Alertis en iController: een innovatief duo

jan 12, 2021

alertis icontroller

De uitdaging

Alertis is een uit de kluiten gewassen familiale KMO, gespecialiseerd in hoogtechnologische beveiligingsoplossingen. Als specialist in brandveiligheid startte de KMO onder de naam Ardovlam, maar groeide de laatste jaren uit tot een bedrijf dat in alle beveiligingsmarkten thuis is – gaande van brand-, gas- en inbraakdetectie tot toegangscontrole en zelfs camerabewaking.

Daar waar veiligheid cruciaal is, komt Alertis in actie met een totaaloplossing: het bedrijf zorgt niet alleen voor de indienststelling van de systemen, maar ook voor het onderhoud en de herstellingen nadien. Alertis focust zich daarbij voornamelijk op de industriële sector, maar rekent ook het verblijfstoerisme (denk aan hotels, B&B’s, etc.), woon- en zorgcentra, scholen, onroerend erfgoed en tal van andere sectoren tot zijn klanten. Dat zowel rechtstreeks in contact met de klant als in onderaanneming via een installateur.

Met een jaarlijkse indienststelling van meer dan 1.000 technologische beveiligingsoplossingen en ruim 18.000 te onderhouden installaties, heeft de boekhoudafdeling van Alertis heel wat facturen op te volgen. Daarom deed Alertis beroep op iController, met als doel om zijn debiteurenopvolging te structureren en te digitaliseren.

Frederiek Vanpeteghem, Finance Manager at Alertis: “Vooraleer we in 2015 klant werden bij iController, gebeurde de debiteurenopvolging handmatig. Zo exporteerden we twee keer per maand de vervaldagboekbalans uit het boekhoudpakket en namen we manuele notities bij calls. Erg omslachtig en inefficiënt!”

iController’s aanpak

Een eerste stap naar de oplossing van Alertis’ probleem was het brengen van focus en het digitaliseren van onnodige manuele acties.

Via de software van iController worden er duidelijke prioriteiten gesteld, met meer overzicht tot gevolg. De digitalisering die de tool met zich meebrengt, creëert bovendien ruimte. Daardoor krijg je als credit controller de mogelijkheid om op zoek te gaan naar de reden(en) achter wanbetaling, met de oplossing van aanslepende cases tot gevolg. Een ander voordeel van digitalisering? Gepersonaliseerde procedures. Alertis werkt met verschillende types klanten (bv. met en zonder BTW-nummer), dewelke allen een gepersonaliseerde aanpak vereisen.

Tijdens de samenwerking kwamen er verschillende nieuwe uitdagingen aan de oppervlakte, die iController telkens snel en nauwkeurig aanpakte.

Een eerste uitdaging was de verandering naar een ander boekhoudprogramma. Bij de start van de samenwerking werkte Alertis met Exact Globe, maar al snel schakelde het bedrijf over naar Microsoft Dyamics NAV. iController zorgde ervoor dat deze overgang probleemloos verliep, zonder dataverlies.

Een andere uitdaging was de integratie van kredietscores. Als klant bij CompanyWeb is het voor Alertis belangrijk om de kredietscores te integreren in zijn debiteurenopvolging, om zo potentiële faillissementen nauwlettend in de gaten te kunnen houden en geldverlies te vermijden. Met dat op het oog integreerde iController de handelsinformatie van CompanyWeb in zijn iController Score. Deze score combineert de handelsinformatie (externe informatie) met het effectieve betaalgedrag van de klant (interne informatie), zodat Alertis steeds kan inschatten of een klant al dan niet een risico vormt en op basis daarvan actie kan ondernemen.

Om het digitale proces bij Alertis vervolgens nog verder te optimaliseren, zorgde iController ook voor de integratie van iBiller (nu: invoice & document management). Deze tool zorgt ervoor dat Alertis’ klanten hun facturen digitaal ontvangen en met één klik een overzicht kunnen oproepen van de openstaande facturen. Heel wat minder vragen naar duplicaatfacturen dus!

Succes

De iController-tool sluit naadloos aan bij wat Alertis zocht. Zijn streefdoel? Ervoor zorgen dat het vervallen saldo niet groter is dan 10% van het openstaande saldo. En dat lukt aardig: Alertis sloot het voorbije boekjaar af met een niet-vervallen saldo van 96%! Dat is maar liefst een verbetering van 10% ten opzichte van de start van de samenwerking in 2015, terwijl de omzet intussen bijna verdubbelde (van 8,8 naar 15 miljoen).

Frederiek Vanpeteghem: “Debiteurenopvolging is en blijft hard werken. Daar waar het eerst een eindeloze berg was die twee keer per maand overwonnen moest worden, is het nu een voortdurend proces met iedere dag enkele licht verteerbare stukjes.”

Het is de ambitie van Alertis om voortdurend te vernieuwen, mee te zijn met de markt én zijn groei te bestendigen met hetzelfde team. Een minimum aan inspanningen met een maximum resultaat. “En dankzij iController lukt dat ook”, aldus Frederiek Vanpeteghem. “Onze accountmanager zoekt steeds mee naar mogelijkheden om ons kredietmanagement te optimaliseren. Zo bracht hij bijvoorbeeld onlangs Mollie onder onze aandacht, een platform voor online betalingen”.

Testimonial

Frederiek Vanpeteghem, Finance Manager bij Alertis: “Het brengt gemoedsrust dat ik op elk moment van de dag heel makkelijk te weten kan komen wat de status van iedere factuur is.”

Frederiek Vanpeteghem, Finance Manager bij Alertis

Discover more

Blog overview

See more

Contact

See more

Join iController

See more