Jouw team heeft hard gewerkt om aan de klant een professioneel product of dienst af te leveren. Het werd op tijd afgeleverd en voldoet aan alle voorwaarden in de offerte, maar de betaling van de factuur volgt niet. Hoe kom je te weten of een klant je waarschijnlijk niet zal kunnen betalen? Hoe ontdek je betalingsproblemen in een vroeg stadium?
Hier zijn 8 signalen dat jouw klant het wel eens moeilijk zou kunnen hebben met de betaling van de factuur.
1. Gebrek aan communicatie
Eén van de eerste indicaties is wanneer alle communicatie met de klant stokt. De klant reageert niet op een betalingsherinnering via e-mail of brief, en is onbereikbaar via e-mail of telefoon.
Het kan natuurlijk voorvallen dat een e-mail verloren gaat in de mailbox, of dat de klant het bijzonder druk heeft. Maar als het windstil blijft en de klant herhaaldelijk onbereikbaar is, moet er een belletje beginnen rinkelen.
2. De klant blijft excuses aanvoeren
Het kan gebeuren dat een klant excuses inroept waarom er nog geen betaling op tijd is gebeurd. Maar als steeds dezelfde redenen naar boven komen, zal je dieper moeten graven om te zien wat er aan de hand is.
Dit zijn vier excuses die veel voorkomen:
- De klant is vergeten te betalen.
- De klant heeft financiële problemen en jouw factuur is geen prioriteit.
- De factuur is zoek. De klant vindt hem niet meer terug.
- De dienst boekhouding is te druk bezig, niet bereikbaar of iemand is afwezig
Tip! Lees hier nog meer excuses voor late betalingen, en hoe je er best mee omgaat.
3. De aankooppolitiek van de klant wijzigt
Jouw klant begint onverwacht minder aan te kopen. Ook dit kan een teken zijn van een sluipend tekort aan geld.
4. Gebroken beloftes
Wanneer de klant beloofd heeft te betalen maar de betaling op zich laat wachten, is het misschien tijd om in vraag te stellen of deze klant wel zal betalen.
5. Betaaldisputen slepen aan
Betaaldisputen treden met de regelmaat van de klok op. Vaak gaat het om details in een factuur, of een andere klacht die te maken heeft met de geleverde dienst of het product.
Wanneer de klant weigert de factuur te betalen, ook als er al enkele oplossingen werden aangeboden, dan kan je je best voorbereiden op het feit dat de klant deze factuur niet zal betalen.
6. De klant vraagt om de betaaltermijn te verlengen
Wanneer klanten occasioneel eens vragen om een betaaltermijn te verschuiven, hoef je nog niet te panikeren. Wanneer echter de frequentie van deze vragen toeneemt, moeten er een aantal knipperlichten beginnen af te gaan.
7. Het betaalpatroon wijzigt
Wanneer je merkt dat het historische betaalgedrag van een klant plotseling wijzigt – bijvoorbeeld men betaalt altijd ruimschoots voor de vervaldatum maar nu niet meer – kan dat een waarschuwing zijn. Misschien heeft deze klant een (tijdelijk) cash flow probleem?
8. De kredietscore van jouw klant wijzigt
Bedrijven die over een credit control team beschikken gebruiken vaak al de kredietscore of externe handelsinformatie om een potentiële klant op voorhand te screenen.
Maar ook wanneer je al zaken doet met een klant is het opvolgen van de kredietscore belangrijk, vooral dan op het moment dat de eerste wanbetalingen zich manifesteren of de eerste twijfels in verband met betaling opduiken.
Het opvolgen van de kredietscore kan geautomatiseerd worden in de juiste credit management software. Diezelfde software zal je ook verwittigen bij afwijkingen ten opzichte van historisch betaalgedrag.
Herken deze signalen met de juiste software
Aan de hand van deze signalen heb je allicht een beter idee wanneer een klant moeilijkheden zal hebben om aan zijn betaling te voldoen. Vaak is er nog voldoende tijd om de zaken recht te zetten en de betaling te innen. Met de juiste debiteurenbeheer software, zoals iController, kan je deze signalen vroeg genoeg ontdekken en gepaste maatregelen nemen.
Interesse? Vraag jouw gratis demo aan
