Client case: Kinepolis

Leestijd: 4 minuten

Iedereen kent het stervormige logo van Kinepolis. Het is de grootste bioscoopketen van België en met wereldwijd meer dan 110 filialen speelt de keten ook op mondiaal vlak een belangrijke rol. Maar de dagelijkse filmbezoeken vormen slechts een deel van zijn business plan. De keten organiseert ook evenementen, verhuurt handelsruimte, biedt schermreclame aan, verkoopt vouchers en organiseert ruildeals. Dat alles zorgt voor een groot bedrag aan openstaande facturen.

Tot 6 jaar geleden had Kinepolis geen echt systeem voor zijn credit management. De opvolging van de openstaande facturen werd uitgevoerd door de salesafdelingen. Dat zorgde voor decentralisering en een gebrek aan overleg met de boekhouding. Bovendien gebeurde het credit management op een inefficiënte en manuele manier, die niet opgewassen was tegen de continue stroom van nieuwe (vervallen) facturen en binnenkomende betalingen.

Kinepolis klopte daarom aan bij iController. De vraag was simpel: het credit management efficiënter maken, centraliseren en zorgen voor meer overleg en een betere rapportering. De uitdaging voor iController lag in de aard van de facturen: Kinepolis heeft een mix van facturen die onmiddellijk betaald worden (zoals bioscoopvouchers), facturen die op voorhand betaald worden (zoals huur van handelsruimte) en ruildeals.

iController’s aanpak

Als eerste stap besloot iController in overleg met Kinepolis om over te stappen van een decentraal naar een centraal credit management. Het credit management werd daarom gecentraliseerd bij het accounting team van Kinepolis. Dat dankzij de iControllersoftware snel en eenvoudig kan overleggen met zijn commerciële collega’s. Meer nog, dankzij de invoering van maandelijkse overlegmomenten en een wekelijkse rapportering is de samenwerking tussen beide afdelingen meer gecoördineerd.

Vervolgens werd de configuratie van iController aangepast aan de noden van Kinepolis, waardoor de verschillende factuurtypes eenvoudig geïmporteerd kunnen worden. De software werd bovendien ingesteld op de strategie van Kinepolis, zodat klanten in de juiste volgorde gecontacteerd worden. Dat betekent dat eerst de handelshuren behandeld worden, vervolgens de evenementen en in derde instantie de ruildeals en vouchers.

Door het centrale beheer is het mogelijk om handelingen uit te voeren over alle filialen heen. De boekhouding downloadt wekelijks een voorgeprogrammeerd factuuroverzicht van de iControllersoftware en bezorgt dit aan de verschillende departementen. Ieder filiaal beschikt bovendien ook over een lokaal useraccount, dat hen de mogelijkheid biedt om de eigen klanten te raadplegen. In de praktijk wordt deze functie bij Kinepolis echter zelden gebruikt, omdat het wekelijkse factuuroverzicht voldoende informatie biedt.

Succes

Kinepolis ziet een grote impact van de implementatie van de iControllersoftware op zijn credit management. Indeed, its DSO ratio (Days Sales Outstanding) has evolved from 41 to 28 days. Dit betekent dat onze facturen nu gemiddeld 13 dagen sneller betaald worden dan voordien. Bovendien is het aantal vervallen facturen gedaald van 60% naar 40%.

Daarnaast is Kinepolis ook erg tevreden met de klantenservice van iController. De maandelijkse software-updates en een jaarlijks overleg zorgen ervoor dat de software voortdurend aangepast wordt aan de veranderende noden van het internationale bedrijf dat Kinepolis ondertussen is. Ook bij technische vragen staat iController paraat: er is gegarandeerd reactie binnen 24u.

Sinds het begin van zijn samenwerking met iController in 2013 is Kinepolis erg gegroeid. Zo is de Belgische keten nu ook actief in Nederland, Luxemburg, Spanje, Frankrijk, Canada en de Verenigde Staten. De iControllersoftware groeide probleemloos mee met de vestigingen van Kinepolis en wordt momenteel gebruikt in alle landen, met uitzondering van Canada en de VS (dewelke vermoedelijk spoedig zullen volgen).

Christof Verelst (Transactional Teamlead Kinepolis Group): “Het feit dat iController een totaaloplossing aanbiedt, maakt ons credit management een stuk eenvoudiger. iController luistert naar onze behoeftes en speelt hier goed op in, ook op internationaal vlak.”