Estimated reading time: 4 minuten
Jouw klant betaalt een factuur niet? Met een aanmaning zet je de debiteur of schuldenaar sneller aan tot het betalen van de nog openstaande factuur. In dit artikel hebben we expliciet aandacht voor aanmaningen in de B2B-markt.
Wat is een aanmaning?
Wanneer een of meerdere facturen voor een klant onbetaald blijven, dan kan je een aanmaning sturen. Maar wat is nu juist de betekenis van een aanmaning?
De termen aanmaning en betalingsherinnering worden door elkaar gebruikt en betekenen hetzelfde. Het woord aanmaning heeft echter een strenger karakter en wordt in de praktijk vaak gebruik als de betalingstermijn van de factuur is overschreden. Een betalingsherinnering kan je bijvoorbeeld ook al proactief sturen wanneer de vervaldatum van de factuur nog niet is bereikt.
Met een aanmaning tracht je de klant aan te sporen vrijwillig tot betaling over te gaan. Je laat de klant weten dat de factuur niet betaald werd binnen de wettelijke betalingstermijn en dat je verwacht dat die alsnog wordt betaald.
Het versturen van een aanmaning aan elke achterstallige debiteur is trouwens één van de kerntaken binnen het debiteurenbeheer of debiteurenbeleid.
In dit artikel:
- bekijken we wanneer je best een aanmaning stuurt
- hoe je hiervoor te werk gaat en of er bepaalde regels gelden bij het opstellen van een aanmaning
- gaan we na hoe je veelgemaakte fouten vermijdt
Wanneer verstuur je best een aanmaning?
Eerste aanmaning
Er kan pas een eerste aanmaning tot betaling verstuurd worden wanneer de termijn voor de betaling van een factuur is verstreken. Van zodra die datum is gepasseerd mag een aanmaning verstuurd worden. De schuldenaar is immers in verzuim.
Na een eerste aanmaning moet de debiteur de tijd krijgen om te betaling uit te voeren.
Tweede (of derde) aanmaning
In een tweede of (optioneel) derde aanmaning kan er wat minder vrijblijvend en vriendelijk worden gecommuniceerd.
Nadat er niet werd ingegaan op een eerste betalingsverzoek, kan je in deze fase al aankondigen dat interesten en aanmaningskosten zullen volgen of ze meteen al aanrekenen. Zorg er wel voor dat die omschreven zijn in je algemene voorwaarden of betalingsvoorwaarden.
Meld in de communicatie dat de volgende stap een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat is.
Ingebrekestelling
Indien er niet werd ingegaan op eerdere aanmaningen, en er geen minnelijke procedure mogelijk is, zit er niks anders op dan de debiteur in gebreke te stellen. In deze fase gaat alle aandacht uit naar het recupereren van de openstaande vordering.
De ingebrekestelling is essentieel voor gerechtelijke stappen. Vaak wordt de e-mail of brief dan ook verzonden via aangetekende post.
Regels bij het opstellen van een aanmaning
Bij strengere aanmaningen kan je best al vermelden dat bij een niet-betaling van de klant een extern incassobureau wordt ingeschakeld.
In elk land kunnen specifieke regels gelden met betrekking tot aanmaningen. Bijvoorbeeld in Nederland ben je niet verplicht om een zakelijke klant een betalingsherinnering of aanmaning te sturen, maar kan je meteen overgaan tot ingebrekestelling indien de betalingstermijn is overschreden.
Let ook op volgende zaken:
- Voor je overgaat tot een aanmaning, onderzoek je best waarom de klant niet betaalt. Nadat je de oorzaak van de niet-betaling grondig hebt onderzocht, en als die zich niet bij jouw bedrijf bevindt (denk aan een fout in de levering), kan je gaan aanmanen.
- Herhaal alle gegevens die noodzakelijk zijn om aan de betaling te voldoen: het factuurnummer; de geleverde prestaties; het factuurbedrag; de betalingstermijn.
- Laat weten dat bij niet-betaling extra (juridische) kosten en interesten zullen worden aangerekend, bovenop het openstaande bedrag.
- Maak ook gewag van eerdere betalingsherinneringen of aanmaningen.
- Som alle nog openstaande facturen op in een handig overzicht dat niks te wensen overlaat.
- Zorg dat je zeker een ontvangstbevestiging in handen krijgt. Dit om latere bewijsproblemen of andere discussies te vermijden. Een aangetekende brief of e-mail vermijdt dergelijke problemen.
Geef vervolgens de klant nog wat dagen tijd om te voldoen aan de betaling, maar wacht geen weken. Door bovenstaande punten nog eens onder de aandacht van de klant te brengen, kan die alsnog overgaan tot betaling.
Vermijd volgende fouten bij het schrijven van een aanmaningsbrief
- Communiceer niet dat het over een eerste aanmaning gaat, of dat er nog een tweede gaat volgen. De urgentie om te betalen neemt af en de klant gaat nog meer uitstelgedrag vertonen.
- Wees heel duidelijk bij het vermelden van een betalingstermijn en eventuele kosten.
- Ga niet meteen bij een eerste aanmaning over tot extra kosten of het inschakelen van een incassobureau. Probeer in alle gevallen de klant te vriend te houden. Dat is niet alleen beter voor de klantrelatie, ook de kans op betaling blijft behouden. Vergeet niet dat ook andere opties mogelijk zijn voor betaling, zoals afbetalingsplannen.
- Verstuur aanmaningen niet te laat. Hoe langer er wordt getalmd, hoe kleiner de kans is om de vordering binnen te halen.
