal, cela peut causer des problèmes lorsque des documents officiels doivent être remis.

Parfois les clients ne paient pas une facture parce qu’ils ne sont pas satisfaits du produit ou service livré mais ils ne vous le font pas savoir. Ce manque de feedback a un impact négatif sur la relation client et peut même mener à la perte d’un bon client, ce qui à son tour a des conséquences au niveau de références client.

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