Comment améliorer le score DSO?

Juin 2, 2022

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Temps de lecture: 5 minutes

Nous ne pouvons nous empêcher de le répéter. Le DSO – Days Sales Outstanding – est un des KPI les plus importants de la gestion débiteurs. Il représente le nombre de jours qu’il faut aux clients pour payer leurs factures. Le DSO est intrinsèquement lié au flux de trésorerie de votre entreprise, et constitue donc un indicateur de l’efficacité du processus de gestion du cash.

Il existe différentes manières de calculer le DSO, mais tout ce qui compte à la fin, c’est un DSO aussi bas que possible. Plus le DSO est réduit, mieux c’est pour la gestion débiteurs et par conséquent pour la santé de votre entreprise. Cela signifie que vos clients paient leurs factures bien à temps. Ce qui a un impact positif direct sur le flux de trésorerie et la position de liquidité de votre entreprise.

Quelles actions pouvez-vous entreprendre pour diminuer un DSO relativement élevé? Quels facteurs contribuent à un tel DSO?

1. Collectez des informations sur votre DSO actuel

Tout commence par la collection des informations nécessaires pour déterminer votre DSO actuel. Outre les données internes il y a aussi la concurrence: essayez de savoir quel est le DSO d’entreprises similaires dans votre secteur et industrie. C’est un bon point de départ pour une comparaison et peut servir de référence pour créer des attentes réalistes. Un DSO de 60 jours n’est sans doute pas le meilleur score lorsque le DSO dans votre secteur se situe aux environs des 40 jours.

Cependant il faut aussi tenir compte des fluctations saisonnières. Le DSO du mois de juillet est parfois très différent du DSO de décembre. Afin de niveler les différences entre les mois vous pouvez (faire) calculer le DSO sur base des données de tout un trimestre ou de toute une année.

Toutes ces informations vous aident à diminuer de manière plus stratégique le DSO auprès du management et à procéder d’une façon plus durable. Vous pourriez diminuer le DSO de manière très agressive en adoptant des conditions de crédit très restrictives. Par contre cela peut avoir un effet négatif sur la rétention client ou peut rendre votre client potentiel plus hésitant à s’engager avec vous.

2.Facturez de manière efficace

Une des manières les plus effectives de diminuer votre DSO est de rendre le processus de facturation aussi efficace que possible. Tout commence par le fait d’envoyer à temps les factures, qui doivent contenir toutes les données nécessaires et aucune erreur. Certaines erreurs arrivent fréquemment: une date d’échéance, une adresse ou un montant erronés, une facture qui ne correspond pas au devis approuvé, les conditions de paiement qui manquent. Bien que ces erreurs puissent être corrigées, elles retardent le paiement et ont un impact négatif sur le DSO.

C’est là où l’automatisation vous vient également en aide dans le processus de facturation: vous gagnez du temps et les erreurs humaines sont exclues. Essayez donc d’automatiser le plus possible les tâches financières: envoyez les factures de manière digitale, traitez les paiements de manière digitale et évitez le plus possible l’input manuel.

Evaluez régulièrement ce processus, vous y gagnerez. Est-ce que vous envoyez vos factures immédiatement après l’achèvement du projet, ou est-ce qu’il vaut mieux le faire directement après la signature du contrat?

3. Optimisez les paiements

Peut-être vos clients ont-ils effectivement du mal à vous payer du fait qu’il manque un lien de paiement dans vos rappels de paiement par e-mail ou des données de paiements sur la facture.

En leur offrant des options de paiements digitales, vous facilitez le paiement pour vos clients. L’objectif est d’éliminer tout obstacle possible. Veillez en même temps à ce que vous offriez plusieurs méthodes de paiement, telles que le paiement par carte crédit, par carte débit ou par virement.

4. Gérez mieux vos débiteurs et de manière automatisée

Dès que les factures sortent, c’est leur suivi qui commence. Pour la gestion débiteurs il vaut donc mieux disposer d’un plan préétabli. Un meilleur suivi des factures impayées, à l’aide d’automatisation et de procédures clairement définies, rend ce processus beaucoup plus efficace.

Un logiciel, tel que iController, vous permet d’automatiser différentes parties de la gestion débiteurs et de la gestion crédit et de prévoir ainsi des flux de travail très efficaces pour vos équipes.

Vous pouvez adopter une démarche proactive en envoyant déjà un rappel de paiement avant la date d’échéance et en incluant une copie de la facture. Dans la plupart des cas les clients ont simplement ‘oublié’ de payer et un petit rappel peut les y inciter. Et au cas où ils n’arriveraient pas à payer immédiatement, une proposition de modalités de paiement adaptées ou d’un plan de paiement peut apporter la solution. De cette manière une partie de la facture peut quand même déjà être encaissée.

Au cas où le paiement n’aurait pas lieu du tout, il vaut mieux avoir déjà prévu une stratégie pour les litiges et, le cas échéant, un processus de recouvrement.

5. Rédigez une politique crédit

Veillez à ne pas négliger le travail préparatoire, tel que l’examen approfondi de la solvabilité du client, ce qui permet de limiter les risques de défauts de paiement.

Une politique crédit bien pensée fixe les paramètres et les conditions auxquelles les nouveaux clients ou les clients actuels doivent répondre pour pouvoir acheter à crédit. Cette politique crédit a un impact indirect sur le DSO. Une politique crédit trop libre est à la base d’un plus grand nombre de factures impayées et donc d’un DSO plus élevé.

6. Communiquez les conditions de paiement

Un déterminant important pour le DSO réside dans les conditions de paiement que votre entreprise offre aux clients. Il s’agit de communiquer ces conditions de paiement de la manière la plus claire et la plus transparente possible. Veillez à ce qu’elles soient facilement accessibles aux clients, par exemple en les joignant à la facture.

D’autre part la formulation de ces conditions de paiement ne doit pas effrayer les clients en imposant un délai de paiement trop court. Incitez-les par contre à payer plus vite.

7. Incitez vos clients à payer

Vous pouvez prévoir dans les conditions de paiement la possibilité d’offrir une réduction aux bons clients. La taille de la réduction dépend de la position de liquidité actuelle de votre entreprise et de ce que celle-ci vous vaut.

Au lieu d’une réduction vous pouvez aussi donner quelque chose en plus, par exemple un service supplémentaire ou un produit gratuit.

L’inverse est tout aussi indispensable: expliciter les conséquences pour les clients qui paient en retard.

8. Améliorez la visibilité

La diminution du DSO est un effort conjoint. Il n’y a pas que l’équipe de gestion crédit qui joue un rôle, mais également d’autres départements et profils. Une facture impayée peut être une raison d’investiguer les causes du non-paiement. Est-ce qu’il y a une relation avec la démarche du service de vente? Ou avec d’autres processus internes?

Conclusion

Il existe de nombreuses manières de diminuer votre DSO. L’efficacité, l’automatisation et la digitalisation dans le processus order-to-cash sont le fil rouge de cette histoire. Si vous continuez à appliquer ces stratégies, votre flux de trésorerie s’améliorera au fur et à mesure. Visez un DSO réaliste, nourri par le benchmarking et les examens internes.

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