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Was ist Kreditmanagement?
Debitorenmanagement und Kreditmanagement werden oft im gleichen Atemzug genannt. Aber trotzdem können wir einige Unterschiede erkennen. Während Debitorenmanagement sich vor allem auf die Verfolgung von unbezahlten und offenen Rechnungen konzentriert, hat Kreditmanagement einen größeren Umfang und wird breiter in den Order-to-Cash-Prozess eingebettet.
Unter Kreditmanagement fallen dadurch auch Elemente wie Kreditrisiko und -verwaltung, Inkasso oder Cashflowprognosen.
Was ist das Ziel von Kreditmanagement?
Viele Unternehmen konzentrieren sich auf den Verkauf oder die Gewinnung neuer Kunden, aber vergessen oft, dass ein Kunde erst gewinnbringend ist, wenn die Zahlungen auf das Geschäftskonto eingehen.
Die letzten Jahre ist der Kreditmanagementprozess zu einer der Prioritäten von Unternehmen geworden. Mit effektivem Kreditmanagement wollen Sie den Debitorensaldo möglichst niedrig halten und dafür sorgen, dass wichtige KPIs, wie die DSO, gut aussehen und gut bleiben.
Auf diese Weise können Sie zusätzliches Geschäftskapital freisetzen und es im Unternehmen einsetzen, z. B. für die Zahlung von Kreditoren oder zur Vermeidung von Zwischenfinanzierungen.
Erfolgreiches Kreditmanagement
1. Automatisieren Sie das Debitorenmanagement mit Software
Logisch, aber so wichtig. Richten Sie das Debitorenmanagement mithilfe einer geeigneten Software effizient ein und dann haben Sie einen Schritt in die richtige Richtung gesetzt.
Denn mit einer Software, wie die von iController, können Sie verschiedene Elemente des Debitorenmanagements und Kreditmanagements automatisieren und damit sehr effiziente Workflows für Ihre Teams entwickeln.
Eine kleine Auswahl an Möglichkeiten:
- Proaktiv Zahlungserinnerungen mit einer Kopie der Rechnung an Ihre Kunden senden
- Zahlungsregelungen und Tilgungspläne vorschlagen und verwalten
- Automatische oder manuelle Verfahren einführen
- Zahlungslinks mit verschiedenen Zahlungsmethoden anbieten
- Next-Level Berichterstattung für verschiedene Akteure
- Offene Rechnungen einfach an ein Inkassobüro übertragen (inkl. Dokumentenhistorie)
- Factoring
2. Kennen Sie Ihren Kunden
Kreditmanagement spielt eine größere Rolle im Unternehmen Sie arbeiten mehr am Kontakt zu den Kunden. Sie versuchen herauszufinden, weshalb bestimmte Kunden Zahlungsschwierigkeiten haben, und versuchen eine Regelung zu treffen. Vielleicht indem Sie andere Zahlungsbedingungen vorschlagen oder die Zahlungsfrist anpassen.
Kreditmanagement bedeutet auch eine optimale Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Es beginnt unter anderem mit der Verkaufsabteilung, die einzuschätzen versucht, ob das Unternehmen des potenziellen Kunden gut läuft und ob es zahlungsfähig ist. Stellen Sie der Verkaufsabteilung die richtigen Instrumente zur Verfügung, um diese Aufnahme erfolgreich zu Ende zu bringen.
3. Kreditanalyse und Risikomanagement
Bei Kreditmanagement nehmen wir Risiken aller Art in den täglichen Workflow auf, wie die Gewährung von Krediten, die Kontrolle von Kunden über Kreditchecks oder die Festlegung von Kreditlimits. Die Herausforderung besteht darin, diese Risiken im Voraus zu signalisieren, damit rechtzeitig eingegriffen werden kann. Ein Kunde, der nicht zahlt, ist ein bedauerlicher Verlust von Zeit, Geld und Mitteln, die man auf eine andere Weise einsetzen hätte können.
Überprüfen Sie deshalb die Kreditwürdigkeit der Kunden in regelmäßigen Abständen, begrenzen Sie bei Bedarf die Kreditbedingungen und erstellen Sie Kreditlimits. Diese einfachen Schritte können die Risiken Ihres Cashflows erheblich begrenzen.
Die Kreditwürdigkeit ist übrigens nicht die einzige Lösung, um mehr über Ihre (potenziellen) Kunden zu erfahren. Auch Referenzen von anderen Lieferanten und das historische Zahlungsverhalten sind nützliche Instrumente.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Haben Sie die Kenntnis und Zeit, um Ihre Debitoren über den ganzen Kreditzyklus zu überwachen? Und können Sie die finanzielle Leistungsfähigkeit und Solvabilität Ihrer Kunden gut einschätzen?
