Alertis und iController: ein innovatives Duo

Jan 12, 2021

alertis icontroller

Die Herausforderung

Alertis ist ein familiengeführtes KMU, das sich auf High-Tech-Sicherheitslösungen spezialisiert hat. Als Spezialist für Brandschutz wurde das KMU zunächst unter dem Namen Ardovlam gegründet, hat sich aber in den letzten Jahren zu einem Unternehmen entwickelt, das sich in allen Sicherheitsmärkten zu Hause fühlt – von der Brand-, Gas- und Einbruchmeldeanlage über die Zutrittskontrolle bis hin zur Kameraüberwachung.

Überall dort, wo es auf Sicherheit ankommt, kommt Alertis mit einer umfassenden Lösung zum Einsatz: Das Unternehmen kümmert sich nicht nur um die Inbetriebnahme der Anlagen, sondern übernimmt auch die anschließende Wartung und Instandhaltung. Alertis konzentriert sich auf den Industriesektor, aber zum Kundenstamm gehören auch der Residenzialtourismus (z.B. Hotels, B&Bs etc.), Pflegeheime, Schulen, Immobilien und viele andere Bereiche. Das Unternehmen arbeitet in direktem Kontakt mit dem Kunden und via Untervergabe durch einen Installateur.

Bei einer jährlichen Inbetriebnahme von mehr als 1.000 technologischen Sicherheitslösungen und mehr als 18.000 zu wartenden Installationen muss die Buchhaltung von Alertis einer großen Anzahl von Rechnungen nachgehen. Deshalb hat sich Alertis an iController gewandt, mit dem Ziel, sein Debitorenmanagement zu strukturieren und zu automatisieren.

Frederiek Vanpeteghem, Finanzmanager bei Alertis: „Bevor wir 2015 iController-Kunde wurden, wurde der Debitorenmanagement-Prozess manuell durchgeführt. Zweimal im Monat exportierten wir zum Beispiel die Fälligkeitsdaten aus dem Buchhaltungspaket und machten manuelle Notizen zu unseren Anrufen. Sehr umständlich und ineffizient!“

iControllers Ansatz

Ein erster Schritt zur Lösung des Problems von Alertis bestand darin, einen Fokus zu schaffen und unnötige manuelle Tätigkeiten zu digitalisieren.

Mit der iController-Software konnten klare Prioritäten gesetzt werden, was zu einer besseren Übersicht führte. Zudem wurde durch die Digitalisierungsmöglichkeiten des Tools Raum geschaffen. Als Kreditcontroller haben Sie so die Möglichkeit, den oder die Gründe für die Nichtzahlung zu ermitteln und langwierige Fälle zu lösen. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung? Personalisierte Verfahren. Alertis arbeitet mit verschiedenen Kundentypen (z.B. mit und ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), die alle einen individuellen Ansatz erfordern.

Während der Zusammenarbeit wurden mehrere neue Herausforderungen identifiziert, die jedoch von iController jedes Mal schnell und präzise angegangen wurden.

Die erste Herausforderung war der Wechsel zu einem anderen Buchhaltungsprogramm. Zu Beginn der Zusammenarbeit arbeitete Alertis mit Exact Globe, doch schon bald wechselte das Unternehmen zu Microsoft Dyamics NAV. iController sorgte dafür, dass dieser Übergang reibungslos und ohne Datenverlust ablief.

Eine weitere Herausforderung war die Integration von Kreditscores. Als Kunde von CompanyWeb ist es für Alertis wichtig, Kreditscores in das Debitorenmanagement zu integrieren, um potenzielle Insolvenzen genau beobachten und monetäre Verluste vermeiden zu können. Vor diesem Hintergrund hat iController die Handelsinformationen von CompanyWeb in seinen iController Score integriert. Dieser Score kombiniert externe Handelsinformationen mit dem effektiven Zahlungsverhalten des Kunden (interne Informationen), sodass Alertis einschätzen kann, ob ein Kunde ein Risiko darstellt oder nicht, und auf Basis dieser Informationen Maßnahmen ergreifen kann.

Um den digitalen Prozess bei Alertis weiter zu optimieren, kümmerte sich iController auch um die Integration von iBiller (jetzt: Rechnungs- & Dokumentenmanagement). Dieses Tool stellt sicher, dass die Kunden von Alertis ihre Rechnungen digital erhalten und mit einem einzigen Klick eine Übersicht über ausstehende Rechnungen abrufen können. Das reduziert die Anfragen nach Rechnungskopien erheblich!

Erfolg

Das iController-Tool passt nahtlos zu dem, wonach Alertis gesucht hat. Sein Ziel? Sicherstellen, dass der überfällige Saldo nicht mehr als 10 % des gesamten, ausstehenden Saldos beträgt. Und das funktioniert wirklich gut: Alertis schloss das vergangene Geschäftsjahr mit einem Saldo von 96 % nicht überfälligen Rechnungen ab! Dies ist eine beeindruckende Verbesserung von 10 % im Vergleich zum Beginn der Zusammenarbeit im Jahr 2015, während sich der Umsatz in diesem Zeitraum fast verdoppelt hat (von 8,8 auf 15 Millionen).

Frederiek Vanpeteghem: „Debitorenmanagement wird immer harte Arbeit sein. Aber während es früher ein endloser Berg war, der zweimal im Monat bezwungen werden musste, ist es jetzt ein kontinuierlicher Prozess mit ein paar leicht verdaulichen Brocken pro Tag.“

Alertis ist bestrebt, kontinuierlich zu innovieren, mit dem Markt Schritt zu halten und sein Wachstum mit demselben Team zu konsolidieren. Ein Minimum an Aufwand mit einem Maximum an Ergebnis. „Und dank iController ist das überhaupt kein Problem“, sagt Frederiek Vanpeteghem. „Unser Kundenbetreuer ist immer auf der Suche nach Möglichkeiten, unseren Kreditmanagementprozess zu optimieren. Zum Beispiel hat er uns kürzlich von Mollie erzählt, einer Plattform für Online-Zahlungen.“

Testimonial

Frederiek Vanpeteghem, Finanzmanager bei Alertis: „Die Tatsache, dass ich den Status jeder Rechnung zu jeder Tageszeit leicht herausfinden kann, beruhigt mich.“

Frederiek Vanpeteghem, Finanzmanager bei Alertis

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