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Qu’est-ce que la gestion crédit?
On parle souvent de la gestion débiteurs et de la gestion crédit dans le même contexte. Pourtant on peut distinguer certaines différences. Alors que la gestion débiteurs focalise principalement sur le recouvrement de factures impayées, la gestion crédit a une portée plus large et fait partie intégrante du processus order-to-cash.
La gestion crédit en effet réfère également à des composants de risques crédit, de recouvrement ou de prévisions de flux de trésorerie.
Quel est l’objectif de la gestion crédit?
De nombreuses entreprises focalisent sur la vente et la recherche de nouveaux clients. Cependant il ne faut pas perdre de vue qu’un client n’est rentable que lorsqu’il paie.
Les dernières années le processus de gestion crédit est devenu une des grandes priorités des entreprises. Une gestion crédit efficace vous permet de réduire au maximum le solde débiteur et d’améliorer des KPI importants tels que le DSO.
Il en résulte un capital de travail plus important qui vous permet, par exemple, de payer des créditeurs ou d’éviter des financements intermédiaires.
Une gestion crédit optimale
1. Automatisez la gestion crédit à l’aide d’un logiciel
Pour une gestion débiteurs vraiment efficace il vous faut un logiciel approprié.
Le logiciel de iController par exemple vous permet d’automatiser différentes parties de la gestion débiteurs et de la gestion crédit et d’élaborer des flux de travail pour vos équipes.
Quelques exemples des possibilités:
- Envoyer des rappels de paiement proactifs à vos clients et y joindre une copie de la facture
- Proposer et gérer des modalités et des plans de paiement
- Paramétriser des procédures automatiques ou manuelles
- Proposer des liens de paiement vers différentes méthodes de paiement
- Des rapportages avancés pour diverses parties prenantes
- Transférer facilement des factures ouvertes à une société de recouvrement (en y incluant l’historique du dossier)
- Affacturage
2. Apprenez à mieux connaître votre client
La gestion crédit a un rôle bien plus large au sein de l’entreprise. Vous focalisez sur le contact avec le client. Vous essayez de savoir pourquoi certains clients ont des problèmes pour payer et vous essayez d’y remédier. Eventuellement en proposant d’autres modalités de paiement ou en adaptant le délai de paiement.
La gestion crédit améliore en outre la communication entre les différents départements de l’entreprise. Tout commence déjà chez le département de vente qui doit estimer la solvabilité du client potentiel. Ce département a donc besoin des outils appropriés pour l’admission du client.
3. L’analyse crédit et la gestion risque
Dans la gestion crédit différents types de risques feront partie intégrante du flux de travail quotidien, tels que l’attribution de crédits, la vérification de clients par des contrôles de crédit ou la fixation de limites crédit. Le défi consiste à signaler ces riques à l’avance pour pouvoir intervenir à temps. Un client qui ne paie pas signifie une perte précieuse de temps, d’argent et de moyens que vous pourriez bien consacrer ailleurs.
C’est pourquoi il faut vérifier régulièrement la solvabilité de vos clients, limiter si nécessaire les conditions de crédit et fixer des limites de crédit. Ces simples actions peuvent réduire considérablement les risques qui menacent votre flux de trésorerie.
Les scores crédit ne sont d’ailleurs pas la seule solution pour en savoir plus sur vos clients actuels et potentiels. D’autres outils à votre disposition sont les références d’autres fournisseurs et l’historique du comportement de paiement.
Posez-vous les questions suivantes. Disposez-vous des connaissances et du temps nécessaires pour suivre de près vos débiteurs pendant tout le cyle de crédit? Pouvez-vous estimer correctement les capacités financières et la solvabilité de vos clients?
Un logiciel approprié qui permet des intégrations avec des partenaires d’informations externes et avec des assurances crédit vous offre tout ce qu’il vous faut pour évaluer ces risques correctement.
4. Protégez votre flux de trésorerie
Lorsqu’une entreprise ne gère pas ses finances comme il faut, un flux de trésorerie négatif peut en résulter. Vous avez donc tout intérêt à avoir une bonne vue sur le flux de trésorerie et à le surveiller de près. Des prévisions d’encaisse permettent à votre entreprise de maintenir le cap. Il est toutefois important de répéter cet exercice tous les mois.
Les prévisions d’encaisse requièrent la sauvegarde du comportement de paiement des clients. Le comportement de paiement est évalué sur base de la vitesse à laquelle le client paie ses factures, et ce en comparaison avec le délai de paiement. Si un débiteur paie en moyenne 7 jours après la date d’échéance, on parle d’un comportement de paiement de +7 jours.
Le comportement de paiement au sein de la gestion crédit donne déjà beaucoup d’infos sur un débiteur. Non négligeable est aussi tout changement dans ce comportement. La découverte de ces tendances n’est pas une garantie pour l’avenir mais vous permet quand même d’en déduire certaines choses.
Pour améliorer encore ces prévisions il faut le plus possible de données. La technologie IA avancée de iController offre des prévisions minutieuses et peut, à l’aide d’analyses statistiques, prédire de manière précise quand un client va payer.
5. Fixez des conditions de paiement claires
Fixez d’avance les conditions générales de vente et de paiement, surtout en ce qui concerne le délai de paiement et les clauses en cas de non-paiement.
Pour les mauvais payeurs il est avisé de prévoir des conditions de paiement plus limitatives. Ainsi vous pouvez par exemple demander un acompte ou explicitez le délai de paiement dans chaque communication.
6. Facturez par e-invoicing
Les factures électroniques vous épargnent beaucoup de temps. Finis les documents à imprimer et à mettre à la poste. Et ensuite attendre la bonne réception et le paiement par le destinataire. Plus vite les factures arrivent chez le client, plus vite elles peuvent être payées.
En digitalisant ce processus il y a moyen d’automatiser et d’élaborer des procédures plus efficaces. Grâce à l’e-invoicing les flux de trésorerie entrants et sortants sont d’ailleurs visibles à l’instant et ainsi le département financier dispose d’une meilleure vue sur le flux de trésorerie.
L’e-invoicing est en outre pratique pour le client, surtout lorsque vous lui offrez directement un lien de paiement dans l’e-mail. Ce lien de paiement augmente considérablement vos chances d’obtenir un paiement rapide et le le client profite d’une facilité de paiement accrue.
Et puis l’argument le plus important: le client ne peut plus se cacher derrière l’excuse qu’il n’a pas reçu la facture. Et si c’est vraiment le cas, vous pouvez lui fournir instantanément une copie de la facture.
7. Comprenez mieux les plaintes et résolvez-les rapidement
Dans la gestion crédit la plainte est une des nombreuses raisons pour lesquelles des factures ne sont pas payées. C’est pourquoi il vaut mieux trouver au plus vite une solution.
Lors d’un entretien personnel avec le client à propos d’un litige il arrive que beaucoup de choses sont dites et à retenir. Il est donc utile d’avoir un outil à disposition qui vous permet de centraliser toutes les notes et remarques en rapport avec la plainte. Cette approche favorise la vitesse de traitement des plaintes, la communication de données entre départements et la formulation de conclusions.
La gestion des litiges est automatiquement intégrée dans iController. Ce qui permet de vite renvoyer les factures si nécessaire, de joindre des notes à propos du litige et de communiquer directement en interne. En plus les clients peuvent eux-mêmes facilement déclarer une plainte lorsqu’ils reçoivent un rappel de paiement et contester la facture en cliquant simplement sur un bouton .