Mit einer geeigneten Software, die Integrationen mit externen Informationspartnern und Kreditversicherungen bietet, können Sie diese Risiken sehr effizient einschätzen.
4. Schützen Sie Ihren Cashflow
Wenn ein Unternehmen die Geldangelegenheiten nicht gut verwaltet, kann das zu einem negativen Cashflow führen. Es besteht also aller Grund, den Cashflow in den Griff zu bekommen und aufmerksam zu überwachen. Eine Cashflowprognose hilft Ihrem Unternehmen, den Kurs zu halten. Es ist allerdings wichtig, dass Sie diese Übung monatlich wiederholen.
Für eine Cashflowprognose ist es wichtig, das Zahlungsverhalten von Kunden zu erfassen und kartieren. Beim Zahlungsverhalten betrachtet man die Geschwindigkeit, mit der Kunden Rechnungen bezahlen. Und das im Verhältnis zur vereinbarten Zahlungsfrist. Zahlt ein Debitor die Rechnung durchschnittlich 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, dann sprechen wir von einem Zahlungsverhalten von +7 Tagen.
Im Kreditmanagement sagt das Zahlungsverhalten sehr viel über einen Debitor aus, aber auch eine Veränderung im Zahlungsverhalten ist ein wichtiger Faktor. Das Erkennen all dieser Zahlungsmuster ist jedoch keine Garantie für die Zukunft, aber Sie können einiges daraus ableiten.
Um noch bessere Prognosen zu treffen, brauchen Sie mehr Daten. Die hochmoderne KI-Technologie von iController bietet gründliche, zutreffende Cashflowprognosen und kann anhand statistischer Analysen einschätzen, wann ein Kunde zahlen wird.
5. Erstellen Sie deutliche Zahlungsbedingungen
Die allgemeinen Verkaufs- und Zahlungsbedingungen regeln Sie am besten im Voraus und gut, insbesondere in Bezug auf die Zahlungsfrist und die Klauseln, die die Nicht-Zahlung regeln.
Für schlechte Zahler könnte es empfehlenswert sein, strengere Zahlungsbedingungen zu erstellen. Zum Beispiel durch Bitten um einen Vorschuss oder eine Vorauszahlung und durch besonderes Hervorheben der Zahlungsfrist innerhalb jeder Kommunikation.
6. Elektronische Rechnungsstellung
Sie können viel Zeit gewinnen, indem Sie mit elektronischen Rechnungen arbeiten. Sie müssen keine Briefe mehr drucken, zur Post bringen und danach auf einen guten Empfang und die Verarbeitung beim Adressaten warten. Je schneller Rechnungen hinausgeschickt werden, desto größer die Chance, dass sie innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist bezahlt werden.
Wenn Sie diesen Prozess digitalisieren, ist Automatisierung möglich und mehr effiziente Verfahren können erstellt werden. Mit elektronischer Rechnungsstellung sind die ein- und ausfließenden Kapitalströme schneller sichtbar und die Finanzabteilung erhält eine genauere Vorstellung vom Cashflow.
Elektronische Rechnungsstellung ist nützlich für den Kunden, vor allem wenn Sie auch einen Zahlungslink in der E-Mail anbieten. Dieser Zahlungslink erhöht die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung erheblich, während die Benutzerfreundlichkeit für den Kunden zunimmt.
Und vielleicht noch der wichtigste Grund von allen: Der Kunde kann die Ausrede, dass er die Rechnung nicht empfangen hat, nicht länger anführen. Falls doch, können Sie in Sekundenschnelle eine Kopie der Rechnung schicken.
7. Gewinnen Sie einen Einblick in Beschwerden und lösen Sie sie schnell
Eine Beschwerde ist einer von vielen Gründen, warum Rechnungen im Kreditmanagement manchmal nicht bezahlt werden. Deshalb sollten Sie im Streitfall möglichst schnell nach einer Lösung suchen.
In einem persönlichen Gespräch über eine Beschwerde wird vieles gesagt. Darum ist es nützlich, über ein gutes Tool zu verfügen, in dem Notizen und Bemerkungen über die Beschwerde erfasst werden können. Dank des zentralen Dossieransatzes sind alle Mitarbeiter schneller in der Lage, Beschwerden zu behandeln, ist der Datenaustausch zwischen Abteilungen schneller und hinterher können bessere Schlussfolgerungen gezogen werden.
In iController ist ein automatisches Streitfallmanagement standardmäßig in die Plattform integriert. So können Rechnungen schnell erneut verschickt, Notizen über den Streitfall gemacht und jeder Fall kann schnell intern kommuniziert oder übermittelt werden. Kunden können selbst sehr einfach einen Streitfall angeben, wenn sie eine Zahlungserinnerung empfangen und über einen einfachen Button die Rechnung bestreiten.
