Le défi
Alertis est une PME familiale spécialisée dans les solutions de sécurité high-tech. Cette PME, qui s’appelait à l’origine Ardovlam, est spécialiste dans le domaine de la protection incendie et de la sécurité. Depuis quelques années elle a élargi ses activités et couvre tout ce qui a rapport à la sécurité – détection d’incendie, de gaz, d’intrusion mais aussi contrôle d’accès, vidéosurveillance et sécurité intégrée.
Partout où la sécurité est cruciale, Alertis propose une solution globale: l’entreprise ne se charge pas seulement de l’installation des systèmes mais assure également l’entretien et les réparations. Alertis focalise sur le secteur industriel, mais trouve aussi des clients dans le tourisme résidentiel (p.ex. les hôtels, les B&B, etc.), les séniories, les écoles, le patrimoine immobilier et dans différents autres secteurs. Alertis travaille aussi bien en contact direct avec le client qu’en sous-traitance par le biais d’un installateur.
Chaque année ils mettent en service plus de 1,000 solutions technologiques de sécurité et ils ont plus de 18,000 installations à entretenir. Le service de comptabilité de Alertis a donc un nombre considérable de factures à gérer. C’est la raison pour laquelle Alertis a fait appel à iController, dans l’optique de structurer et d’automatiser la gestion des débiteurs.
Frederiek Vanpeteghem, Directeur financier chezAlertis: “Nous utilisons iController depuis 2015, auparavant la gestion des débiteurs se faisait manuellement. Deux fois par mois, par exemple, nous exportions le bilan des dates d’échéance de notre programme de comptabilité et nous prenions des notes manuelles lors de nos appels téléphoniques. Très fastidieux et peu efficace!”
L’approche iController
Un premier pas vers la solution a été de créer un focus et de numériser les actions manuelles.
Le logiciel iController a permis de fixer des priorités claires, ce qui a contribué à un meilleur aperçu. La numérisation offre plus d’opportunités. Les contrôleurs de crédit ont la possibliité d’identifier les raisons de non-paiement et de résoudre ainsi des cas persistants. Un autre avantage de la numérisation c’est les procédures personnalisées. Alertis compte différents types de clients (e.a. avec ou sans n° de TVA), qui exigent chacun une approche personnalisée.
Durant la collaboration de nombreux défis ont été relevés par iController, à chaque fois rapidement et efficacement.
Le premier défi a été la migration vers un autre programme de comptabilité. Au début de la collaboration Alertis utilisait Exact Globe, mais peu après l’entreprise est passée à Microsoft Dynamics NAV. iController a assuré une transition fluide, sans aucune perte de données.
Un autre défi a été l’intégration des cotes de crédit. Comme Alertis est client chez CompanyWeb, il était important pour eux d’intégrer ces cotes de crédit dans la gestion des débiteurs, afin de pouvoir suivre de près d’éventuelles faillites et d’éviter des pertes financières. iController a donc intégré les informations commerciales de CompanyWeb dans la cote iController. Cette cote combine des informations commerciales externes avec le comportement de paiement effectif du client (informations internes), permettant à Alertis d’évaluer si un client constitue un risque ou non et d’entreprendre des actions sur base de ces informations.
Afin d’optimiser encore davantage la numérisation chez Alertis, iController a aussi procédé à l’intégration de iBiller (gestion de factures & documents). Cet outil permet aux clients de Alertis de recevoir leurs factures de manière numérique et d’avoir un aperçu des factures ouvertes en un seul clic. Cette démarche réduit considérablement les demandes de copies de factures!
Réussite
L’outil iController convient parfaitement à ce que cherchait Alertis. Son objectif? Veiller à ce que le solde échu ne dépasse pas les 10% du solde ouvert. Et ils y arrivent largement: la fermeture de leur année financière précédente s’est faite avec un solde non-échu de 96%! Ce qui signifie une amélioration de 10% en comparaison avec le début de la collaboration en 2015, alors que les revenus ont presque doublé (de 8.8 à 15 millions) dans cette période.
Frederiek Vanpeteghem: “La gestion de dettes reste toujours laborieux. Mais là où avant c’était une montagne énorme qu’il fallait conquérir deux fois par mois, c’est maintenant devenu un processus continu avec chaque jour quelques tronçons bien plus maniables.”
L’ambition de Alertis est d’innover continuellement, de suivre l’évolution du marché et de consolider sa croissance avec la même équipe. Un minimum d’efforts avec un maximum de résultats. “Et grâce à iController, cela ne pose aucun problème,” affirme Frederiek Vanpeteghem. “Notre responsable commercial est toujours à la recherche d’opportunités d’optimiser notre processus de gestion crédit. Par exemple, récemment il nous a présenté Mollie, une plateforme de paiements en ligne.”
Témoignage
Frederiek Vanpeteghem, Directeur financier chez Alertis: “Le fait que je puisse vérifier le statut de chaque facture à tout moment de la journée me garantit la tranquillité d’esprit.”
